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Escritório de Projetos

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Metodologia

Metodologia

  • Como montar do zero um Escritório de Projetos e Metodologia de Gerenciamento em Projetos em menos de 90 dias

    Depois de implantar o PMO do Deutsche Bank e da CRK, fui convidado pelo CIO do DASA para implantar seu PMO como ferramenta estratégica para aumentar a maturidade da TI.

  • Execução e Controle

    4.1Visão Geral

    O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

  • Planejamento

    3.1Visão Geral

    O planejamento do projeto refina os objetivos do projeto e planeja o trabalho necessário para alcançá-los.

  • Iniciação

    2.1Visão Geral

    O principal objetivo do processo de iniciação é aprovar o projeto ou não de modo a auxiliar as partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto proposto.

  • Metodologia de gerenciamento de projetos

    Metodologia de gerenciamento de projetos

    Com o intuito de auxiliar a grande maioria dos gerentes de projetos, criamos uma metodologia otimizada para gerenciar os projetos baseada no Guia PMBOK® porém usando somente as saídas que consideramos essenciais (7 templates) e simplificamos os seus processos.
    Dos 49 processos do Guia PMBOK® Sexta Edição, reduzimos para 10 passos através de simplificações e agrupamentos. Mais detalhes na tabela com os dez passos.

    A metodologia já foi usada em diversas organizações e é aperfeiçoada continuamente de modo a garantir o sucesso dos projetos. Saiba mais em Metodologia 10 passos.

    Para as organizações que tem um nível de maturidade de gerenciamento de projetos mais avançado e quer adotar o padrão do Guia PMBOK® com 100% de aderência, e também para aqueles que querem estudá-lo integralmente, documentamos todos os 49 processos propostos pelo Guia PMBOK® com todas as suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas.
    Saiba mais em Processos do Guia PMBOK®.

    Solicite uma visita para customizarmos a metodologia conforme sua necessidade.

  • Aqui, o Gerente de Projetos....

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  • Saiba mais sobre Escritório de Projetos

    Exemplo de projeto Implantação Escritório de Projetos - PMO

    Como montar do zero um Escritório de Projetos e Metodologia de Gerenciamento em Projetos em menos de 90 dias

    Como Implantar um Escritório de Projetos - Passo a Passo

  • Indice completo da Metodologia

    O índice contém todos os hyperlinks para você ir direto ao assunto que lhe interessa sobre a metodologia de gerenciamento de projetos.

  • Metodologia

    Com o intuito de auxiliar a grande maioria dos gerentes de projetos, criamos uma metodologia otimizada para gerenciar os projetos baseada no Guia PMBOK® porém usando somente as saídas que consideramos essenciais (14 templates) e simplificamos os seus processos.

  • Nossa proposta para uma metodologia mais aderente ao Guia PMBOK®

    Abaixo, segue uma proposta de como um Escritório de Projetos e sua metodologia de gerenciamento de projetos pode atender boa parte das organizações com pequenos ajustes de acordo com as necessidades e características especificas de cada empresa.

  • Apendice

     O apêndice contém informações sobre a alocação de recursos, como os arquivos dos projetos são armazenados e quais são os documentos que podem complementar a metodologia.

  • Encerramento

    5.1Visão Geral

    O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

  • Metodologia de Gerenciamento de Projetos

    O Guia PMBOK® usa 49 processos para gerenciar seus projetos e nos orienta a adaptá-los conforme nossa necessidade. "Este Guia PMBOK® é diferente de uma metodologia. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. Este Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas e técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos." (PMI®, 2017 p. 2).

  • Metodologia de projetos em 10 passos

    Nossa metodologia tem como principal referência o livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida e o Guia PMBOK® do PMI®. Ela está baseada na aplicação e na integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos e é revisada de acordo com no nosso programa de melhoria contínua.

  • Criar novo projeto

    Importante: Obedecer os padrões

    Pode-se também criar o novo projeto em paralelo com a Inclusão do projeto no portfolio (Responsabilidade do PMO)

    Passo a Passo

    • Criar o diretório igual o nome do projeto debaixo da estrutura do Portfólio de Projetos
    • Copiar a estrutura da pasta templates ou modelos debaixo do diretório criado (Vide Referências).
    • Na pasta 02-Planejamento, renomeie o cronograma com o mesmo nome do projeto que deve ser também o mesmo nome do diretório criado.
    • À medida que os documentos forem atualizados, altere o nome do projeto de cada um dos documentos.
    • Para alterar o nome do projeto:
      • Clique no menu File - Show All properties - Altere o campo Subject incluindo o nome do projeto.
      • Volte para o documento, abra o cabeçalho, marque o campo com o nome do projeto e pressione a tecla F9.
  • Material sobre metodologia e grupos de processos de gerenciamento de projetos

    Para os interessados em aprender mais sobre metodologias e grupos de processos de gerenciamento de projetos preparamos abaixo 3 apresentações e um conjunto de referências para auxiliá-los.

