Ferramentas e técnicas do Guia PMBOK

Organizamos as principais ferramentas de gerenciamento de projetos, tendo como base o Guia PMBOK® e suas respectivas áreas de conhecimento:

Ferramentas genéricas do Guia PMBOK®

Ferramentas de escopo do Guia PMBOK®

Ferramentas de cronograma do Guia PMBOK®

Ferramentas de custos do Guia PMBOK®

Ferramentas de qualidade do Guia PMBOK®

Ferramentas de recursos do Guia PMBOK®

Ferramentas de comunicações do Guia PMBOK®

Ferramentas de riscos do Guia PMBOK®

Ferramentas de aquisições do Guia PMBOK®

Ferramentas e técnicas

Reunioes

Atualmente, os gerentes de projetos passam mais tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.

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Opiniao Especializada

A opinião especializada é a ferramenta e técnica mais usada pelos processos do Guia PMBOK®.

Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião).

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Tecnicas de gerenciamento de conflitos

Atualmente, os ambientes estão cada dia mais competitivos e com maior pressão, acarretando em mais conflitos.

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5W2H

5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.

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Tecnica Delphi

O método ou técnica Delphi é usada para obter consenso entre especialistas preservando o anonimato dos mesmos.

Abaixo seus principais passos:

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Decomposicao

Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores.

No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho (último nível da EAP).

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Sistema de informacoes de gerenciamento de projetos

O sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), ou sistema de gerenciamento de projetos (SGP) disponibilizam as informações para cada parte interessada:

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Analise de reservas

A análise de reservas é a avaliação das reservas de custos e prazos a serem alocadas para contingências caso algum problema ocorra futuramente no projeto.

No início do projeto, considera-se os riscos identificados e sua probabilidade e impacto para determinar o valor a ser adicionado no orçamento e o aumento na duração prevista do projeto para contingências.

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Vale ressaltar que o processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos nos projetos.

Uma das principais responsabilidades do gerente de projeto é garantir que a melhor decisão seja tomada em tempo hábil.

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Análise de variação busca identificar a causa da diferença entre linha de base e real.
As etapas comuns são:

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Brainstorming

Brainstorming é uma técnica usada para estimular o pensamento criativo e gerar novas ideias; um processo formal que pode ser usado de modo estruturado ou não.

  • Seu principal objetivo é gerar um alto número de ideias de modo criativo e eficiente e principalmente, livre de críticas.
  • É muito usado na identificação de riscos e resolução de problemas.

Principais benefícios:

  • Encoraja participação de todos presentes.
  • Permite aos participantes complementar ideias de outros participantes.
  • Estimula ideias muito criativas.
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As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto.

Saiba mais sobre algumas das técnicas analíticas mais usadas:

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Tecnica de grupo nominal

A técnica de grupo nominal é uma técnica mais estruturada e completa que o brainstorming.

Ela é usada principalmente na solução de problemas quando se quer obter consenso entre equipe sem que um integrante influencie o voto dos demais.

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Analise marginal

A análise marginal é uma ferramenta para tomada de decisão construída com base no princípio 3 do livro "Principles of Economics" de Mankiw (2012), "Rational People Think at the Margin".

Para adotar uma mudança marginal, os benefícios obtidos devem superar os custos para adotá-la.

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Diagramas Matriciais

O diagrama matricial mostra a relação entre grupos de dados de forma multidimensional.

Principais usos:

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Os métodos de previsão tem como objetivo prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data. Veja abaixo alguns dos métodos mais comuns usados.

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Lei dos rendimentos decrescentes

Segundo Pindick e Rubinfeld (2002), de acordo com a Lei dos rendimentos decrescentes (do inglês, Law of diminishing returns), à medida que aumenta o uso de um determinado insumo (mantendo-se fixos os demais insumos), acaba-se chegando a um ponto em que a produção adicional decresce.

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Ferramentas de controle de mudancas

As Ferramentas de controle de mudanças são usadas para automatizar integral ou parcialmente o processo de controle integrado de mudanças e podem conter:

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Análise de Tendências

A análise de tendências é usada para  prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data.

Para qualquer indicador com variações do esperado, deve-se buscar as causas das variações e entender como o indicador se comportará no futuro.

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Matriz de priorizacao

A Matriz de priorização é um diagrama usada para priorizar (dar importância relativa) algo através de um ou mais critérios.

Abaixo um exemplo usado na nossa ferramenta Brainstorming com priorizacao.xlsx.

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Índice de desempenho para término (IDPT) [Inglês: TCPI(To-Complete Performance Index)]

O IDPT responde a seguinte questão: Com qual eficiência devemos usar os recursos restantes para terminar o projeto no orçamento previsto?

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Tecnicas de facilitacao

As técnicas de facilitação são usadas para tornar nossas reuniões mais eficientes deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender esse objetivo, estimulando participação e ainda garantindo que as decisões tomadas serão corretamente documentadas e executadas.

Veja nos links abaixo algumas das técnicas de como se preparar, conduzir e acompanhar reuniões:

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Entrevistas

A entrevista é uma reunião, normalmente, entre duas pessoas, no qual o entrevistador fará perguntas ao entrevistado com o intuito de coletar dados específicos.

Em projetos, normalmente, o Gerente de projetos é o entrevistador.

Abaixo algumas dicas para tornar a entrevista mais efetiva.

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As técnicas de tomada de decisão têm como objetivo selecionar a melhor alternativa entre todas as alternativas possíveis em tempo hábil.

O Guia PMBOK cita 2 ferramentas e técnicas em seus processos conforme tabela abaixo:

 

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Previsao

A previsão sempre dependerá da premissa usada em relação ao desempenho futuro (EPT), onde:

  • Estimativa para terminar (EPT): Estimativa para terminar o trabalho restante [Inglês: ETC(Estimate to complete)].
  • Estimativa no Término (ENT): Estimativa para concluir todo o trabalho (Custo real atual + Estimativa para terminar o trabalho restante) [Inglês: EAC(Estimate at completion)].
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Uma boa prática é definir um comitê de controle de mudanças para ser responsável pela reunião e revisão das solicitações de mudança, além da aprovação ou rejeição das mesmas.

No comitê, os papéis e as responsabilidades devem ser claramente definidos e consentidos, as decisões documentadas e comunicadas para acompanhamento posterior e somente as solicitações de mudança aprovadas devem ser incorporadas à linha de base revisada.
 

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O sistema de gerenciamento de registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos.
Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.

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Gerenciamento do valor agregado

O gerenciamento do valor agregado é a ferramenta mais usada para analisar o desempenho do projeto comparando o planejado (linha de base) com o realizado.

Abaixo seus principais indicadores e suas respectivas formas de cálculo.

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Para usar o gerenciamento do valor agregado com o cronograma Gerenciamento do valor agregado.mpp
Pré-requisitos:

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