Gestão de Portfólio de Projetos

Atualizado em 06/06/2023
Soluções para Empresas
PMO

Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual e adaptar a metodologia de gerenciamento de projetos às soluções já adquiridas.

Quando o cliente não tem, apresento uma solução completa que tenho onde uso o Microsoft Project, o Excel e o PowerPoint para gerar o Status Report de todos projetos de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook).

Para essa solução é necessário pelo menos uma licença de Microsoft Project e uma do Microsoft Excel.

A solução consiste do uso de um Master Project que consolida todos os cronogramas de todos os projetos que compartilham um Pool de Recursos.Através de macros é extraído as informações e gerado o Status Report dos projetos de forma agil e com qualidade.

Essa solução permite controlar todo o pool de recursos da empresa ou de uma área específica e gerenciar todo o portfólio de projetos de forma integrada.

Entre em contato e solicite uma cotação.

Veja abaixo com mais detalhes as necessidades essenciais com algumas das alternativas já testadas e validadas na nossa solução de gestão de portfólio de projetos:

Necessidade	Alternativa	Vantagens & Desvantagens & Comentários
Armazenamento e Estruturação dos documentos por projeto de acordo com o padrão da metodologia	Solução de armazenamento nas nuvens (Já trabalhei com o Google drive e o Dropbox. Tive menos problemas de conflito com o Dropbox.)	Vantagens Flexibilidade de atualizar a documentação dentro e fora da organização Desvantagens Conflitos na atualização de documentos quando mais de uma pessoa atualiza o documento ao mesmo tempo. Isso pode ocorrer também quando a atualização é feita sem conexão e no momento da sincronização alguém já havia atualizado o mesmo documento.
	Servidor de arquivos	Vantagens Não existe conflito de arquivos Desvantagens São necessárias soluções de infra complementares para acessar o documento fora da organização. Também não é possível atualizar o documento sem uma conexão de rede.
Criação e atualização dos documentos (templates) adotados pela metodologia	Microsoft Word, Microsoft Excel (obrigatórios) e Microsoft PowerPoint
	Ainda não testei outras soluções
Atualização do cronograma	Microsoft Project	Desvantagem Custo de aquisição
	Soluções Open Source para avaliação	Algumas das alternativas existentes com seus links para avaliação: Referência: https://project-management.zone/ranking/planning Soluções Open Source GanttProject http://www.ganttproject.biz/ Versão 2.8.11 publicada em 22/04/2020 Versão 3.0 RC publicada em 23/12/2020 PMZONE 01/21: 51 Project Libre https://sourceforge.net/projects/projectlibre/ Versão 1.9.3 atualizada em 07/01/2021 http://www.projectlibre.com/ PMZONE 01/21: 61
Gestão das atividades	Soluções testadas com uso do Kanban para gestão das atividades. Nesse caso, o uso do cronograma é opcional e a geração do Status Report é adaptada.	Microsoft Planner: https://products.office.com/business/task-management-software Trello: https://trello.com
Gestão do Portfólio e Geração dos Status Report	Microsoft Project e Microsoft Excel	Uso macros feita em VBA para a geração do Status Report de todos os projetos. Abaixo os principais passos para a geração: Gerente de Projetos atualiza o cronograma do seu projeto em Microsoft Project e o registro das questões em Microsoft Excel. PMO entra no cronograma consolidado (MasterProject) no Microsoft Project e envia as atividades atualizadas para o Planilha do Portfólio de Projetos (via VBA); PMO configura a Planilha para gerar SR no novo período (via VBA); PMO gera SR de cada projeto (via VBA)
Envio de e-mails e Notificações para responsáveis das atividades	GMAIL, Outlook

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al. “The PMO Maturity Cube, a Project Management Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.