    Imagem com os artefatos essenciais de nossa metodologia de gerenciamento de projetos por grupo de processos

    Apresentações

    1. Metodologia PMO-01-Iniciacao.pptx
    2. Metodologia PMO-02-Planejamento.pptx
    3. Metodologia PMO-03-Execucao Controle e Encerramento.pptx

    Saiba mais

    Caso necessite de informações adicionais sobre metodologias de gerenciamento de projetos ou tenha sugestões ou críticas do material apresentado, entre em contato conosco que teremos prazer em ajudá-lo.

  • Até 2020, Brasil precisará de 1,3 milhão gerentes de projetos

    Para aqueles que já atuam, ou pretendem atuar na área de projetos, segue uma matéria muito interessante e motivadora publicada pela Gazeta do Povo sobre o cargo de Gerente de Projetos:

    http://www.gazetadopovo.com.br/posgraduacao/conteudo.phtml?tl=1&id=1415290&tit=Ate-2020-Brasil-precisara-de-13-milhao-gerentes-de-projetos

  • Como superar a crise com a Reestruturação Organizacional

    Em um ambiente corporativo, cada vez mais desafiador. Temos de nos preparar cada vez mais para transpor os obstáculos técnicos, econômicos e políticos a nós apresentado.

    A todo instante surgem fatos novos e desafios diferentes. O domínio de práticas modernas de Gestão que permitem alcançar ou - por que não - superar os resultados esperados torna-se imprescindível.

    Além dos usuais entraves e dificuldades na gestão de um negócio, o ano de 2015 inicia com diversos desafios à frente para as empresas brasileiras de bens de consumo e serviços. Com perspectiva de crescimento econômico pessimista, altas taxas de juros, instabilidade política, crises energéticas, dentre outros fatores, este cenário proporciona especial atenção à competitividade interna de modo a garantir a sobrevivência dos negócios neste contexto.

  • Nível de Gerenciamento necessário

    Em Alice no País das Maravilhas, o Rei fala para Alice: - "Comece no começo e vá até você chegar ao final, e então pare".

    Podemos perfeitamente relacionar as palavras extraídas do texto literário - "Alice no País das Maravilhas de Charles Lutwidge Dodgson" - à elaboração e à descrição de um projeto. No início de qualquer trabalho, é necessário ter uma visão global e nítida do que se pretende desde o início até o fim da execução de um determinado projeto.

  • Kick-off Meeting

    Kickoff Meeting é a reunião inicial do projeto onde o gerente de projetos será apresentado, e apresentará o projeto e como ele será gerenciado para as partes interessadas.

    E como diz o ditado, a primeira impressão é a que fica.

    Então, um kickoff meeting mal feito pode levar seu projeto ao fracasso, e um kickoff metting bem conduzido pode lhe dar credibilidade e motivar as partes interessadas a trabalharem em busca dos objetivos do projeto.

    Nesse artigo explicarei como fazer um Kick-off Meeting baseado na Metodologia PMO de gerenciamento de projetos considerando que o gerente de projetos já foi selecionado e os levantamento inical do projeto já foi feito (Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas feitos e aprovados).

    Para se ter um kickoff meeting bem sucedido, necessário seguir os procedimentos em quatro momentos:

    • Até convocar a reunião;
    • Até o Kick-off Meeting;
    • Durante o Kick-off Meeting;
    • Depois da reunião de kick-off;

    Até a convocação da reunião do kickoff

    Questões a serem respondidas:

    • Qual informação devo ter para convocar o kickoff
    • Quem devo convocar para a reunião
    • Qual material devo anexar ao convite da reunião
    • Como convocar a reunião

    Qual informação devo ter para convocar o kickoff

    O ideal é que você tenha o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas levantado.

    Quem devo convocar para a reunião

    Baseado no Registro das partes interessadas, identifique quem deve estar na reunião e garante ter pelo menos um representante de cada área envolvida.

    Importante validar data e horário com as partes interessadas mais estratégicas para o projeto antes da convocação.

    Qual material devo anexar ao convite da reunião

    Como padrão da metodologia, anexo o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para dar oportunidade aos participantes de validarem os documentos.

    Como convocar a reunião

    Enviar e-mail com o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas convocando toda equipe.

    Texto Sugerido:

    Srs,

    Aguardo vocês para a reunião de kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em detalhe e as responsabilidade do time do projeto.

    Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá impactar sua área.

    Segue o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para validação do grupo.

    Cordialmente,

    Até o Kick-off Meeting

    Questões a serem respondidas:

    • Como preparar a apresentação a ser usada
    • Como o projeto será gerenciado
    • Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

    Como preparar a apresentação a ser usada

    Baixe a apresentação Kick-off do Projeto.pptx para servir de base para sua reunião de Kick-off do projeto.

