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Ferramentas exclusivas das áreas de conhecimento do Guia PMBOK®: Gerenciamento das comunicações do projeto

As comunicações do projeto são as mais variadas possíveis e são essenciais para garantir o alinhamento entre as partes interessadas do projeto.

O Gerente de projeto é o responsável para garantir esse alinhamento sempre comunicando de forma precisa, ágil e sem duplas interpretações.

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images/Plano de gerenciamento das comunicacoes

O plano de gerenciamento das comunicações descreve como os processos de comunicação serão gerenciados desde a identificação das partes interessadas até o encerramento do projeto.
Ele é um dos planos auxiliares do plano de gerenciamento do projeto.
Deve ser um documento de fácil entendimento. Abaixo algumas das informações mais comuns do plano:

  • Requisitos de comunicação das partes interessadas;
  • Relatório/Informação (formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo);
  • Propósito;
  • Responsável;
  • Destinatários;
  • Meios de comunicação ou tecnologia;
  • Frequência;
  • Início e término;
  • Critério para escalação;
  • Método para atualização do plano;
  • Glossário do projeto;
  • Modelos e diretrizes para reuniões, e-mail, etc.

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Metodologia PMO: Planejar o gerenciamento das comunicações

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Os relatórios de desempenho do trabalho (mais conhecidos pelo termo Inglês Status Report) organizam e resumem as informações sobre o desempenho do trabalho e apresentam análises comparando o realizado com o planejado (linha de base).
Eles informam a situação e o progresso no nível de detalhe requerido.
O gerente de projeto deve usar seu poder de sintese, já que a maioria das partes interessadas, principalmente, os executivos não irão ler relatórios muito extensos.
Uma boa prática é sumarizar todas as informações em uma ou duas páginas.
Usar formatos de gráficos de barras, curvas S, histogramas e tabelas podem ajudar a sintetizar as informações e atrair a atenção das partes interessadas.
Os relatórios de desempenho devem analisar a variação de desempenho usando técnicas como a análise do valor agregado e prever o desempenho futuro.
Devem ser gerados periodicamente em formato mais simples ou mais sofisticado conforme as necessidades das partes interessadas.
Em determinados projetos, é comum, gerar um relatório de desempenho mais resumido para um determinado grupo e um mais detalhado para outro grupo.
Os relatórios mais simples devem conter pelo menos as informações do desempenho, como % concluído, ou indicadores de cada área (escopo, prazo, custo e qualidade)
Os mais sofisticados, normalmente, contemplam as seguintes informações:

  • Análise do desempenho anterior;
  • Situação atual dos riscos e questões;
  • Trabalho concluído no período;
  • Trabalho a ser concluído no próximo período;
  • Resultados da análise de variação;
  • Término previsto do projeto (incluindo tempo e custo) e
  • Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas.

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Metodologia PMO: Comunicar informação

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