Atualmente, os gerentes de projetos passam mais o seu tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.

A opinião especializada é a ferramenta e técnica mais usada pelos processos do Guia PMBOK®.

Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião).

Atualmente, os ambientes estão cada dia mais competitivos e com maior pressão, acarretando em mais conflitos.

5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.

Vale ressaltar que o processo de tomada de decisão é um dos fatores mais críticos nos projetos.

Uma das principais responsabilidades do gerente de projeto é garantir que a melhor decisão seja tomada em tempo hábil.

O método ou técnica Delphi é usada para obter consenso entre especialistas preservando o anonimato dos mesmos.

Abaixo seus principais passos:

Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores.

No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho (último nível da EAP).

A análise de reservas é a avaliação das reservas de custos e prazos a serem alocadas para contingências caso algum problema ocorra futuramente no projeto.

No início do projeto, considera-se os riscos identificados e sua probabilidade e impacto para determinar o valor a ser adicionado no orçamento e o aumento na duração prevista do projeto para contingências.

Análise de variação busca identificar a causa da diferença entre linha de base e real.
As etapas comuns são:

Brainstorming é uma técnica usada para estimular o pensamento criativo e gerar novas ideias; um processo formal que pode ser usado de modo estruturado ou não.

• Seu principal objetivo é gerar um alto número de ideias de modo criativo e eficiente e principalmente, livre de críticas.
• É muito usado na identificação de riscos e resolução de problemas.

Principais benefícios:

• Encoraja participação de todos presentes.
• Permite aos participantes complementar ideias de outros participantes.
• Estimula ideias muito criativas.

A análise marginal é uma ferramenta para tomada de decisão construída com base no princípio 3 do livro "Principles of Economics" de Mankiw (2012), "Rational People Think at the Margin".

Para adotar uma mudança marginal, os benefícios obtidos devem superar os custos para adotá-la.

O sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), ou sistema de gerenciamento de projetos (SGP) disponibilizam as informações para cada parte interessada.
Para os executivos, dão visibilidade, controle e desempenho.

As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto.

Saiba mais sobre algumas das técnicas analíticas mais usadas:

A técnica de grupo nominal é uma técnica mais estruturada e completa que o brainstorming.

Ela é usada principalmente na solução de problemas quando se quer obter consenso entre equipe sem que um integrante influencie o voto dos demais.

O diagrama matricial mostra a relação entre grupos de dados de forma multidimensional.

Principais usos:

As Ferramentas de controle de mudanças são usadas para automatizar integral ou parcialmente o processo de controle integrado de mudanças e podem conter:

A Matriz de priorização é um diagrama usada para priorizar (dar importância relativa) algo através de um ou mais critérios.

Abaixo um exemplo usado na nossa ferramenta Brainstorming com priorizacao.xlsx.

Os métodos de previsão tem como objetivo prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data. Veja abaixo alguns dos métodos mais comuns usados.

Segundo Pindick e Rubinfeld (2002), de acordo com a Lei dos rendimentos decrescentes (do inglês, Law of diminishing returns), à medida que aumenta o uso de um determinado insumo (mantendo-se fixos os demais insumos), acaba-se chegando a um ponto em que a produção adicional decresce.

As técnicas de facilitação são usadas para tornar nossas reuniões mais eficientes deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender esse objetivo, estimulando participação e ainda garantindo que as decisões tomadas serão corretamente documentadas e executadas.

Veja nos links abaixo algumas das técnicas de como se preparar, conduzir e acompanhar reuniões:

Índice de desempenho para término (IDPT) [Inglês: TCPI(To-Complete Performance Index)]

O IDPT responde a seguinte questão: Com qual eficiência devemos usar os recursos restantes para terminar o projeto no orçamento previsto?

A entrevista é uma reunião, normalmente, entre duas pessoas, no qual o entrevistador fará perguntas ao entrevistado com o intuito de coletar dados específicos.

Em projetos, normalmente, o Gerente de projetos é o entrevistador.

Abaixo algumas dicas para tornar a entrevista mais efetiva.

O sistema de gerenciamento de registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos.
Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.

A previsão sempre dependerá da premissa usada em relação ao desempenho futuro (EPT), onde:

• Estimativa para terminar (EPT): Estimativa para terminar o trabalho restante [Inglês: ETC(Estimate to complete)].
• Estimativa no Término (ENT): Estimativa para concluir todo o trabalho (Custo real atual + Estimativa para terminar o trabalho restante) [Inglês: EAC(Estimate at completion)].

Uma boa prática é definir um comitê de controle de mudanças para ser responsável pela reunião e revisão das solicitações de mudança, além da aprovação ou rejeição das mesmas.

No comitê, os papéis e as responsabilidades devem ser claramente definidos e consentidos, as decisões documentadas e comunicadas para acompanhamento posterior e somente as solicitações de mudança aprovadas devem ser incorporadas à linha de base revisada.
 

Guia de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas e técnicas:

As técnicas de tomada de decisão têm como objetivo selecionar a melhor alternativa entre todas as alternativas possíveis em tempo hábil.

O Guia PMBOK cita 2 ferramentas e técnicas em seus processos conforme tabela abaixo:

O gerenciamento do valor agregado é a ferramenta mais usada para analisar o desempenho do projeto comparando o planejado (linha de base) com o realizado.

Abaixo seus principais indicadores e suas respectivas formas de cálculo.

Para usar o gerenciamento do valor agregado com o cronograma Gerenciamento do valor agregado.mpp
Pré-requisitos:

Uma das principais funções de um gerente de projetos é solucionar os problemas à medida que eles ocorrem.

Existem vários métodos e técnicas para solucioná-los que podem ser usadas de forma individual ou integrados.

Informações são conjuntos de dados significativos e úteis a seres humanos em processos como o de tomada de decisões.

As ferramentas e técnicas de gerenciamento de informações visam criar e conectar pessoas as informações.

Abaixo algumas das ferramentas e técnicas citadas no Guia PMBOK, 2017, pg. 103:

Segundo Peter Druker, Conhecimento é informação eficaz em ação focalizada em resultados.

As ferramentas e técnicas de gerenciamento de conhecimento visam criar novos conhecimentos e compartilhá-los.

Segundo Tom Davenport, gestão de conhecimento é a coleção de processos que governa a criação, disseminação e utilização do conhecimento para atingir plenamente os objetivos da organização.