Segundo Montes (2018), o contrato, um dos principais elementos das Aquisições, é um documento legal entre comprador e fornecedor que descreve um acordo mútuo gerando obrigações entre as partes:
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- Fornecedor a oferecer produtos, serviços ou resultados especificados e
- Comprador a fornecer uma contraprestação monetária ou de outro tipo.
O contrato deve refletir a complexidade das entregas e do esforço necessário e incluir termos e condições objetivos, claros e detalhados sem gerar dupla interpretação (ambiguidade).
Celebrar um contrato é um método para alocar a responsabilidade pelo gerenciamento e compartilhar riscos potenciais.
Sua redação cuidadosa pode mitigar ou transferir riscos para o fornecedor, e sua aprovação e revisão deve envolver especialistas em contratos, compras, aspectos jurídicos e disciplinas técnicas.
Ciclo de Vida do Contrato
Segundo Garrett, o Ciclo de vida dos Contrato pode ser dividido em:
- Pré-Contrato – Planejar as Aquisições
- 1 Planejar compras e aquisições
- determinar o que comprar ou adquirir e quando e como fazer isso.
- 2 Planejar contratações
- documentar os requisitos de produtos, serviços e resultados e identificar possíveis fornecedores.
- 3 Solicitar respostas de fornecedores
- obter informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado.
- 1 Planejar compras e aquisições
- Contrato
- 4 Conduzir as Aquisições
- Pós-Contrato
- 5 Administrar as Aquisições
- 6 Encerrar as Aquisições
Segundo Kim Heldman, o Ciclo de vida dos Contrato pode ser dividido em:
- Requisito.
A etapa dos requisitos é o equivalente do processo Planejar o Gerenciamento das Aquisições.
Você estabelece as necessidades do projeto e contratuais nesse ciclo e também define os requisitos do projeto.
Você desenvolve uma estrutura analítica do projeto (EAP), uma análise make or buy (“fazer ou comprar”) e determina as estimativas de custo. - Requisição.
Nessa fase, os objetivos do projeto são esmiuçados e confirmados.
Os materiais usados nas licitações, tais como as Solicitações de Proposta (SDPs), Solicitações de Informações (SDIs) e Solicitações de Cotação (SDCs), são elaborados nesse estágio.
Isso, em geral, é responsabilidade do gerente do projeto.
Efetua-se uma análise dos potenciais fornecedores qualificados, o que engloba a verificação de referências e o exame de outros projetos, similares ao agora proposto, de que o fornecedor tenha tomado parte.
A requisição ocorre durante o processo Planejar o Gerenciamento das Aquisições. - Solicitação.
Essa é a etapa em que os fornecedores disputam o contrato e respondem à SDP.
Você pode utilizar as ferramentas e técnicas do processo Conduzir as Aquisições nessa etapa do contrato.
As saídas produzidas são as propostas dos fornecedores.
A solicitação ocorre durante o processo Conduzir as Aquisições. - Concessão.
Os fornecedores são escolhidos e os contratos são concedidos e assinados durante a fase de concessão.
O processo Conduzir as Aquisições é o equivalente à fase da concessão.
O gerente do projeto — ou o comitê de seleção, dependendo da política organizacional vigente — recebe as ofertas e propostas e aplica os critérios de avaliação para classificá-las ou ordená-las.
Em seguida, a negociação é fechada com o fornecedor e o contrato é redigido. - Uma vez firmado o contrato, é preciso administrá-lo.
Nas organizações de grande porte, tal responsabilidade fica a cargo do departamento de compras.
O gerente do projeto deve contar com sólidos conhecimentos sobre administração de contratos, pois vai avaliar, junto com o referido departamento, se o contrato foi devidamente cumprido ou não.
Apesar de não consideramos a perspectiva do fornecedor em nossa metodologia, veja algumas das características do Contrato considerando sua perspectiva:
- O fornecedor gerencia o trabalho como projeto
- Comprador (cliente) é uma das partes interessadas principais do projeto
- Equipe de GP do fornecedor está envolvida em todos processos de GP
- Termos e condições do contrato direcionam a equipe e suas entregas, premissas e restrições
Pontos importantes sobre o contrato
Antes da assinatura do contrato:
-Deixar claro todas as cláusulas do contrato para que não exista discussão no momento de aplica-las (principalmente aquelas que são as mais questionadas pelos seus clientes).
No evento de uma cláusula contratual e da necessidade de quebrar ou seguir as regras do contrato:
De forma geral, as regras existem para serem seguidas, mas, existem exceções para todas as regras. Saiba ponderar os benefícios e os malefícios de acionar a cláusula do contrato.
-Não acionar uma cláusula do contrato que lhe beneficia devido a um evento que provavelmente não ocorrerá mais, pode ser uma
forma de se mostrar flexível e fidelizar seu cliente.
-Avalie o perfil do seu cliente e deduza se ele está realmente preocupado em desenvolver uma relação de longo prazo e rentável
para ambos os lados.
-Devido a longa experiência trabalhando com pessoas, consigo identificar aquele cliente que repetirá um comportamento não
desejado e nesse caso, é importante, acionar a cláusula para “educar” seu cliente.
Depois do acionamento ou da flexibilização:
-Aprenda com cada ocorrência e desenvolva sua habilidade de prever comportamentos futuros.
Processos relacionados ao contrato
Saída de: |
Entrada para: |
Saiba mais sobre contratos
Templates/Modelos: Modelo com os componentes de Contrato citados no PMBOK
Entradas e Saídas: Adjudicação do contrato de aquisição
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
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HELDMAN, Kim. PMP: Project Management Professional Exam Study Guide 9th Edition.
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