O que é o gerenciamento das partes interessadas?

O gerenciamento das partes interessadas é a área de conhecimento do Guia PMBOK@ responsável por identificar as partes interessadas, priorizá-las e desenvolver estratégias para quebrar suas resistências e aumentar seu engajamento. Além de executar essas estratégias e monitorar as partes interessadas de modo a garantir seu engajamento em todo o projeto.

Quem são as Partes interessadas?

Segundo Montes & Patz (2017), as partes interessadas (também conhecidas pelo termo inglês, stakeholders) são os indivíduos e as organizações envolvidos no projeto, ou seja, quem têm algum tipo de interesse por ele. Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a sua execução e podem influenciar o projeto e/ou seu resultado. O projeto irá atender necessidades das partes interessadas e elas, por sua vez, são responsáveis por desempenhar o papel acordado para atender o objetivo do projeto.

Por exemplo, os integrantes da equipe contratada para trabalhar no seu projeto. Eles receberão uma remuneração pelos serviços prestados e, portanto, serão beneficiados, podem ter outros interesses como aprendizado, carreira e atender necessidades pessoais de estabilidade financeira. Em contrapartida, a sua motivação afetará a qualidade dos serviços prestados que impactará diretamente nos resultados do projeto. O Gestor Funcional de uma área de negócios pode ser beneficiado com o projeto pela redução de retrabalho, por permitir que sua equipe desenvolva outras atividades, pode ter uma possibilidade de melhoria na carreira na empresa, outros podem perceber esta mesma redução de trabalho como possível perda de poder, cada qual irá atuar no projeto de acordo com o nível de impacto que perceber e exercerá seu poder e influência a favor ou contra o projeto na medida desta percepção.

De forma geral, as partes interessadas mais importantes do projeto são:

  • Clientes do projeto: o projeto atenderá suas necessidades; os produtos e serviços feitos no projeto são construídos para atender as necessidades dos clientes. Portanto, entendê-las é fundamental para o sucesso do projeto. Podemos classificar os clientes em diferentes posições:
    • Área de Negócio que está demandando o projeto e, portanto, definindo e aprovando seus requisitos;
    • Usuários finais que irão trabalhar com o produto do projeto e fazem parte da operacionalização do resultado;
    • Clientes da empresa que irão se beneficiar com novas funcionalidades ou soluções disponíveis;
    • Comunidade de modo geral, não podemos deixar de considerar que no mundo conectado em que vivemos a imagem da empresa e dos seus produtos deve ser cuidada e preservada;
  • Patrocinador: quem está financiando o projeto. Pode ser uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas (empresas). Ele é importante por viabilizar seu projeto com os recursos financeiros, porém, deve-se ressaltar que seu projeto deve atender as necessidades dos seus clientes através dos produtos e/ou serviços que ele gera. O papel do patrocinador ativo vai além de financiar o projeto; ele envolve-se em todas as decisões relevantes para que o projeto atinja seus objetivos estratégicos;
  • Gerente de projeto: quem faz a gestão e orquestra todas as partes interessadas de modo a alcançar os objetivos do projeto;
  • Equipe do Projeto: todos os responsáveis por atividades precisam estar motivados e alinhados com os objetivos do projeto. A equipe do projeto também tem ramificações:
    • Dedicação total, núcleo permanente: são aqueles que irão participar do início ao fim do projeto;
    • Dedicação parcial: envolvidos em fases do projeto;
    • Participantes fixos de diversas áreas de acordo com a natureza e complexidade de seu projeto;
  • Fornecedores internos e externos, que irão interagir com o produto do projeto;
  • Outras, como o PMO, gerente responsável pelo Escritório de Projetos.

As partes interessadas muitas vezes têm mais de uma função e o gerente do projeto deve identificar isso e tratá-las de forma distinta. Por exemplo, o patrocinador pode também ser cliente, e você, como gerente do projeto, deve atender suas necessidades como cliente e como patrocinador de modo a manter as partes interessadas engajadas. 

Para obter mais detalhes sobre as Partes interessadas, quais são as partes interessadas mais críticas e seus interesses mais comuns, recomendo a leitura completa do artigo Partes interessadas.

 

Processos de gerenciamento das partes interessadas

Gerenciamento das partes interessadas

Identificar as partes interessadas

Segundo o Guia PMBOK®, Identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Esse talvez seja o processo mais crítico do gerenciamento do projeto, pois, descobrir as partes interessadas e escutá-las de forma efetiva no início, trará um maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto.
O GP deve conectar as partes interessadas maximizando as influências positivas e minimizando as resistências, o que implicará em uma maior probabilidade de aceitação das entregas.

Importante ressaltar que as atividades de identificação, análise e documentação devem ocorrer durante todo o projeto e não só no seu início. Da mesma forma que ocorrem mudanças no projeto, acontecem mudanças nas partes interessadas dentro e fora da organização. No meio do projeto, novas pessoas são contratadas, outras são desligadas, outras mudam de cargo, de responsabilidade e consequentemente de interesses e envolvimento.

Além disso, um levantamento mal feito pode ignorar pessoas importantes para o projeto, gerando várias solicitações de mudanças de escopo e grande resistência por parte de quem não foi lembrado.

Outro ponto muito importante é priorizar as partes interessadas através de um modelo como a combinação de duas ou mais variáveis (Vide Análise de partes interessadas).

