Uma página para o patrocinador. O Status Report é operacional: conta à equipe e ao gerente o que aconteceu na semana. O patrocinador precisa saber se o projeto vai entregar, quanto valor já entregou e o que precisa decidir agora. Este modelo reúne o semáforo, o valor entregue, o prazo, o custo e até 3 decisões em uma única planilha.
📚 Quer entender mais a fundo? Leia: Relatórios de Desempenho do Trabalho
O Relatório de Encerramento do Contrato registra que o contrato foi concluído e encerrado: conclusão dos acordos contratuais, entregas realizadas, questões em aberto, reivindicações, garantias e disputas, posição financeira final, lições aprendidas e avaliação do fornecedor e o aceite do contrato. Ele transforma as atividades de conclusão contratual de Encerrar o Projeto ou Fase, do Guia PMBOK 8ª Edição, em uma lista de verificação.
A RFI (Solicitação de Informação) é enviada ao mercado antes de uma RFP ou RFQ, para saber o que os fornecedores podem oferecer. As respostas não são vinculantes. O modelo apresenta a necessidade, o cronograma, como e onde responder, o que a resposta deve conter e como as respostas serão usadas, com um bloco curto de sustentabilidade (ASG). Use junto com a planilha Informações para a RFI, que pontua as respostas.
O Modelo de Proposta organiza a proposta que o fornecedor envia ao cliente: resumo executivo, objetivo, situação atual, solução proposta, exclusões, abordagem de entrega, cronograma, equipe e governança, considerações de sustentabilidade, investimento e termos e condições.
O Modelo de Contrato é um roteiro dos componentes que um contrato de projeto costuma ter: declaração do trabalho ou entregas, cronograma, relatórios de desempenho, papéis e responsabilidades, definição de preços, remuneração e retenções, penalidades, incentivos, seguros, tratamento de mudanças e mecanismos de rescisão e de resolução de disputas. É um ponto de partida: o conteúdo jurídico varia por país e por caso, e o contrato final deve ser revisado por um advogado.
As Métricas da Qualidade definem como cada requisito de qualidade será medido: indicador, meta, sentido (maior ou menor é melhor), técnica de medição, frequência e responsável. A cada medição você digita o valor medido e a situação mostra se a meta foi atingida; o que ficar fora da meta recebe ação, prazo e responsável. Os exemplos vêm do Guia PMBOK 8ª Edição (% de tarefas no prazo, CPI, taxa de falhas, defeitos por dia e outros).
📚 Quer entender mais a fundo? Leia: Métricas da Qualidade
A Matriz de Responsabilidade RACI deixa claro, para cada entrega ou atividade, quem faz (R), quem responde pelo resultado (A), quem é consultado (C) e quem é informado (I). A coluna Verificação aponta linha sem A, com mais de um A ou sem R, e a aba Carga por pessoa conta quantas vezes cada um aparece, para mostrar sobrecarga. R significa responsável por executar o trabalho.
As Listas de Verificação da Qualidade conferem, processo a processo, se as saídas do Guia PMBOK 8 foram produzidas e revisadas. A lista nasce das saídas dos 40 processos (um item por saída): marque Sim, Não ou N/A, escreva o que falta e quem resolve, filtre por domínio ou área de foco e veja o aproveitamento por domínio na aba Resumo.
📚 Quer entender mais a fundo? Leia: Listas de Verificação da Qualidade
A planilha Informações para a RFI acompanha o documento de RFI. Reúne, em perguntas pontuadas, o que o comprador pede ao mercado antes de enviar uma RFP ou RFQ. Cada resposta vale SIM = 1, PARCIAL = 0,5 ou NÃO = 0, multiplicado pelo peso da pergunta; a aba Resumo diz se o fornecedor foi pré-qualificado e a aba Comparativo põe vários fornecedores lado a lado.
A planilha de Decisões de Fazer ou Comprar registra, item a item, se o projeto faz ou compra e a análise que sustenta a decisão. Ela dá urgência e impacto (a prioridade é o produto dos dois), compara o custo e as condições de fazer e de comprar e, para o que for comprado, registra o tipo de contrato (preço fixo, reembolso de custos ou tempo e material), o documento (RFI, RFP, RFQ ou contrato) e a situação. A decisão alimenta a estratégia de aquisições e as estimativas de custos.
📚 Quer entender mais a fundo? Leia: Decisões de Fazer ou Comprar