Ferramentas e técnicas do Guia PMBOK
Organizamos as principais ferramentas de gerenciamento de projetos, tendo como base o Guia PMBOK® e suas respectivas áreas de conhecimento:
Ferramentas genéricas do Guia PMBOK®
Ferramentas de escopo do Guia PMBOK®
Ferramentas de cronograma do Guia PMBOK®
Ferramentas de custos do Guia PMBOK®
Ferramentas de qualidade do Guia PMBOK®
Ferramentas de recursos do Guia PMBOK®
Ferramentas de comunicações do Guia PMBOK®
Ferramentas de riscos do Guia PMBOK®
Ferramentas de aquisições do Guia PMBOK®
Ferramentas e técnicas
- Genéricas
- Opinião Especializada
- Sistema de gerenciamento de registros
- Decomposição
- Sistema de informações do gerenciamento de projetos
- Reuniões de controle de mudanças
- Habilidades interpessoais
- Habilidades de gerenciamento
- Métodos de previsão
- Análise de variação
- Brainstorming
- Diagramas Matriciais
- Matriz de priorização
- Reuniões
- Técnicas analíticas
- Entrevistas
- Análise de reservas
- Técnicas de tomada de decisão em grupo
- Técnicas de facilitação
- Ferramentas de controle de mudanças
- Técnica de grupo nominal
- Gerenciamento do valor agregado
- Escopo
- Tempo
- Modelos
- Planejamento em ondas sucessivas
- Método do diagrama de precedência
- Determinação de Dependências
- Aplicação de antecipações e esperas
- Modelos de diagrama de rede de cronograma
- Análise de alternativas
- Dados publicados para auxílio a estimativas
- Estimativa bottom-up
- Software de gerenciamento de projetos
- Estimativa análoga
- Estimativa paramétrica
- Estimativas de três pontos
- Análise de rede do cronograma
- Método do caminho crítico
- Método da corrente crítica
- Técnicas de otimização de recursos
- Técnicas de criação de modelos
- Compressão de cronograma
- Ferramenta de cronograma
- Análise de desempenho?
- Custos
- Qualidade
- Recursos
- Organogramas e descrições de cargos
- Rede de relacionamentos
- Teoria organizacional
- Pré-designação
- Negociação
- Contratação
- Equipes virtuais
- Análise de decisão envolvendo critérios múltiplos
- Observação e conversas
- Avaliações de desempenho do projeto
- Gerenciamento de conflitos
- Treinamento
- Atividades de construção da equipe
- Regras básicas
- Agrupamento
- Reconhecimento e recompensas
- Ferramentas de avaliação dos funcionários
- Comunicações
- Riscos
- Reuniões de planejamento e análise
- Revisões de documentação
- Técnicas de coleta de informações
- Análise de listas de verificação
- Análise de premissas
- Técnicas de diagramas
- SWOT
- Avaliação de probabilidade e impacto dos riscos
- Matriz de probabilidade e impacto
- Avaliação de qualidade dos dados sobre riscos
- Categorização de riscos
- Avaliação da urgência dos riscos
- Técnicas de coleta e apresentação de dados
- Técnicas de modelagem e análise quantitativa de riscos
- Estratégias para riscos negativos ou ameaças
- Estratégias para riscos positivos ou oportunidades
- Estratégias de respostas de contingência
- Reavaliação de riscos
- Auditorias de riscos
- Análises de variação e tendências
- Medição de desempenho técnico
- Aquisições
- Tipos de Contratos
- Análise de Fazer ou Comprar
- Reuniões com licitantes
- Técnicas de avaliação de propostas
- Estimativas independentes
- Publicidade
- Pesquisa de mercado
- Negociações das aquisições
- Auditorias de aquisições
- Acordos negociados
- Sistema de controle de mudanças no contrato
- Análise de desempenho das aquisições
- Sistemas de pagamento
- Administração de reivindicações
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- Eduardo Montes
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Atualmente, os gerentes de projetos passam mais tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.
Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.
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- Eduardo Montes
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A opinião especializada é a ferramenta e técnica mais usada pelos processos do Guia PMBOK®.
Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião).
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- Eduardo Montes
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Atualmente, os ambientes estão cada dia mais competitivos e com maior pressão, acarretando em mais conflitos.
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5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.
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- Eduardo Montes
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O método ou técnica Delphi é usada para obter consenso entre especialistas preservando o anonimato dos mesmos.
Abaixo seus principais passos:
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- Eduardo Montes
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Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores.
No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho (último nível da EAP).
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O sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), ou sistema de gerenciamento de projetos (SGP) disponibilizam as informações para cada parte interessada:
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A análise de reservas é a avaliação das reservas de custos e prazos a serem alocadas para contingências caso algum problema ocorra futuramente no projeto.
No início do projeto, considera-se os riscos identificados e sua probabilidade e impacto para determinar o valor a ser adicionado no orçamento e o aumento na duração prevista do projeto para contingências.
