O que é o gerenciamento do cronograma?

O gerenciamento do cronograma inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto (PMI, 2017, p.173).

Até a quinta edição, o gerenciamento do cronograma era chamado Gerenciamento do tempo. A mudança vem enfatizar a importância do cronograma na gestão do tempo do projeto. 

Qual é o objetivo do Gerenciamento do cronograma?

O principal objetivo do gerenciamento do cronograma é cumprir o prazo do projeto.

 

Fundamentos de gerenciamento do cronograma

Para entender melhor o gerenciamento do cronograma, é importante que os conceitos sobre escopo estejam bem claros.

Clique aqui para entender o que é o escopo (o que será feito no projeto).

Clique aqui para entender como o escopo será organizado através da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Abaixo os principais conceitos fundamentais para o entendimento dos processos de gerenciamento do cronograma do projeto (extraídos e adaptados do glossário do Guia PMBOK®):

Atividade é um componente de trabalho realizado durante a execução de um projetoCada pacote de trabalho é decomposto em várias atividades.

Recursos são recursos humanos (disciplinas específicas, individualmente ou em grupos ou equipes), equipamentos, serviços, suprimentos, commodities, materiais, orçamentos ou fundosCada atividade necessita de vários recursos para ser executada.

Duração é o número total de períodos de trabalho (sem incluir feriados ou outros períodos de descanso) necessários para terminar uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto. Normalmente expressa em dias ou semanas de trabalho. Às vezes, é incorretamente equiparada ao tempo decorrido. Cada atividade tem uma duração.

Estimativa é uma avaliação da quantidade ou resultado provávelPara calcular a duração de um projeto, é necessário estimar a duração de cada atividade do projeto.

 

Algumas frases populares de autores desconhecidos para refletirmos em relação ao gerenciamento do cronograma:

  • "O projeto chega rapidamente em 90%, depois, ele se mantém em 90% para sempre."
  • "O mesmo trabalho debaixo das mesmas condições será estimado diferentemente por dez diferentes estimadores ou por um único estimador em dez vezes diferentes."
  • "Leva nove meses para uma mulher gerar um bebê, mas, não se pode gerar um bebê em um mês engravidando nove mulheres."

 

Processos de Gerenciamento do cronograma

Gerenciamento do cronograma

 

Planejar o gerenciamento do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejar, desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma (Guia PMBOK® 6a edicao)

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

Termo de abertura do projeto

Plano de gerenciamento do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais
 

Opinião especializada

Análise de dados

Reuniões

 Plano de gerenciamento do cronograma

 

Definir as atividades

Segundo o Guia PMBOK®, Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

Para isso, a entrada principal a ser considerada são os pacotes de trabalho, nível mais baixo da EAP (Estrutura analítica do projeto). Cada pacote de trabalho é decomposto nas atividades necessárias para concluí-lo.

Para definir a EAP com seus pacotes de trabalho é necessário executar pelo menos três processos de outras áreas de conhecimento, porém, pré-requisitos na geração do cronograma:

4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto
5.3 Definir o escopo
5.4 Criar a EAP

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.2 Definir atividades (Guia PMBOK®)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião especializada

Decomposição

Planejamento em ondas sucessivas

Reuniões

Lista de atividades

Atributos das atividades

Lista de marcos

Solicitações de mudança

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

 

Das ferramentas adotadas, destaco:

  • Planejamento em ondas sucessivas quando você não tem detalhamento suficiente do que será feito em algum dos componentes da EAP, ou o nível de incerteza e de probabilidade de mudanças é elevado.
  • Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores, fundamental, para decompor cada componente da EAP em uma lista de atividades.

Veja abaixo um exemplo de uma EAP e a decomposição de dois pacotes de trabalho.

 Definir as Atividades

 

Modelos e exemplos das saídas do processo

Saída

Modelo

Exemplo

Lista das atividades

Lista das Atividades.docx

Lista das atividades da Reforma da Casa

Atributos das atividades

Atributos das atividades.xlsx

=

Lista dos marcos

Lista dos Marcos.docx

Lista dos marcos da Reforma da Casa.docx

  

 

Sequenciar as atividades

Sequenciar as Atividades tem como objetivo, identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades.
Recomenda-se o uso de um software de gerenciamento de cronogramas para sequenciar as atividades.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.3 Sequenciar as atividades (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Método do diagrama de precedência

Integração e determinação de dependências

Antecipações e esperas

Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Diagramas de rede do cronograma do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

Modelos e exemplos das saídas do processo

Saída

Modelo

Exemplo

Diagramas de rede do cronograma do projeto

Cronograma do Projeto.mpp - Selecione no menu View e escolha a visão chamada PMO-Network Diagram

Cronograma da reforma da casa - Selecione no menu View e escolha a visão chamada PMO-Network Diagram

 

Estimar as durações das atividades

Estimar a duração da atividade é estimar a quantidade de períodos de trabalho necessários para completar cada atividade considerando os recursos estimados no processo Estimar os Recursos das Atividades.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.4 Estimar as durações das atividades (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião especializada

