Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto formaliza o início do projeto, autoriza oficialmente o gerente de projetos e estabelece uma visão inicial clara para todos os envolvidos. Este guia oferece um passo a passo detalhado para criar um Termo de Abertura eficiente e alinhado às melhores práticas.

Importância do Termo de Abertura

O Termo de Abertura é mais do que um simples documento: ele é a base sobre a qual o projeto será planejado e executado. Além de autorizar o gerente de projetos, ele define os objetivos principais, descreve os entregáveis de alto nível e apresenta uma visão geral das premissas, restrições e riscos que podem impactar o andamento do projeto. Sem um Termo de Abertura bem elaborado, o projeto corre o risco de perder o alinhamento com os objetivos do negócio e de não atender às expectativas das partes interessadas.

Elementos Essenciais do Termo de Abertura

Para criar um Termo de Abertura completo e funcional, é essencial incluir os seguintes elementos:

1. Gerente de Projeto e Equipe: Identifique o gerente de projetos responsável e a equipe que dará suporte ao projeto. Especifique papéis e responsabilidades principais.
2. Data de Início e Dependências: Registre a data de início do projeto e quaisquer condições ou dependências críticas que devem ser atendidas antes do início das atividades.
3. Requisitos do Cliente: Liste os requisitos principais que o projeto deve satisfazer para atender às necessidades e expectativas do cliente.
4. Justificativa do Projeto: Apresente o problema ou oportunidade que o projeto busca resolver, conectando-o diretamente aos objetivos estratégicos da organização.
5. Estrutura Analítica do Projeto (WBS): Inclua uma visão macro da EAP, que ajudará a dividir o trabalho em partes gerenciáveis e alinhadas aos objetivos do projeto.
6. Cronograma e Orçamento Resumido: Forneça uma estimativa inicial do tempo necessário e dos custos envolvidos para concluir o projeto.

Como Desenvolver o Termo de Abertura

1. Identificação das Entregas-Chave: Comece mapeando as entregas principais do projeto. Isso fornece uma visão clara do que será produzido e serve como referência para o planejamento detalhado.
2. Análise de Riscos, Premissas e Restrições: Identifique os principais riscos de alto nível que podem impactar o projeto. Liste as premissas (fatos assumidos como verdadeiros para planejamento) e as restrições que devem ser respeitadas, como orçamentos limitados ou prazos apertados.
3. Alinhamento com as Partes Interessadas: Entenda os benefícios esperados do projeto e certifique-se de que eles estejam alinhados com os interesses das partes envolvidas e com os objetivos estratégicos da organização.
4. Levantamento Macro do Cronograma e Orçamento: Crie uma estimativa inicial que aborde as fases principais do projeto e os recursos necessários, garantindo que o projeto seja viável dentro das condições propostas.

Dicas Práticas para um Termo de Abertura Eficaz

• Seja Claro e Objetivo: Use linguagem simples e evite jargões. Todos os stakeholders devem entender o conteúdo sem dificuldade.
• Incorpore Feedback: Consulte as partes interessadas durante o desenvolvimento do documento para garantir que todas as perspectivas sejam consideradas.
• Mantenha o Documento Enxuto: O Termo de Abertura deve ser um resumo estratégico, não um detalhamento técnico do projeto.

Ferramentas e Modelos para Desenvolver o Termo de Abertura

Hoje, existem diversas ferramentas e modelos disponíveis para facilitar a criação do Termo de Abertura. Softwares como Microsoft Word, Google Docs e plataformas de gerenciamento de projetos como Monday.com e Asana oferecem modelos personalizáveis que ajudam a organizar informações essenciais. Esses modelos podem ser adaptados às necessidades específicas do projeto, economizando tempo e garantindo que todos os elementos importantes sejam abordados. Além disso, o uso de ferramentas colaborativas permite que equipes remotas participem ativamente na construção do documento.

Conclusão

Criar um Termo de Abertura eficaz é o primeiro passo para o sucesso do projeto. Ele estabelece as bases para um planejamento sólido e ajuda a garantir o alinhamento entre os objetivos do projeto e as expectativas das partes interessadas. Invista tempo e esforço na elaboração deste documento para aumentar as chances de sucesso do seu projeto.

Agora é sua vez! Comece a desenvolver seu próprio Termo de Abertura utilizando as dicas deste guia e baixe gratuitamente os modelos com dois exemplos de projetos preenchidos. Compartilhe este artigo com colegas que também podem se beneficiar dessas informações e fortaleça a gestão de projetos na sua equipe!

Exemplos de Termo de Abertura do Projeto

Termo de abertura da reforma da casa

Termo de Abertura do Projeto Qualidade de vida

Modelos de Termo de Abertura do Projeto

Termo de Abertura do Projeto.docx

Termo de Abertura do Projeto baseado na técnica 5W2H

Veja também as Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto do Guia PMBOK® 6a Edição

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Understanding Project Management: Beginner Guide