Os documentos de licitação (ou documentos de aquisições) são usados nos processos de Aquisições, porém, com objetivos e documentos distintos.
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Começando pela saída do processo Planejar o gerenciamento das aquisições, e entrada para o processo Conduzir as aquisições, os documentos de aquisição seriam melhor identificados como documentos de solicitação das aquisições, pois, são usados para obter propostas de fornecedores em potencial.
Devem ser:
- Estruturados para propiciar respostas corretas e completas;
- Rigorosos para garantir consistência, e respostas equivalentes;
- Flexíveis para permitir sugestões dos fornecedores quanto às melhores formas de atender aos requisitos.
Incluem:
- Especificação do trabalho (Declaração de Trabalho);
- Descrição da forma desejada de resposta, e;
- Quaisquer cláusulas contratuais necessárias.
Conforme o tipo de solicitação, será usado um dos documentos de aquisição abaixo:
- Pedido ou Solicitação de Informação (SDI) / Request for Information (RFI)
- Mais usado quando você quer coletar informações sobre um produto ou serviço disponível no mercado oferecido por vários fornecedores.
- Solicita informações dos fornecedores para fazer uma pré-qualificação dos fornecedores.
- Dependo da complexidade, a RFI pode ser suficiente para a seleção do fornecedor, ou pode dar subsídios para gerar uma RFP com o escopo mais detalhado para a seleção final do fornecedor.
- Pedido ou Solicitação de Cotação (SDC) / Request for Quotation (RFQ)
- Mais usado para cotar recursos físicos
- Discussões entre os concorrentes não são necessárias
- Preço é o fator principal na negociação
- Solicitação de Proposta (SDP) / Request for Proposal (RFP)
- Escopo deve estar claro, bem definido e mensurável
- Solicitação de Proposta Técnica/Comercial
- Exige proposta mais elaborada e critérios mais complexos
Podem existir documentos complementares como:
- Convite para licitação (CONV):
- Convite enviado para o fornecedor participar da licitação como a solicitação e demais documentos necessários para o fornecedor preparar sua proposta.
Para o processo Controlar as aquisições, os documentos de aquisição mais usados são os registros completos de apoio para a administração dos processos de aquisição, inclusive as concessões de contratos de aquisição e a declaração do trabalho. No encerramento do contrato, os documentos de aquisição são coletados, indexados e arquivados e servirão de base para as lições
aprendidas e para avaliar o fornecedor para contratos futuros.
Veja também
- RFP.docx
- RFQ.xlsx
- RFI.docx.
- Planilha complementar para inserir as questões a serem pontuadas – Informacoes para RFI.xlsx
- Criterios para Selecao de Fontes.xlsx
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
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