Ata de Reunião. Saiba como tornar sua reunião produtiva...

Planilha usada para extrair do Portfolio de Projetos.mpp as pendências por Equipe, por Pessoa ou Geral.

A planilha deve ser atualizada em cada SR gerado e enviado para os responsáveis por Equipe, por Pessoa, ou agrupando da forma mais adequada para garantir o cumprimento das atividades.

Esse template foi criado de modo ilustrativo para ajudar na explicação no processo Definir as atividades. Na prática, sugerimos incluir as atividades e seus atributos diretamente no cronograma, evitando assim, a redundância de dados. Saiba mais sobre atributos das atividades

A Avaliação do Desempenho da Equipe tem como objetivo avaliar as necessidades de capacitação da equipe, as deficiências a serem tratadas e os potenciais a serem mais bem explorados com o intuito de aperfeiçoar o desempenho da equipe no projeto.

Tem como objetivo documentar como as estimativas foram feitas, principais fontes de informação, premissas, restrições e nível de confiança.

Saiba mais em Base das estimativas.

Business Case: Determina a viabilidade econômica do projeto e dá subsídios para classifica-lo no portfólio de projetos.

Saiba mais em Business Case...

Business Plan ou Plano de negócios: Descreve em detalhes toda a estratégia para a implantação do seu negócio dividido nas seguintes seções:

• Sumário Executivo
• Análise da Situação Atual
• Análise SWOT (Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças)
• Objetivos SMART
• Estratégia de Marketing
• Cronograma
• Fluxo de Caixa
• Monitoramento & Indicadores de Desempenho

Cadastro de fornecedores qualificados com seus contatos e seu desempenho em projetos.

Saiba mais em Lista dos fornecedores qualificados...

Cronograma de um projeto exemplo baseado nas principais saídas do Guia PMBOK® Quinta Edição agrupado por grupos de processos e áreas de conhecimento.

Veja a EAP gerada do projeto: EAP baseada nas principais saídas do Guia PMBOK Quinta Edição.png

Cronograma com os processos da Metodologia PMO.

Atualizado em 24/11/15: Novas visões, Novos Filtros & Novo Relatório (PMO-Status Report)
Template de cronograma para usar com a nossa metodologia de gerenciamento de projetos

Cronograma da nossa metodologia em Excel adaptando o template do Excel (Gantt Project Planner) para gerar o Gantt (Vide Aba Gantt).

O cronograma é usado para copiar as informações do Cronograma do Projeto.mpp através da view PMO-Cronograma no Excel com Gantt. Cole na celula D3 com a opção Colar Texto.

Versão em Excel que usamos para compartilhar o Cronograma do Projetov2007.mpp para quem não tem o Mcrosoft Project.

Use a View PMO-Cronograma.xlsx

Decisões de Comprar ou Mapa das aquisições.

Saiba mais em Decisões de fazer ou comprar...

Declaração de trabalho ou Statement of Work (SOW)

Descrição de um produto ou serviço para ser adquirido sob um contrato; Declaração de requisitos.

Desenvolvida a partir da linha de base do escopo.
Deve fornecer informação suficiente para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente a necessidade do projeto.

Declaração do escopo do Projeto:

Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar as mesmas.
Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas.

Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das
partes interessadas.

Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

[PMBOK Quinta Edição-5.3.3.1]

Esse documento tem como objetivo apresentar os pontos e problemas levantados, suas principais causas e um plano de ação para a solução dos mesmos.

Complementar ao Dicionario da EAP.xlsx que não é apropriado para escrever textos maiores, inserir imagens, muitas vezes necessários para descrever uma entrega ou pacote de trabalho.
Uso a numeração do Estilo de Títulos (Heading 1, Heading 2, ...) para gerar de forma automática o código da EAP.
Essa estrutura é muito prática, pois, permite que esse documento contenha todo detalhe necessário complementando as informações da planilha que é mais adequada para a estrutura de tabela com várias colunas.
Retiro a coluna descrição do Dicionario da EAP.xlsx

Dicionário da EAP adaptada ao método 5W2H (What? Why? Who? When? Where? How? How much?)

