Atualmente, os gerentes de projetos passam mais tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.

A opinião especializada é a ferramenta e técnica mais usada pelos processos do Guia PMBOK®.

Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião).

Atualmente, os ambientes estão cada dia mais competitivos e com maior pressão, acarretando em mais conflitos.

5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.

O método ou técnica Delphi é usada para obter consenso entre especialistas preservando o anonimato dos mesmos.

Abaixo seus principais passos:

Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores.

No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho (último nível da EAP).

A análise de reservas é a avaliação das reservas de custos e prazos a serem alocadas para contingências caso algum problema ocorra futuramente no projeto.

No início do projeto, considera-se os riscos identificados e sua probabilidade e impacto para determinar o valor a ser adicionado no orçamento e o aumento na duração prevista do projeto para contingências.

Vale ressaltar que o processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos nos projetos.

Uma das principais responsabilidades do gerente de projeto é garantir que a melhor decisão seja tomada em tempo hábil.

O sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), ou sistema de gerenciamento de projetos (SGP) disponibilizam as informações para cada parte interessada:

Análise de variação busca identificar a causa da diferença entre linha de base e real.
As etapas comuns são:

Brainstorming é uma técnica usada para estimular o pensamento criativo e gerar novas ideias; um processo formal que pode ser usado de modo estruturado ou não.

• Seu principal objetivo é gerar um alto número de ideias de modo criativo e eficiente e principalmente, livre de críticas.
• É muito usado na identificação de riscos e resolução de problemas.

Principais benefícios:

• Encoraja participação de todos presentes.
• Permite aos participantes complementar ideias de outros participantes.
• Estimula ideias muito criativas.

As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto.

Saiba mais sobre algumas das técnicas analíticas mais usadas:

A análise marginal é uma ferramenta para tomada de decisão construída com base no princípio 3 do livro "Principles of Economics" de Mankiw (2012), "Rational People Think at the Margin".

Para adotar uma mudança marginal, os benefícios obtidos devem superar os custos para adotá-la.

O diagrama matricial mostra a relação entre grupos de dados de forma multidimensional.

Principais usos:

A técnica de grupo nominal é uma técnica mais estruturada e completa que o brainstorming.

Ela é usada principalmente na solução de problemas quando se quer obter consenso entre equipe sem que um integrante influencie o voto dos demais.

Os métodos de previsão tem como objetivo prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data. Veja abaixo alguns dos métodos mais comuns usados.

Segundo Pindick e Rubinfeld (2002), de acordo com a Lei dos rendimentos decrescentes (do inglês, Law of diminishing returns), à medida que aumenta o uso de um determinado insumo (mantendo-se fixos os demais insumos), acaba-se chegando a um ponto em que a produção adicional decresce.

As Ferramentas de controle de mudanças são usadas para automatizar integral ou parcialmente o processo de controle integrado de mudanças e podem conter:

A Matriz de priorização é um diagrama usada para priorizar (dar importância relativa) algo através de um ou mais critérios.

Abaixo um exemplo usado na nossa ferramenta Brainstorming com priorizacao.xlsx.

A análise de tendências é usada para  prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data.

Para qualquer indicador com variações do esperado, deve-se buscar as causas das variações e entender como o indicador se comportará no futuro.

Por exemplo, você pode ter uma variação no prazo do seu projeto devido a uma causa especial que não ocorrerá mais no futuro ou que foi solucionada de forma definitiva.

Muitas vezes, os indicadores não são analisados com o devido cuidado e não são analisadas as causas das variações de forma apropriada.

Importante simular como o projeto se comportará baseado na tendência atual para tomar ações preventivas sempre que necessário.

Abaixo os métodos mais comuns para prever o desempenho futuro do projeto:

Métodos de séries temporais

• Dados históricos como base para estimar resultados futuros;
• Gerenciamento do valor agregado, média móvel, extrapolação, previsão linear, estimativa de tendências e curva de crescimento.

