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Escritório de Projetos

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PMO

Tudo sobre a profissão de PMO (Project Management Officer):

  • Como implantar um PMO (Project Management Office ou Escritório de Projetos);
  • Como gerenciar o portfólio de projetos;
  • e qualquer tema relacionado.

Segundo o Guia PMBOK® 5a Edição, o Escritório de Projetos ou em inglês, PMO (Project Management Office) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas  e técnicas.
O Escritório de projetos é responsável por capacitar o gerente de projetos e obter o melhor resultado do portfólio de projetos.
Nossa empresa (Escritório de Projetos) oferece essa estrutura para você ou para sua empresa. Saiba mais...

O termo PMO, também é muito usado, para a pessoa responsável pelo Escritório de Projetos, oriundo do termo inglês, Project Management Officer. Por isso, é comum você ouvir PMO, para o Escritório de Projetos, ou pelo responsável pelo Escritório de Projetos.

Por esse motivo, me auto denomino como PMO da Comunidade de Projetos...

Necessidade de uma área ou da Organização

Um Escritório de Projetos, normalmente é criado para atender as necessidades de uma área da organização ou da organização como um todo.

  • Área da organização:
    • Uma área da organização (muitas vezes, Tecnologia da Informação), que possui muitos projetos necessita de uma gestão mais aprimorada de seu portfólio de projetos.
  • Corporativo:
    • Muitas vezes, o CEO da empresa, decide criar um PMO para gerenciar ou coordenar o portfólio de projetos da organização.
    • Um PMO corporativo poderá padronizar a metodologia de gerenciamento de projetos de toda organização e atuar de várias formas conforme os tipos de estrutura definidos abaixo.

 

Abordagem para Implantar

 

A forma na qual um PMO atua depende muito da abordagem adotada para sua implantação. Existem várias abordagens possíveis, mas, normalmente adoto uma das abordagens abaixo:

  • Piloto com um projeto ou um programa

Uma das formas que tenho adotado em vários dos meus clientes, é iniciar pela gestão de um ou mais projetos relacionados ou até um programa. Dessa forma, é possível notar os benefícios da criação de um PMO com um menor esforço e com uma menor resistência pelas partes interessadas.

  • Diagnóstico e Implantação gradual priorizando as formas de atuação ou tipos de estruturas

Outra maneira de implantar o PMO é fazendo um diagnóstico das principais formas que um PMO pode atuar e priorizando-as conforme as necessidades da organização.

Para explicar os diferentes tipos de estrutura e formas de atuação, usarei os tipos de estrutura apresentado no Guia PMBOK® 5a Edição.

 

Tipos de Estrutura

Segundo o Guia PMBOK® 5a Edição, existem várias estruturas possíveis que variam conforme o grau de controle e de influência da organização.

  • Suporte: papel consultivo em projetos fornecendo modelos e treinamento;
  • Controle: fornecem suporte e exigem conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos;
  • Diretivo: assumem o gerenciamento direto de projetos.

O poder exercido pelo PMO é menor na estrutura de Suporte e vai aumentando até chegar a gestão do portfólio de projetos da organização (Diretivo).

 

Explorando um pouco mais a implantação gradual por tipo de estrutura. A organização pode contratar um PMO ou empresa especializada como a nossa para ser responsável pela seguinte estrutura:

  • Suporte: Treinar os gerentes de projetos e habilitá-los a terem mais sucesso em seus projetos através das melhores práticas de gerenciamento de projetos;
  • Controle: Definir, criar e implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos e fornecer suporte e exigir conformidade com a metodologia;
  • Diretivo: Gerenciar o portfólio de projetos e assumir responsabilidade direta pelos resultados de cada projeto. Nessa estrutura, muitas vezes, o PMO será responsável também para criar e coordenar comitês relacionados aos projetos de modo a garantir que as principais partes interessadas estejam bem informadas em relação aos projetos e que possam deliberar em relação as questões dos projetos e seu portfólio.

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al.  “The PMO Maturity Cube, a Project Management  Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

A melhor forma de alcançar os Requisitos essenciais de um PMO de sucesso é evoluindo de forma gradual a capacidade da organização de gerenciar projetos demonstrando o valor das mudanças implantadas em cada fase.

Abaixo algumas das abordagens que adotamos nas nossas implantações de PMO:

  • Projeto Piloto: escolher de um a três projetos, ou até um programa para usar como piloto para adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos é uma forma muito efetiva de demonstrar o valor que um PMO pode agregar na organização;
  • Modelo de Maturidade: fazer um diagnóstico da situação atual para gerar um plano de ação de modo a evoluir a maturidade por fases com entregas muito bem definidas conforme a necessidade da empresa.

Podem ser adotadas as duas abordagens de forma complementar.

Para organizações em estágios iniciais de gerenciamento de projetos, pode-se adotar com algumas variações as seguintes fases e as seguintes entregas para a implantação de um Escritório de Projetos:

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al.  “The PMO Maturity Cube, a Project Management  Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

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