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Eduardo Montes

PMO

Atualizado em: 04 Setembro 2020

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Necessidade de uma área ou da Organização

Um Escritório de Projetos, normalmente é criado para atender as necessidades de uma área da organização ou da organização como um todo.

• Área da organização:
  • Uma área da organização (muitas vezes, Tecnologia da Informação), que possui muitos projetos necessita de uma gestão mais aprimorada de seu portfólio de projetos.
• Corporativo:
  • Muitas vezes, o CEO da empresa, decide criar um PMO para gerenciar ou coordenar o portfólio de projetos da organização.
  • Um PMO corporativo poderá padronizar a metodologia de gerenciamento de projetos de toda organização e atuar de várias formas conforme os tipos de estrutura definidos abaixo.

Abordagem para Implantar

A forma na qual um PMO atua depende muito da abordagem adotada para sua implantação. Existem várias abordagens possíveis, mas, normalmente adoto uma das abordagens abaixo:

• Piloto com um projeto ou um programa

Uma das formas que tenho adotado em vários dos meus clientes, é iniciar pela gestão de um ou mais projetos relacionados ou até um programa. Dessa forma, é possível notar os benefícios da criação de um PMO com um menor esforço e com uma menor resistência pelas partes interessadas.

• Diagnóstico e Implantação gradual priorizando as formas de atuação ou tipos de estruturas

Outra maneira de implantar o PMO é fazendo um diagnóstico das principais formas que um PMO pode atuar e priorizando-as conforme as necessidades da organização.

Para explicar os diferentes tipos de estrutura e formas de atuação, usarei os tipos de estrutura apresentado no Guia PMBOK®.

Tipos de Estrutura

Segundo o Guia PMBOK®, existem várias estruturas possíveis que variam conforme o grau de controle e de influência da organização.

• Suporte: papel consultivo em projetos fornecendo modelos e treinamento;
• Controle: fornecem suporte e exigem conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos;
• Diretivo: assumem o gerenciamento direto de projetos.

O poder exercido pelo PMO é menor na estrutura de Suporte e vai aumentando até chegar a gestão do portfólio de projetos da organização (Diretivo).

Explorando um pouco mais a implantação gradual por tipo de estrutura. A organização pode contratar um PMO ou empresa especializada como a nossa para ser responsável pela seguinte estrutura:

• Suporte: Treinar os gerentes de projetos e habilitá-los a terem mais sucesso em seus projetos através das melhores práticas de gerenciamento de projetos;
• Controle: Definir, criar e implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos e fornecer suporte e exigir conformidade com a metodologia;
• Diretivo: Gerenciar o portfólio de projetos e assumir responsabilidade direta pelos resultados de cada projeto. Nessa estrutura, muitas vezes, o PMO será responsável também para criar e coordenar comitês relacionados aos projetos de modo a garantir que as principais partes interessadas estejam bem informadas em relação aos projetos e que possam deliberar em relação as questões dos projetos e seu portfólio.

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Eduardo Montes

PMO

Atualizado em: 04 Setembro 2020

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A melhor forma de alcançar os Requisitos essenciais de um PMO de sucesso é evoluindo de forma gradual a capacidade da organização de gerenciar projetos demonstrando o valor das mudanças implantadas em cada fase.

Abaixo algumas das abordagens que adotamos nas nossas implantações de PMO:

• Projeto Piloto: escolher de um a três projetos, ou até um programa para usar como piloto para adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos é uma forma muito efetiva de demonstrar o valor que um PMO pode agregar na organização;
• Modelo de Maturidade: fazer um diagnóstico da situação atual para gerar um plano de ação de modo a evoluir a maturidade por fases com entregas muito bem definidas conforme a necessidade da empresa.
  • Fase 1: PMO - versão padronizada;
  • Fase 2: PMO - versão melhoria contínua.

Podem ser adotadas as duas abordagens de forma complementar.

Para organizações em estágios iniciais de gerenciamento de projetos, pode-se adotar com algumas variações as seguintes fases e as seguintes entregas para a implantação de um Escritório de Projetos: