Escritório de Projetos

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Procedimentos controle

Pré-requisitos

  • Cronograma do projeto criado conforme as regras usadas para geração do Status Report:
    • Usar o template Cronograma do Projeto.mpp.
    • Definido todos os elementos da EAP. Todo elemento da EAP deve ser marcado como Entrega.
    • Uma forma simples para revisar os elemento da WBS é filtrar no cronograma através do Menu EXIBIÇÃO - Estrutura de Tópicos - Nível 2
    • Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e marque na coluna Entrega com Sim todos elementos da EAP.

 

Passo a Passo

  • Abrir o Cronograma do projeto (.MPP - Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
  • Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e selecione "Atrasada" na coluna Status para identificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
  • Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
    • Selecionar as atividades que estão no prazo e clicar "Atualizar como agendado" conforme figura abaixo
    • Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
    • Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.

Atenção: Não mudar a data de término para não incluir dependência de término de atividade

  • Abrir o Registro dos pontos de atenção, denominado Registro das Questões (13.3.3.1) pelo Guia PMBOK.
  • Atualizar as questões (Issues em inglês) e criar novas caso elas tenham ocorrido
  • Selecionar as questões que serão reportadas no Status Report
    • 1: a ser apresentada somente no Status Report individual (limitado a 7 questões);
    • 2: a ser apresentado no SR individual e no SR consolidado (limitado a 3 questões)
    • Poderá ser reportado no máximo 10 questões por Status Report.
  • Atualizar as ações de cada questão.
  • Quando existir mais de uma ação para uma questão, registrar na Aba Ação.

Fundamental registrar todo histórico das ações para cada questão para aprendermos para novos projetos, mas, principalmente, para comunicarmos sempre que for necessário e deixarmos todos na mesma página.

  • Os pontos de atenção quando não documentados e monitorados de forma adequada são causas de conflito e desgaste entre a equipe.

Importante:

  • Se um projeto tiver mais de 3 questões em dois Status Report consecutivos, é um indício que ele está sendo mal gerenciado.
  • Agilize as questões do seu projeto e trabalhe de forma preventiva para evitar qualquer tipo de problema no seu projeto.
  • Tenha como meta não ter nenhuma questão no seu Status Report.
  • Quando existirem questões a serem reportadas, identifique alternativas e envolva as pessoas necessárias para a tomada de decisão.
  • Abrir a planilha SumarioExecutivo.xlsx na raiz do diretório do projeto
  • Inserir uma nova linha após o cabeçalho caso queira armazenar o histórico (Não é necessário)
  • Informar na primeira linha do cabeçalho as informações:
    • Data-SR: Data do Status Report, normalmente a data de hoje
    • Sumário Executivo: Resuma em um parágrafo as maiores conquistas e as maiores preocupações do seu projeto.
    • Prazo:
      • 1    Dentro do Prazo
      • 2    Leve desvio em atividades fora do caminho crítico
      • 3    Repacutação de datas será necessária

 

Boas práticas para atingir os objetivos da sua reunião e torná-la mais produtiva:

Prepare-se - Planejamento-Pré: Use o template de pauta definido...

  • Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
  • Escolher participantes e convocá-los com a pauta
  • Preparar a reunião (Informações necessárias)

Realização-Durante: Use o template de Ata definido...

  • Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão
  • Registrar principais decisões, ações c/ responsável e prazo
  • Determinar data da próxima reunião quando necessário

Acompanhamento-Pós Use o template de Ata definido...

  • Distribuir ata rapidamente
  • Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, ...

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