    Antes de começar a apresentação

    A apresentação está estruturada em 4 partes:

    1. A importância de engajar no projeto agora: explique que estudos do instituto de gerenciamento de projetos mais respeitado munidal comprovam que este é o melhor momento para questionar qualquer informação e que a participação deles é fundamental para o sucesso do projeto. Enfatize que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas. Se você preferir, inclua o slide antes da agenda para falar na abertura da reunião.
    2. O projeto: comece explicando o projeto, o porque que ele foi iniciado, seus objetivos, e todas informações que julgar relevante sobre o projeto. Essa parte está dividida nos subtópicos:
      1. Justificativa do Projeto
      2. Premissas e Restrições
      3. Escopo do projeto
      4. Principais Pontos de Atenção
      5. Marcos com orçamento macro
    3. Como o projeto será gerenciado: deixe claro como você conduzirá o projeto explicando todos os procedimentos relacionados a gestão do projeto, como será feito a aprovação das mudanças solicitadas, a comunicação, e todos os procedimentos que você acreditar que ainda não estão claros e são importantes para o bom andamento do projeto. O importante aqui é não deixar dúvidas sobre a gestão do projeto, do início ao encerramento. Essa parte está dividida nos subtópicos:
      1. Iniciação
      2. Planejamento
      3. Execução e Controle
      4. Encerramento
    4. Próximos Passos: e por fim, convoque a todos a participar do projeto, indicando quais são as próximas atividades esperadas como validação do conteúdo apresentado, próximas reuniões do projeto, etc.

    Como o projeto será gerenciado

    Esse é a terceira parte da apresentação e está pronta baseada na metodologia PMO. Faça os ajustes conforme a necessidade do seu projeto.

    Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

    Baseado no Termo de abertura do projeto, proponha uma Estrutura Analítica do Projeto a ser validada na reunião e use o Dicionario da EAP.xlsx para registrar os responsáveis por cada entrega. Sugiro o uso das informações propostas pela matriz RACI conforme colunas incluídas na planilha.

    RACI   
    (R)esponsável pela execução (A)provador (C)onsultado (I)nformado

    Importante definir inicialmente quem é responsável pela execução e quem será o aprovador.

    Você pode complementar depois quem deve ser consultado e informado relativo a entrega.

    Se as informações não estiverem muito bem definidas e seu projeto tiver muitas entregas, é melhor agendar uma próxima reunião para revisar as entregas com os responsáveis.

    Durante o Kick-off Meeting

    Inicie a reunião explicando quem conduzirá a reunião (você) e quem fará o registro da reunião.

    Se possível, leve alguém da sua equipe para registrar todas sugestões de mudanças e gerar a ata da reunião. Caso contrário, faça você mesmo o registro da reunião.

    Use a apresentação feita para guiá-lo durante o Kick-off Meeting deixando claro para todos:

    • Como sua participação é importante desde já, e as implicações do seu envolvimento tardio no projeto;

    Muito Importante usar a reunião para criar uma ótima impressão e credibilidade com todos participantes, além de conseguir o engajamento de todos no projeto desde já.

    Use o gráfico Impacto dos custos da mudança com base decorrido no projeto para enfatizar que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas.

    • O que é o projeto, justificativa, escopo e todas informações que julgar relevante para o projeto.
    • Como o projeto será gerenciado.
    • Próximos passos.

    Mais detalhes no tópico anterior explicado como preparar a apresentação.

    Depois do Kick-off Meeting

    Revise seu Termo de abertura do projeto conforme solicitações da reunião e envie-o para aprovação junto com o registro da reunião o mais breve possível.

    Caso forem muitos participantes, consiga a aprovação dos representantes de cada área.

  • Procedimentos do Gerente de Projetos

     Índice com os Procedimentos do Gerente de Projetos

     

     

  • Atualizar Cronograma

    Pré-requisitos

    • Cronograma do projeto criado conforme as regras usadas para geração do Status Report:
      • Usar o template Cronograma do Projeto.mpp.
      • Definido todos os elementos da EAP. Todo elemento da EAP deve ser marcado como Entrega.
      • Uma forma simples para revisar os elemento da WBS é filtrar no cronograma através do Menu EXIBIÇÃO - Estrutura de Tópicos - Nível 2
      • Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e marque na coluna Entrega com Sim todos elementos da EAP.

     

    Passo a Passo

    • Abrir o Cronograma do projeto (.MPP - Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
    • Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e selecione "Atrasada" na coluna Status paraidentificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
    • Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
      • Selecionar as atividades que estão no prazo e clicar "Atualizar como agendado" conforme figura abaixo
      • Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
      • Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.

    Atenção: Não mudar a data de término para não incluir dependência de término de atividade

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