Métodos causais/econométricos

• Identificar fatores que podem influenciar a variável prevista. Ex: Vendas de guarda-chuvas x condições climáticas;
• Se causas forem entendidas, projeta as variáveis influenciadoras;
• Ex. de métodos: análise de regressão linear ou não-linear, média móvel autorregressiva (ARMA) e econometria.

Métodos subjetivos

• Incorporam intuições, opiniões e provavelmente, estimativas;
• Previsões compostas, pesquisas de opinião, método Delphi, criação de cenários, previsão tecnológica e por analogia.

Outros métodos

• Simulação, previsão probabilística e previsões por conjunto.

Sobre o Autor

Eduardo Montes, PMP, PSM I Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Entregou 443 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 116 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar. Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br: Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em projetos Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras Administração do Tempo: Como ser ágil Gerenciamento das Comunicações: Como influenciar pessoas Entre em contato Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ou conecte-se no Linkedin, Facebook ou Instagram.

Índice de desempenho para término (IDPT) [Inglês: TCPI(To-Complete Performance Index)]

O IDPT responde a seguinte questão: Com qual eficiência devemos usar os recursos restantes para terminar o projeto no orçamento previsto?

As técnicas de facilitação são usadas para tornar nossas reuniões mais eficientes deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender esse objetivo, estimulando participação e ainda garantindo que as decisões tomadas serão corretamente documentadas e executadas.

Veja nos links abaixo algumas das técnicas de como se preparar, conduzir e acompanhar reuniões:

A entrevista é uma reunião, normalmente, entre duas pessoas, no qual o entrevistador fará perguntas ao entrevistado com o intuito de coletar dados específicos.

Em projetos, normalmente, o Gerente de projetos é o entrevistador.

Abaixo algumas dicas para tornar a entrevista mais efetiva.

A previsão sempre dependerá da premissa usada em relação ao desempenho futuro (EPT), onde:

• Estimativa para terminar (EPT): Estimativa para terminar o trabalho restante [Inglês: ETC(Estimate to complete)].
• Estimativa no Término (ENT): Estimativa para concluir todo o trabalho (Custo real atual + Estimativa para terminar o trabalho restante) [Inglês: EAC(Estimate at completion)].

Uma boa prática é definir um comitê de controle de mudanças para ser responsável pela reunião e revisão das solicitações de mudança, além da aprovação ou rejeição das mesmas.

No comitê, os papéis e as responsabilidades devem ser claramente definidos e consentidos, as decisões documentadas e comunicadas para acompanhamento posterior e somente as solicitações de mudança aprovadas devem ser incorporadas à linha de base revisada.
 

O sistema de gerenciamento de registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos.
Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.

As técnicas de tomada de decisão têm como objetivo selecionar a melhor alternativa entre todas as alternativas possíveis em tempo hábil.

O Guia PMBOK cita 2 ferramentas e técnicas em seus processos conforme tabela abaixo:

Guia de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas e técnicas:

O gerenciamento do valor agregado é a ferramenta mais usada para analisar o desempenho do projeto comparando o planejado (linha de base) com o realizado.

Abaixo seus principais indicadores e suas respectivas formas de cálculo.

Para usar o gerenciamento do valor agregado com o cronograma Gerenciamento do valor agregado.mpp
Pré-requisitos:

Uma das principais funções de um gerente de projetos é solucionar os problemas à medida que eles ocorrem.

Existem vários métodos e técnicas para solucioná-los que podem ser usadas de forma individual ou integrados.

Informações são conjuntos de dados significativos e úteis a seres humanos em processos como o de tomada de decisões.

As ferramentas e técnicas de gerenciamento de informações visam criar e conectar pessoas as informações.

Abaixo algumas das ferramentas e técnicas citadas no Guia PMBOK, 2017, pg. 103:

Segundo Peter Druker, Conhecimento é informação eficaz em ação focalizada em resultados.

As ferramentas e técnicas de gerenciamento de conhecimento visam criar novos conhecimentos e compartilhá-los.

Segundo Tom Davenport, gestão de conhecimento é a coleção de processos que governa a criação, disseminação e utilização do conhecimento para atingir plenamente os objetivos da organização.