- Implantar PMO
- Gerar o Status Report
- Procedimentos Gerais e Arquivos Complementares
- Procedimentos relacionados ao Pool de Recursos
- Remover um projeto do portfolio
Por que um PMO precisa de procedimentos escritos
Metodologia diz o que fazer. Procedimento diz como fazer, no seu contexto, com as suas ferramentas. É a diferença entre um PMO que funciona porque uma pessoa sabe e um PMO que funciona porque está escrito — e o segundo é o único que sobrevive a férias, promoção e troca de time.
O Guia PMBOK 8 dá o pano de fundo no Apêndice X2: entre as contribuições esperadas de um PMO moderno estão estabelecer boas práticas em toda a empresa e incentivar o compartilhamento de conhecimento entre equipes. Procedimento é a forma mais barata de fazer as duas coisas.
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Procedimentos de implantação do PMO
- Preparar a estrutura de pastas — o lugar previsível onde tudo mora. Parece trivial e é a origem de metade do retrabalho de um PMO jovem.
- Incluir um projeto no portfólio — o rito de entrada: sem ele, o portfólio vira uma lista que nunca bate com a realidade.
- Preparar a estrutura de pastas de um projeto.
- Incluir o cronograma no master project — para que a visão consolidada exista de fato.
- Incluir o projeto na planilha de portfólio.
- Incluir os issues do projeto na planilha de portfólio.
- Incluir a planilha de status report do novo projeto.
- Remover um projeto do portfólio — o rito de saída, tão importante quanto o de entrada.
Procedimentos de operação: gerar o status report
- Configurar a planilha de portfólio de projetos.
- Copiar as atividades dos cronogramas para a planilha.
- Gerar o status report de cada projeto.
Este é o procedimento que o PMO mais executa — e por isso o que mais se beneficia de estar escrito e, quando possível, automatizado. Vale lembrar o X2.3 na hora de escrever o relatório: a comunicação deve ser adaptada à necessidade do cliente e ao valor que ele espera, não aos processos e metodologias usados para chegar lá.
Procedimentos do pool de recursos
- Incluir um projeto no pool de recursos;
- Remover um projeto do pool;
- Retirar recursos repetidos do pool — a manutenção que ninguém lembra de fazer e que corrompe a alocação inteira quando não é feita.
Procedimentos gerais e arquivos complementares
- Rodar uma macro no Excel;
- habilitar o menu Desenvolvedor no Excel e no Project;
- rodar uma macro no Project.
Quantos procedimentos um PMO precisa?
Menos do que se imagina, e sempre os mesmos primeiro. Comece pelos que você executa toda semana — na maioria dos PMOs isso significa incluir um projeto no portfólio e gerar o status report. Esses dois sozinhos já eliminam a maior parte das perguntas repetidas que chegam ao Escritório de Projetos.
Depois escreva os que só acontecem de vez em quando, justamente porque ninguém lembra como se faz: remover um projeto do portfólio, limpar recursos repetidos do pool, encerrar um espaço de trabalho. São os procedimentos raros que mais custam tempo quando faltam, porque quem precisa deles está sempre com pressa.
Um PMO maduro raramente passa de duas dezenas de procedimentos ativos. Se a sua lista está crescendo sem parar, provavelmente há procedimento demais e metodologia de menos: o que se repete em vários deles deveria virar regra da metodologia, escrita uma vez só.
Como escrever um procedimento que alguém usa
- Uma tarefa por procedimento. Se o título tem “e”, provavelmente são dois.
- Escreva enquanto executa, não depois. O que você faz sem pensar é justamente o passo que falta para quem nunca fez.
- Diga onde as coisas estão. Caminho de pasta, nome de arquivo, nome do botão.
- Teste com outra pessoa. O procedimento está pronto quando alguém que nunca fez consegue fazer sozinho.
- Datar e versionar. Procedimento sem data vira lenda.
Onde os procedimentos vivem
Junto da metodologia e dos templates, no mesmo lugar em que o gerente de projetos já vai buscar as coisas. Procedimento guardado em pasta que ninguém abre não existe.
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A última aula trata de uma decisão que muitos PMOs enfrentam mais cedo do que gostariam: terceirizar ou não o Escritório de Projetos.
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Fonte: PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) — Oitava Edição, Apêndice X2 “Escritórios de Gerenciamento de Projetos”.
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💬 Reflexões da comunidade
Um exemplo seria o procedimento de análise e resolução de incidentes mais complexos no SAP, que muitas vezes depende do conhecimento e da experiência de uma pessoa específica. Documentar esse processo permitiria compartilhar o conhecimento, reduzir a dependência individual e agilizar a solução de problemas.
— Rafael Ferreira Alves
Como fechar o portao
— Rodrigo De Azevedo Pereira
