Templates de Gestão de Projetos

Ata de Reunião. Saiba como tornar sua reunião produtiva...

Planilha usada para extrair do Portfolio de Projetos.mpp as pendências por Equipe, por Pessoa ou Geral.

A planilha deve ser atualizada em cada SR gerado e enviado para os responsáveis por Equipe, por Pessoa, ou agrupando da forma mais adequada para garantir o cumprimento das atividades.

Esse template foi criado de modo ilustrativo para ajudar na explicação no processo Definir as atividades. Na prática, sugerimos incluir as atividades e seus atributos diretamente no cronograma, evitando assim, a redundância de dados. Saiba mais sobre atributos das atividades

A Avaliação do Desempenho da Equipe tem como objetivo avaliar as necessidades de capacitação da equipe, as deficiências a serem tratadas e os potenciais a serem mais bem explorados com o intuito de aperfeiçoar o desempenho da equipe no projeto.

Tem como objetivo documentar como as estimativas foram feitas, principais fontes de informação, premissas, restrições e nível de confiança.

Saiba mais em Base das estimativas.

Business Case: Determina a viabilidade econômica do projeto e dá subsídios para classifica-lo no portfólio de projetos.

Saiba mais em Business Case...

Business Plan ou Plano de negócios: Descreve em detalhes toda a estratégia para a implantação do seu negócio dividido nas seguintes seções:

• Sumário Executivo
• Análise da Situação Atual
• Análise SWOT (Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças)
• Objetivos SMART
• Estratégia de Marketing
• Cronograma
• Fluxo de Caixa
• Monitoramento & Indicadores de Desempenho

Cadastro de fornecedores qualificados com seus contatos e seu desempenho em projetos.

Saiba mais em Lista dos fornecedores qualificados...

Cronograma de um projeto exemplo baseado nas principais saídas do Guia PMBOK® Quinta Edição agrupado por grupos de processos e áreas de conhecimento.

Veja a EAP gerada do projeto: EAP baseada nas principais saídas do Guia PMBOK Quinta Edição.png

Cronograma com os processos da Metodologia PMO.

Atualizado em 24/11/15: Novas visões, Novos Filtros & Novo Relatório (PMO-Status Report)
Template de cronograma para usar com a nossa metodologia de gerenciamento de projetos

Cronograma da nossa metodologia em Excel adaptando o template do Excel (Gantt Project Planner) para gerar o Gantt (Vide Aba Gantt).

O cronograma é usado para copiar as informações do Cronograma do Projeto.mpp através da view PMO-Cronograma no Excel com Gantt. Cole na celula D3 com a opção Colar Texto.

Versão em Excel que usamos para compartilhar o Cronograma do Projetov2007.mpp para quem não tem o Mcrosoft Project.

Use a View PMO-Cronograma.xlsx

Decisões de Comprar ou Mapa das aquisições.

Saiba mais em Decisões de fazer ou comprar...

Declaração de trabalho ou Statement of Work (SOW)

Descrição de um produto ou serviço para ser adquirido sob um contrato; Declaração de requisitos.

Desenvolvida a partir da linha de base do escopo.
Deve fornecer informação suficiente para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente a necessidade do projeto.

Declaração do escopo do Projeto:

Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar as mesmas.
Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas.

Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das
partes interessadas.

Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

[PMBOK Quinta Edição-5.3.3.1]

Esse documento tem como objetivo apresentar os pontos e problemas levantados, suas principais causas e um plano de ação para a solução dos mesmos.

Complementar ao Dicionario da EAP.xlsx que não é apropriado para escrever textos maiores, inserir imagens, muitas vezes necessários para descrever uma entrega ou pacote de trabalho.
Uso a numeração do Estilo de Títulos (Heading 1, Heading 2, ...) para gerar de forma automática o código da EAP.
Essa estrutura é muito prática, pois, permite que esse documento contenha todo detalhe necessário complementando as informações da planilha que é mais adequada para a estrutura de tabela com várias colunas.
Retiro a coluna descrição do Dicionario da EAP.xlsx

Dicionário da EAP adaptada ao método 5W2H (What? Why? Who? When? Where? How? How much?)

O dicionário da EAP serve como parte de um sistema de autorização de trabalho descrevendo para os integrantes da equipe cada componente da estrutura analítica do projeto (EAP).
Você pode usá-lo para controlar quando um trabalho específico é realizado, para evitar aumento do escopo e aumentar a compreensão das partes interessadas sobre o esforço necessário para cada pacote de trabalho.
O dicionário da EAP, essencialmente, define limites do que é incluído no pacote de trabalho.

Saída do processo 5.4 Criar a EAP do PMBOK Quinta Edição.

Agradecimento especial ao Vasco Trimailovas que criou e cedeu o template do dicionário da EAP.
 

Nova versão em Excel do nosso Dicionario da EAP.docx.

Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações.