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Vale ressaltar que o processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos nos projetos.
Uma das principais responsabilidades do gerente de projeto é garantir que a melhor decisão seja tomada em tempo hábil.
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Análise de variação busca identificar a causa da diferença entre linha de base e real.
As etapas comuns são:
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Brainstorming é uma técnica usada para estimular o pensamento criativo e gerar novas ideias; um processo formal que pode ser usado de modo estruturado ou não.
- Seu principal objetivo é gerar um alto número de ideias de modo criativo e eficiente e principalmente, livre de críticas.
- É muito usado na identificação de riscos e resolução de problemas.
Principais benefícios:
- Encoraja participação de todos presentes.
- Permite aos participantes complementar ideias de outros participantes.
- Estimula ideias muito criativas.
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As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto.
Saiba mais sobre algumas das técnicas analíticas mais usadas:
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A técnica de grupo nominal é uma técnica mais estruturada e completa que o brainstorming.
Ela é usada principalmente na solução de problemas quando se quer obter consenso entre equipe sem que um integrante influencie o voto dos demais.
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A análise marginal é uma ferramenta para tomada de decisão construída com base no princípio 3 do livro "Principles of Economics" de Mankiw (2012), "Rational People Think at the Margin".
Para adotar uma mudança marginal, os benefícios obtidos devem superar os custos para adotá-la.
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- Eduardo Montes
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O diagrama matricial mostra a relação entre grupos de dados de forma multidimensional.
Principais usos:
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Os métodos de previsão tem como objetivo prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data. Veja abaixo alguns dos métodos mais comuns usados.
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Segundo Pindick e Rubinfeld (2002), de acordo com a Lei dos rendimentos decrescentes (do inglês, Law of diminishing returns), à medida que aumenta o uso de um determinado insumo (mantendo-se fixos os demais insumos), acaba-se chegando a um ponto em que a produção adicional decresce.
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As Ferramentas de controle de mudanças são usadas para automatizar integral ou parcialmente o processo de controle integrado de mudanças e podem conter:
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A análise de tendências é usada para prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data.
Para qualquer indicador com variações do esperado, deve-se buscar as causas das variações e entender como o indicador se comportará no futuro.
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A Matriz de priorização é um diagrama usada para priorizar (dar importância relativa) algo através de um ou mais critérios.
Abaixo um exemplo usado na nossa ferramenta Brainstorming com priorizacao.xlsx.
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- Gerenciamento do valor agregado
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Índice de desempenho para término (IDPT) [Inglês: TCPI(To-Complete Performance Index)]
O IDPT responde a seguinte questão: Com qual eficiência devemos usar os recursos restantes para terminar o projeto no orçamento previsto?
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As técnicas de facilitação são usadas para tornar nossas reuniões mais eficientes deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender esse objetivo, estimulando participação e ainda garantindo que as decisões tomadas serão corretamente documentadas e executadas.
Veja nos links abaixo algumas das técnicas de como se preparar, conduzir e acompanhar reuniões:
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- Eduardo Montes
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A entrevista é uma reunião, normalmente, entre duas pessoas, no qual o entrevistador fará perguntas ao entrevistado com o intuito de coletar dados específicos.
Em projetos, normalmente, o Gerente de projetos é o entrevistador.
Abaixo algumas dicas para tornar a entrevista mais efetiva.
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- Eduardo Montes
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As técnicas de tomada de decisão têm como objetivo selecionar a melhor alternativa entre todas as alternativas possíveis em tempo hábil.
O Guia PMBOK cita 2 ferramentas e técnicas em seus processos conforme tabela abaixo:
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- Eduardo Montes
- Gerenciamento do valor agregado
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A previsão sempre dependerá da premissa usada em relação ao desempenho futuro (EPT), onde:
- Estimativa para terminar (EPT): Estimativa para terminar o trabalho restante [Inglês: ETC(Estimate to complete)].
- Estimativa no Término (ENT): Estimativa para concluir todo o trabalho (Custo real atual + Estimativa para terminar o trabalho restante) [Inglês: EAC(Estimate at completion)].
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Uma boa prática é definir um comitê de controle de mudanças para ser responsável pela reunião e revisão das solicitações de mudança, além da aprovação ou rejeição das mesmas.
No comitê, os papéis e as responsabilidades devem ser claramente definidos e consentidos, as decisões documentadas e comunicadas para acompanhamento posterior e somente as solicitações de mudança aprovadas devem ser incorporadas à linha de base revisada.
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O sistema de gerenciamento de registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos.
Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.
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- Eduardo Montes
- Gerenciamento do valor agregado
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O gerenciamento do valor agregado é a ferramenta mais usada para analisar o desempenho do projeto comparando o planejado (linha de base) com o realizado.
Abaixo seus principais indicadores e suas respectivas formas de cálculo.
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- Eduardo Montes
- Gerenciamento do valor agregado
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Para usar o gerenciamento do valor agregado com o cronograma Gerenciamento do valor agregado.mpp
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