Estimativa análoga

Estimativa paramétrica

Estimativas de três pontos

Estimativa bottom-up

Análise de dados

Tomada de decisão

Reuniões

Estimativas de duração

Base das estimativas

Atualizações de documentos do projeto

 

Modelos e exemplos das saídas do processo

Saída

Modelo

Exemplo

Base das estimativas

Base das estimativas.docx   Base das estimativas da reforma da casa

Estimativas de duração  

Estimativas de Duracao

Estimativas de Duracao da reforma da casa 

 

Desenvolver o Cronograma

Desenvolver o Cronograma envolve analisar a sequência das atividades, sua duração, seus requerimentos de recursos e suas restrições para criar o cronograma do projeto e determinar as datas de início e término de cada atividade. É um processo interativo que consolida os processos:

Adicionalmente, aos quatro processos acima, é necessário incluir as restrições do cronograma, que  interferem no cálculo da duração da atividade. Elas podem ser divididas em:

  • Deadline: Data indicativa do término de uma atividade, não restringe seu planejamento
  • Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO.
  • Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica.
  • Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade.
  • Calendário do projeto: dias úteis para o projeto.

 

Veja mais detalhes de como montar o cronograma no Cronograma do projeto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.5 Desenvolver o cronograma (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Acordos

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais
 

Análise de rede do cronograma

Método do caminho crítico

Otimização de recursos

Análise de dados

Antecipações e esperas

Compressão de cronograma

Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Planejamento ágil de grandes entregas

 

Linha de base do cronograma

Cronograma do projeto

Dados do cronograma

Calendários do projeto

Solicitações de mudança

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

Controlar o Cronograma

Controlar o cronograma é atualizar o progresso do projeto, monitorar as variações entre o real com o planejado (linha de base) e gerenciar as mudanças ocorridas.

Quando o gerente do projeto verificar desvios entre o real e o planejado, ele deve procurar identificar a causa do desvio e tomar as ações corretivas e preventivas necessárias.

Algumas das causas mais comuns dos desvios:

  • Atraso na obtenção das aprovações necessárias;
  • Estimativas malfeitas, muitas vezes, devido à pressão das partes interessadas;
  • Recurso da equipe do projeto desmotivado ou sem a capacitação adequada.

Para reduzir os desvios é necessário fazer um bom levantamento dos riscos do projeto no planejamento e revisitá-los sempre que houver mudanças ou aumento na ocorrência dos desvios.

Quando verificado que não é mais possível cumprir o planejado (linha de base), é necessário informar as partes interessadas e repactuar novos prazos.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.6 Controlar o cronograma (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Dados de desempenho do trabalho

Ativos de processos organizacionais

Análise de dados

Método do caminho crítico

Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Otimização de recursos

Antecipações e esperas

Compressão de cronograma

Informações sobre o desempenho do trabalho

Previsões de cronograma

Solicitações de mudança

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

Ferramentas de Gerenciamento do cronograma

Principais ferramentas usadas para gerenciar o cronograma em ordem alfabética:

Clique aqui para conhecer mais detalhes das Ferramentas de Tempo do Guia PMBOK.

 

Modelos de Gerenciamento do cronograma

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo os modelos das saídas dos processos de gerenciamento do cronograma do projeto para download:

 

Exemplos de Gerenciamento do Cronograma

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento do cronograma, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

 

Saídas dos processos de gerenciamento do cronograma com seus modelos e exemplos

Processo

Saída

Modelo

Exemplo

Planejar o gerenciamento do cronograma

Plano de gerenciamento do cronograma

Plano de gerenciamento do cronograma.docx

Plano de gerenciamento do cronograma da Reforma da Casa

Definir as atividades

Lista das atividades

Lista das Atividades.docx

Lista das atividades da Reforma da Casa

 

Atributos das atividades

Atributos das atividades.xlsx

=

 

Lista dos marcos

Lista dos Marcos.docx

Lista dos marcos da Reforma da Casa.docx

Sequenciar as atividades

Diagramas de rede do cronograma do projeto

Cronograma do Projeto.mpp - Selecione no menu View e escolha a visão chamada PMO-Network Diagram

Cronograma da reforma da casa - Selecione no menu View e escolha a visão chamada PMO-Network Diagram

Estimar as durações das atividades

 

Base das estimativas

Base das estimativas.docx Base das estimativas da reforma da casa
 

Estimativas de duração

Estimativas de Duracao

Estimativas de Duracao da reforma da casa

Desenvolver o Cronograma

Linha de base do cronograma

Cronograma do Projeto.mpp

Cronograma da reforma da casa

 

Cronograma do projeto

=

=

 

Dados do cronograma

=

=

 

Calendários do projeto

=

=

Controlar o Cronograma

Informações sobre o desempenho do trabalho

Status Report.docx

StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx

 

Solicitações de mudança

Solicitação de mudança

Solicitação de mudança da reforma da casa

 

 

 

 

 

Sobre o Autor

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

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Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Entregou 434 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gerenciamento de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

Certificado PMP pelo PMI desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

Para mais informações, visite meu perfil e me envie uma mensagem ou Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

 

 

 

 

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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