O dicionário da EAP serve como parte de um sistema de autorização de trabalho descrevendo para os integrantes da equipe cada componente da estrutura analítica do projeto (EAP).
Você pode usá-lo para controlar quando um trabalho específico é realizado, para evitar aumento do escopo e aumentar a compreensão das partes interessadas sobre o esforço necessário para cada pacote de trabalho.
O dicionário da EAP, essencialmente, define limites do que é incluído no pacote de trabalho.

Saída do processo 5.4 Criar a EAP do PMBOK Quinta Edição.

Agradecimento especial ao Vasco Trimailovas que criou e cedeu o template do dicionário da EAP.
 

Nova versão em Excel do nosso Dicionario da EAP.docx.

Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações.

EAP - Estrutura Analítica do Projeto ou

em inglês,

WBS - Work Breakdown Structure

baseada nas principais saídas do Guia PMBOK® Quinta edição.

Veja o cronograma gerado com base nessa EAP: Cronograma do Projeto vGuia PMBOK.mpp

Esse é um exemplo de Estrutura Analítica dos Recursos de um projeto genérico que pode ser facilmente adaptado para o seu projeto.

Planilha complementar para inserir as questões a serem pontuadas da RFI - Request for Information.docx.

Complementar ao IssuesLog feito em Excel que não é apropriado para escrever textos maiores, inserir imagens, muitas vezes necessários para descrever uma Issue e sua solução. O uso da numeração do Estilo de Títulos (Heading 1, Heading 2, ...) serve para organizar melhor a sequência dos problemas e deve obedecer a mesma numeração do IssuesLog. Essa estrutura é muito prática, pois, permite que esse documento contenha todo detalhe necessário complementando as informações da planilha que é mais adequada para a estrutura de tabela com várias colunas.

Serve para descrever de forma detalhada todas as issues (questões e problemas) encontradas no projeto e as alternativas para solucioná-la, também como a solução definitiva.

Informações adicionais de cada issue podem ser encontradas na planilha IssuesLog.xlsx que é mais apropriada para armazenar tabelas com muitas colunas.

Issues Log (inglês) ou Registro das questões ou problemas do projeto.

Documento fundamental para a melhoria contínua em seus projetos.

Através dele, você irá verificar todas as questões/problemas que ocorreram em seus projetos e a forma na qual foram solucionados.

Usamos também o Issues Log junto com o gerenciamento dos riscos do projeto, já que os problemas ocorridos são as ameaças não identificadas previamente durante o projeto.

Apresentação para suportar a reunião de Kick-off do projeto (Kick-off Meeting).

Saiba mais sobre Lições aprendidas

A lista das atividades contém todas as atividades do projeto.

Ela é criada no processo Definir as atividades, dividindo-se o pacote de trabalho da EAP em componentes menores, que são as atividades necessárias para executar o pacote de trabalho.

Saiba mais...

Listas de verificação da qualidade, também, conhecido como Checklist.

Esse é um exemplo que pode ser usado como template que está disponível também nas nossas ferramentas.

Matriz das comunicações usando como base ferramenta de qualidade 5W2H baseado na Metodologia PMO.

• What? Qual informação
• Why? Qual propósito
• Who? Quem é o responsável
• Who? Quem precisa da informação
• When? Quando e Qual periodicidade
• Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadas
• How? Template, Procedimento, Best Practice

Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações e Links para as Informações e para os processos.

A Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos é uma tabela que liga o requisito do produto ou serviço a ser entregue desde a sua origens até a entrega que o satisfaz.

O uso de uma matriz de rastreabilidade ajuda a garantir que cada requisito adiciona valor de negócio através da sua ligação aos objetivos de negócio e aos objetivos do projeto.

Fornece um meio de rastreamento do início ao fim do ciclo de vida do projeto, ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentação sejam entregues no final do projeto. Finalmente, fornece uma estrutura de gerenciamento das mudanças do escopo do produto. (PMBOK Quinta Edição - Pag. 145 - Saída 2 do Processo 5.1-Coletar Requisitos)

Matriz de Responsabilidades

Matriz de Responsabilidades no formato Excel

Métricas da qualidade usadas no Plano de gerenciamento da qualidade.docx.

Veja os exemplos de métricas da qualidade:

• Metricas da Qualidade vPMO.xlsx
• Metricas da Qualidade Call Center.xlsx

Agradecimento especial ao nosso amigo e professor Newman Serrano, PMP

Saiba mais em Métricas da qualidade...

