Como montar um Escritório de Projetos e Metodologia em 79 dias

Depois de implantar o PMO do Deutsche Bank e da CRK, fui convidado pelo CIO do DASA para implantar seu PMO como ferramenta estratégica para aumentar a maturidade da TI.

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Ele havia acabado de assumir uma TI com vários problemas e com uma equipe pouco experiente e precisávamos de resultados rápidos. Como alcançá-los?

Segue a fórmula usada:

• Pessoas qualificadas e motivadas + Forte Patrocinador + Metodologia Otimizada = SUCESSO DO PROJETO

Na primeira semana, já comecei as reuniões com os analistas de sistemas, responsáveis pelos projetos, e em menos de 2 semanas já tínhamos todos os 111 projetos catalogados em um portfólio em Excel.

Para minha sorte, eles tinham o Lotus Notes, ferramenta que eu havia usado há 7 anos atrás e de fácil customização.

+2 semanas, e eu havia especificado o fluxo e os processos de um Sistema de gestão de projetos e demandas de TI.

Além disso, é claro, cuidava do portfólio dos 111 projetos fazendo Status Report Semanal para o CIO e demais diretores.

+1 semana, eu com a ajuda do Ricardo Hirata, também, outro excelente profissional, liberamos a primeira versão do Sistema de Gestão de Projetos e Demandas de TI para homologação.

+1 semana, homologamos o sistema, treinamos a equipe de TI e implantamos o sistema em produção.

A equipe de TI estava bastante motivada porque estava vendo os resultados aparecerem rapidamente. Estávamos saindo de uma situação bastante caótica para um nível de governança de TI bastante razoável.

Existiam vários projetos no Portfólio para automatizar os processos de TI e padronizar os processos de Infra e Sistemas, como a implantação do ITIL, padronizar a infraestrutura nas unidades, projetos de diagnóstico e plano de ação para os servidores Windows e Linux, Monitoração, Reestruturação do Acesso a Internet, Reestruturação da Rede DASA, só para citar alguns.

Nunca tinha se visto no DASA, tantos projetos em paralelo, evoluindo e com pequenos atrasos em relação ao planejado.

Para não encompridar tanto a história, relaciono abaixo as principais entregas feitas em relação à implantação do Escritório de Projetos, e do sistema e da metodologia para fazer a gestão de projetos e demandas da TI.

A pressão era intensa por resultado e o CIO deixava boa parte do time assustados e com receio de ser desligado a qualquer momento. Houveram algumas demissões no período. Entretanto, boa parte do time estava bem motivada e a outra parte mais apavorada do que motivada.

O CIO sempre ajudou muito, me dando carta branca nas decisões e disponibilizando os recursos necessários.

Mas, a maior ajuda, veio dos gerentes de projetos formada por ótimos profissionais que viraram excelentes amigos, como: João Ricardo Peçanha Mendes; Ricardo Hirata; Jefferson Domingos; Alberto Souza; Cristian Deangelis Diniz; Simone Alves e o Murilo de Oliveira Rodrigues.

Foi um período curto com ótimos resultados. e posso afirmar que os principais fatores que levaram ao sucesso do escritório de projetos foram:

• Equipe Qualificada e Motivada;
• Forte patrocinador;
• Metodologia otimizada de Gerenciamento de Projetos.

É claro, importante ressaltar que essa equipe motivada trabalhava e produzia muito (eu era um dos que mais trabalhava, diariamente das 8:00 as 22:00, mas, a maioria da equipe trabalhava mais de 10 horas/dia);

Conheça a metodologia e entenda melhor como foi possível essa implantação em tempo tão curto.
Conheça um pouco mais sobre Eduardo Montes, PMP, suas publicações e seus casos de sucesso.

Caso queira ter maiores informações, envie um e-mail para o Eduardo.

Veja abaixo o cronograma da implantação do Escritório de Projetos, metodologia, portfólio de projetos e todos artefatos necessários.