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.1 Identificar as partes interessadas (Guia PMBOK® Sexta Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Termo de abertura do projeto

Documentos de negócio

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Acordos

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião Especializada

Coleta de dados

Análise de dados

Representação de dados

Reuniões

Registro das partes interessadas

Solicitações de mudança

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

Veja também

FundamentosPartes interessadas

Exemplos de ProjetosRegistro das partes interessadas da reforma da casa

ModelosRegistro das partes interessadas.xlsx

 

Planejar o engajamento das partes interessadas

Planejar o engajamento das partes interessadas tem como objetivo desenvolver estratégias para quebrar as resistências das partes interessadas e garantir seu engajamento no projeto. 

Tabela Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.2 Planejar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK®)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Acordos

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião especializada

Coleta de dados

Análise de dados

Tomada de decisão

Reuniões

Plano de engajamento das partes interessadas

A questão chave desse processo é identificar a estratégia adequada para quebrar a resistência das partes interessadas mais importantes para o projeto.

O tipo de estratégia varia de acordo com:

  • Fatores ambientais da empresa. Por exemplo, em uma organização cuja cultura é muito competitiva e cujo bônus seja muito grande, um fator de motivação sempre muito relevantes são as metas (indicadores) que afetam o bônus de cada parte interessada.
  • Característica da parte interessada. Por exemplo, uma pessoa melindrosa se ofende facilmente, então deve se tomar cuidado adicional, pois, uma estratégia mal adotada, pode não ser revertida.
  • Expectativas. Atender as expectativas da parte interessada em relação ao projeto, normalmente, é uma estratégia muito eficaz, porém, algumas vezes a parte interessada tem uma baixa (ou nenhuma) expectativa em relação ao projeto e outras vezes não é possível atender suas expectativas.

Concluindo, classifique e priorize as partes interessadas e desenvolva estratégias de forma a quebrar as resistências e garantir o engajamento das partes interessadas mais estratégicas do seu projeto.

 

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Segundo o Guia PMBOK®, Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

Para solucionar as questões e problemas à medida que ocorrem, deve se determinar previamente mecanismos e procedimentos para agilizar sua solução e reduzir os conflitos. Alguns exemplos abaixo:

  • Um plano de escalonamento bem definido e aprovado no planejamento agiliza a tomada de decisão e a resolução dos problemas.
  • Abaixo procedimento usado na Metodologia PMO que deve ser adaptado a sua realidade:
    • Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
    • Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
    • Definir a melhor alternativa a ser adotada com os responsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
    • Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
    • Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
    • Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
    • Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK® Sexta Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

 

Opinião especializada

Habilidades de Comunicação

Habilidades interpessoais e de equipe

Regras básicas

Reuniões

 

Solicitações de mudança

Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto

Atualizações dos Documentos do projeto

 

 

Monitorar o engajamento das partes interessadas

Monitorar o engajamento das partes interessadas visa monitorar os relacionamentos entre as partes interessadas e ajustar as estratégias para engajar as partes interessadas reduzindo resistências e aumentando o suporte ao projeto.

O principal benefício desse processo é a manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das atividades de engajamento das partes interessadas à medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente muda.

As relacionamentos entre as partes interessadas devem ser constantemente monitoradas, pois:

  • As expectativas e as percepções mudam ao longo do projeto;
  • O envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto;
  • Atender as novas expectativas implica em maior aceitação;
  • Adaptar-se agilmente às mudanças implica em menores problemas e um maior engajamento.

Tabela 8 Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.4 Monitorar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK®)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Dados de desempenho do trabalho

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Análise de dados

Tomada de decisão

Representação de dados

Habilidades de Comunicação

Habilidades interpessoais e de equipe

Reuniões

Informações sobre o desempenho do trabalho

Solicitações de mudança

Atualizações no Plano de gerenciamento do projeto

Atualizações nos Documentos do projeto

 

 

Ferramentas de Gerenciamento das partes interessadas

Principais ferramentas usadas para gerenciar as partes interessadas:

 

 

Modelos de Gerenciamento das partes interessadas

Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas para download:

 

Exemplos de gerenciamento das partes interessadas

Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas para download:

 

Saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas com seus modelos e exemplos

Processo

Saída

Modelo

Exemplo

 Identificar as partes interessadas  Registro das partes interessadas

Registro das partes interessadas.xlsx

Registro das partes interessadas da reforma da casa

Registro das partes interessadas do projeto negócio próprio

 Planejar o engajamento das partes interessadas  Plano de engajamento das partes interessadas

Plano de gerenciamento das partes interessadas.docx

Plano de gerenciamento das partes interessadas.xlsx

Plano de gerenciamento das partes interessadas vExemplo

Plano de gerenciamento das partes interessadas da reforma da casa

Plano de gerenciamento das partes interessadas do projeto negócio próprio

 Gerenciar o engajamento das partes interessadas  Registro das questões  

Registro das questoes.xlsx

IssuesLog.xlsx

Issues Log.docx: para detalhar cada questão, suas alternativas avaliadas e a forma como ela foi resolvida.

Registro das questões da reforma da casa Aba Issues
 Monitorar o engajamento das partes interessadas      

 

 

Processos Gerenciamento das partes interessadas da 5ª Edição do Guia PMBOK®

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

 

 

Sobre o Autor

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Entregou 443 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gestão de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

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Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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