Este documento contém os componentes de contrato citados no Guia PMBOK® Quinta Edição na saída 12.2.3.2 Acordos e foi criado para ser usado como documento inicial a ser encaminhado para seu advogado ou especialista em contratos que gerará o contrato final.

Modelo de proposta revisado para responder uma ?solicitação de proposta mais conhecida pelo termo em inglês, RFP - Request for Proposal.

Detalha o orçamento do projeto explicando como ele foi determinado (bases para as estimativas, premissas usadas, ...).

Pauta de reunião: Convoca os participantes deixando claro objetivo da reunião e tópicos a serem discutidos

O plano de gerenciamento da qualidade descreve como a equipe de gerenciamento de projetos implementará a política de qualidade da organização executora.
Tem como objetivo definir as métricas de qualidade para atender as necessidades do cliente e garantir a conformidade das entregas de acordo com a política de qualidade da empresa e os critérios de aceitação definidos.

Vide nosso Plano de gerenciamento da qualidadevExemplo.docx

O Plano de Gerenciamento das Aquisições está baseado no Guia PMBOK® e tem como objetivo descrever como os processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições até o fechamento do contrato.

O Plano de Gerenciamento das Comunicações é um componente do plano de gerenciamento do projeto baseado nas necessidades de comunicação do projeto.
Deve ser de fácil entendimento e pode incluir, entre outros:
-Requisitos de comunicação dos stakeholders
-Relatório/Informação (formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo)
-Propósito
-Responsável
-Destinatários
-Meios de comunicação ou tecnologia
-Frequência
-Critério para escalação
-Método para atualização do plano
-Glossário do projeto
-Modelos e diretrizes para reuniões, e-mail, etc.
 

Gerenciar as partes interessadas do projeto requer um plano de gerenciamento das partes interessadas desenvolvido e aprovado durante a fase inicial do projeto englobando os processos necessários para assegurar que as partes interessadas sejam identificadas, engajadas e atendidas de acordo com os objetivos do projeto.

Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento do cronograma estabelece os critérios e as atividades para o desenvolvimento e o controle do cronograma do projeto.
Ele faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto.

Saiba mais em Plano de gerenciamento do cronograma.

Descreve como o escopo do projeto será definido, desenvolvido e verificado e como a estrutura analítica do projeto será criada e definida, fornecendo orientação sobre como o escopo do projeto será gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos. Ele faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto.

Plano de gerenciamento do projeto que integra todos os planos auxiliares.

Essa versão já está preenchida com uma proposta baseada na Metodologia PMO.

Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento dos custos define o formato e estabelece as atividades e os critérios de planejamento, estruturação e controle dos custos do projeto.
Ele faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto.

Saiba mais em Plano de gerenciamento dos custos.

O plano de recursos humanos, também chamado de plano de gerenciamento dos recursos humanos, fornece orientação sobre como os recursos humanos do projeto devem ser definidos, mobilizados, gerenciados, controlados e, por fim, liberados.
Saiba mais sobre Plano de gerenciamento dos recursos humanos.

O plano de gerenciamento dos requisitos é desenvolvido e aprovado durante a fase de planejamento do projeto e é um plano auxiliar do Plano de Gerenciamento de Projetos.

Tem como objetivo documentar como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados do início ao fim do projeto.

O Plano de Gerenciamento dos riscos tem como objetivo aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos, reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto e orientar a equipe do projeto sobre como os processos de riscos serão executados.

Template de Plano de gerenciamento dos riscos, serve também para o registro de riscos e questões e monitoramento dos riscos.

Aba Instrucoes para explicar como preencher o template.

Aba Riscos para identificação e tratamento dos Riscos.

Aba Issues específica para o Issues Log (Log de Problemas e Questões).

Aba Ações para o controle das ações para tratar os problemas e riscos identificados.

O plano de melhorias no processo é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. O plano de melhorias no processo detalha as etapas de análise de processos para identificar as atividades que aumentam o seu valor.

Planilha para registro das atividades diárias e calculo das horas trabalhadas por dia e por mês.

Versão do Registro das partes interessadas com 4 variáveis para definir a importância da parte interessada.

Importância: Poder x Interesse x Influência x Impacto.