EAP - Estrutura Analítica do Projeto ou

em inglês,

WBS - Work Breakdown Structure

baseada nas principais saídas do Guia PMBOK® Quinta edição.

Veja o cronograma gerado com base nessa EAP: Cronograma do Projeto vGuia PMBOK.mpp

Esse é um exemplo de Estrutura Analítica dos Recursos de um projeto genérico que pode ser facilmente adaptado para o seu projeto.

Planilha complementar para inserir as questões a serem pontuadas da RFI - Request for Information.docx.

Complementar ao IssuesLog feito em Excel que não é apropriado para escrever textos maiores, inserir imagens, muitas vezes necessários para descrever uma Issue e sua solução. O uso da numeração do Estilo de Títulos (Heading 1, Heading 2, ...) serve para organizar melhor a sequência dos problemas e deve obedecer a mesma numeração do IssuesLog. Essa estrutura é muito prática, pois, permite que esse documento contenha todo detalhe necessário complementando as informações da planilha que é mais adequada para a estrutura de tabela com várias colunas.

Serve para descrever de forma detalhada todas as issues (questões e problemas) encontradas no projeto e as alternativas para solucioná-la, também como a solução definitiva.

Informações adicionais de cada issue podem ser encontradas na planilha IssuesLog.xlsx que é mais apropriada para armazenar tabelas com muitas colunas.

Issues Log (inglês) ou Registro das questões ou problemas do projeto.

Documento fundamental para a melhoria contínua em seus projetos.

Através dele, você irá verificar todas as questões/problemas que ocorreram em seus projetos e a forma na qual foram solucionados.

Usamos também o Issues Log junto com o gerenciamento dos riscos do projeto, já que os problemas ocorridos são as ameaças não identificadas previamente durante o projeto.

Apresentação para suportar a reunião de Kick-off do projeto (Kick-off Meeting).

Saiba mais sobre Lições aprendidas

A lista das atividades contém todas as atividades do projeto.

Ela é criada no processo Definir as atividades, dividindo-se o pacote de trabalho da EAP em componentes menores, que são as atividades necessárias para executar o pacote de trabalho.

Saiba mais...

Listas de verificação da qualidade, também, conhecido como Checklist.

Esse é um exemplo que pode ser usado como template que está disponível também nas nossas ferramentas.

Matriz das comunicações usando como base ferramenta de qualidade 5W2H baseado na Metodologia PMO.

• What? Qual informação
• Why? Qual propósito
• Who? Quem é o responsável
• Who? Quem precisa da informação
• When? Quando e Qual periodicidade
• Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadas
• How? Template, Procedimento, Best Practice

Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações e Links para as Informações e para os processos.

A Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos é uma tabela que liga o requisito do produto ou serviço a ser entregue desde a sua origens até a entrega que o satisfaz.

O uso de uma matriz de rastreabilidade ajuda a garantir que cada requisito adiciona valor de negócio através da sua ligação aos objetivos de negócio e aos objetivos do projeto.

Fornece um meio de rastreamento do início ao fim do ciclo de vida do projeto, ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentação sejam entregues no final do projeto. Finalmente, fornece uma estrutura de gerenciamento das mudanças do escopo do produto. (PMBOK Quinta Edição - Pag. 145 - Saída 2 do Processo 5.1-Coletar Requisitos)

Matriz de Responsabilidades

Matriz de Responsabilidades no formato Excel

Métricas da qualidade usadas no Plano de gerenciamento da qualidade.docx.

Veja os exemplos de métricas da qualidade:

• Metricas da Qualidade vPMO.xlsx
• Metricas da Qualidade Call Center.xlsx

Agradecimento especial ao nosso amigo e professor Newman Serrano, PMP

Saiba mais em Métricas da qualidade...

Este documento contém os componentes de contrato citados no Guia PMBOK® Quinta Edição na saída 12.2.3.2 Acordos e foi criado para ser usado como documento inicial a ser encaminhado para seu advogado ou especialista em contratos que gerará o contrato final.

Modelo de proposta revisado para responder uma ?solicitação de proposta mais conhecida pelo termo em inglês, RFP - Request for Proposal.

Detalha o orçamento do projeto explicando como ele foi determinado (bases para as estimativas, premissas usadas, ...).

Pauta de reunião: Convoca os participantes deixando claro objetivo da reunião e tópicos a serem discutidos

O plano de gerenciamento da qualidade descreve como a equipe de gerenciamento de projetos implementará a política de qualidade da organização executora.
Tem como objetivo definir as métricas de qualidade para atender as necessidades do cliente e garantir a conformidade das entregas de acordo com a política de qualidade da empresa e os critérios de aceitação definidos.

Vide nosso Plano de gerenciamento da qualidadevExemplo.docx

O Plano de Gerenciamento das Aquisições está baseado no Guia PMBOK® e tem como objetivo descrever como os processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições até o fechamento do contrato.