• Poder: Nível de autoridade; Posição hierárquica ou de carisma ou liderança pessoal.
• Interesse: Nível de preocupação em relação aos resultados do projeto.
• Influência: Envolvimento ativo no projeto;Verificar pessoas com grande influência no projeto na tomada de decisão; na gestão de processos envolvendo gargalos e atuando como formador de opinião..
• Impacto: Habilidade para efetuar mudanças no planejamento ou na execução do projeto.

Registro das partes interessadas versão com 2 variáveis para definir a importância da parte interessada. (Importância = Poder na empresa x Interesse no projeto) onde:

• Poder: Nível de autoridade / Posição hierárquica ou de carisma ou liderança pessoal;
• Interesse: Nível de preocupação em relação aos resultados do projeto.

Saída do Processo 13.1 Identificar as partes interessadas do Guia PMBOK®
Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações.

Registro das questões é mais conhecido pelo termo em inglês, Issues Log.

Documento fundamental para a melhoria contínua em seus projetos.

Através dele, você irá verificar todas as questões/problemas que ocorreram em seus projetos e a forma na qual foram solucionados.

Saiba mais em Registro das questões.

Para usar no Processo do PMBOK 4.5.3-Realizar o controle integrado de mudanças

Também conhecido como Log de Mudanças

Saída: Atualizações do andamento das solicitações de mudança

Última alteração: Incluído Capa, Controle de Versões e Aprovações.

Esse documento serve para:

• Planejamento, análise, registro e monitoramento dos riscos;
• Registro e resolução dos problemas (Conhecido pelo termo inglês Issues Log).

Composto pelas seguintes abas:

• Aba Riscos para identificação e tratamento dos Riscos;
• Aba Problemas específica para o Registro de Problemas (Issues Log);
• Aba Ações para o controle das ações para tratar os problemas e riscos identificados.

O registro dos riscos é iniciado no processo 11.2 Identificar os riscos e é atualizado conforme os outros processos de gerenciamento dos riscos (análise qualitativa, quantitativa, planejar as respostas aos riscos e monitorar e controlar os riscos) são conduzidos, resultando em um aumento no nível e no tipo de informações contidas no registro dos riscos ao longo do tempo.

Registro e Plano de gerenciamento das partes interessadas

Saída do Processo 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas.

Documento estratégico para a gestão do projeto e deve ser de conhecimento do GP e pessoas de sua confiança.

Relatório de encerramento do contrato pelo contratante.

RFI - Request for Information / Solicitação de Informação

Saiba mais em Documentos de aquisição...

RFP - Request for Proposal / Solicitação de Proposta

Solicitação de Proposta Técnica/Comercial
Escopo deve estar claro, bem definido e mensurável
Exige proposta mais elaborada e critérios mais complexos
Saiba mais em Documentos de aquisição...

Pedido de Cotação / Request for Quotation-RFQ:
Usado para fazer cotação dos itens de aquisição quando discussões entre os concorrentes não são necessárias e o preço é o fator principal na negociação.

Saiba mais em Documentos de aquisição...

Solicitação de mudança: Documentar as mudanças solicitadas e aprova-las conforme workflow definido no Plano de Gerenciamento do Projeto

Solicitação do Projeto versão com Indicadores incluindo Balanced Scorecard.

Solicitação do Projeto

Status Report dos Projeto ou Relatório de Desempenho do Projeto

Status Report em formato powerpoint

Status Report usado pela nossa Metodologia PMO.

O Status Report é gerado pelo PMO através Planilha de Portfólio de Projetos e do Master Project do Portfólio de Projetos

Mais informações [Necessário autenticação] no Menu Metodologia > Procedimentos do Gerente de Projetos > Controle > Como gerar o Status Report

Arquivo usado para Gerar o Status Report.

Busca o Sumário Executivo incluído pelo Gerente de Projetos.

Termo de Abertura do Projeto

Formalização ou Aceite da Entrega do Projeto. Pode ser usada tanto para entregas parciais ou a entrega final do projeto.

Formalização ou Aceite do Projeto indicando as questões em aberto e como serão atendidas. Pode ser usado como um certificado de conclusão do projeto.

Tem como objetivo descrever os procedimentos e as informações necessárias para que a transição do produto para operação ocorra da melhor forma possível.

Saída do processo 4.6 Encerrar o projeto ou fase

WBS em Visio baseado na metodologia PMO de gerenciamento de projetos.