Depois de implantar o PMO do Deutsche Bank e da CRK, fui convidado pelo CIO do DASA para implantar seu PMO como ferramenta estratégica para aumentar a maturidade da TI.

4.1Visão Geral

O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

3.1Visão Geral

O planejamento do projeto refina os objetivos do projeto e planeja o trabalho necessário para alcançá-los.

2.1Visão Geral

O principal objetivo do processo de iniciação é aprovar o projeto ou não de modo a auxiliar as partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto proposto.

Metodologia de gerenciamento de projetos

APRENDE

• Conheça nosso Guia de Gerenciamento de Projetos, nosso ambiente dinâmico de auto aprendizado sobre gerenciamento de projetos.
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Exemplo de projeto Implantação Escritório de Projetos - PMO

Como montar do zero um Escritório de Projetos e Metodologia de Gerenciamento em Projetos em menos de 90 dias

Como Implantar um Escritório de Projetos - Passo a Passo

O índice contém todos os hyperlinks para você ir direto ao assunto que lhe interessa sobre a metodologia de gerenciamento de projetos.

Com o intuito de auxiliar a grande maioria dos gerentes de projetos, criamos uma metodologia otimizada para gerenciar os projetos baseada no Guia PMBOK® porém usando somente as saídas que consideramos essenciais (14 templates) e simplificamos os seus processos.

Abaixo, segue uma proposta de como um Escritório de Projetos e sua metodologia de gerenciamento de projetos pode atender boa parte das organizações com pequenos ajustes de acordo com as necessidades e características especificas de cada empresa.

 O apêndice contém informações sobre a alocação de recursos, como os arquivos dos projetos são armazenados e quais são os documentos que podem complementar a metodologia.

5.1Visão Geral

O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

O Guia PMBOK® usa 49 processos para gerenciar seus projetos e nos orienta a adaptá-los conforme nossa necessidade. "Este Guia PMBOK® é diferente de uma metodologia. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. Este Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas e técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos." (PMI®, 2017 p. 2).

Nossa metodologia tem como principal referência o livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida e o Guia PMBOK® do PMI®. Ela está baseada na aplicação e na integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos e é revisada de acordo com no nosso programa de melhoria contínua.

Importante: Obedecer os padrões

Pode-se também criar o novo projeto em paralelo com a Inclusão do projeto no portfolio (Responsabilidade do PMO)

Passo a Passo

• Criar o diretório igual o nome do projeto debaixo da estrutura do Portfólio de Projetos
• Copiar a estrutura da pasta templates ou modelos debaixo do diretório criado (Vide Referências).
• Na pasta 02-Planejamento, renomeie o cronograma com o mesmo nome do projeto que deve ser também o mesmo nome do diretório criado.
• À medida que os documentos forem atualizados, altere o nome do projeto de cada um dos documentos.
• Para alterar o nome do projeto:
  • Clique no menu File - Show All properties - Altere o campo Subject incluindo o nome do projeto.
  • Volte para o documento, abra o cabeçalho, marque o campo com o nome do projeto e pressione a tecla F9.

Para os interessados em aprender mais sobre metodologias e grupos de processos de gerenciamento de projetos preparamos abaixo 3 apresentações e um conjunto de referências para auxiliá-los.

Imagem com os artefatos essenciais de nossa metodologia de gerenciamento de projetos por grupo de processos

Apresentações

1. Metodologia PMO-01-Iniciacao.pptx
2. Metodologia PMO-02-Planejamento.pptx
3. Metodologia PMO-03-Execucao Controle e Encerramento.pptx

Saiba mais

Para aqueles que já atuam, ou pretendem atuar na área de projetos, segue uma matéria muito interessante e motivadora publicada pela Gazeta do Povo sobre o cargo de Gerente de Projetos:

http://www.gazetadopovo.com.br/posgraduacao/conteudo.phtml?tl=1&id=1415290&tit=Ate-2020-Brasil-precisara-de-13-milhao-gerentes-de-projetos

Em um ambiente corporativo, cada vez mais desafiador. Temos de nos preparar cada vez mais para transpor os obstáculos técnicos, econômicos e políticos a nós apresentado.

A todo instante surgem fatos novos e desafios diferentes. O domínio de práticas modernas de Gestão que permitem alcançar ou - por que não - superar os resultados esperados torna-se imprescindível.

Além dos usuais entraves e dificuldades na gestão de um negócio, o ano de 2015 inicia com diversos desafios à frente para as empresas brasileiras de bens de consumo e serviços. Com perspectiva de crescimento econômico pessimista, altas taxas de juros, instabilidade política, crises energéticas, dentre outros fatores, este cenário proporciona especial atenção à competitividade interna de modo a garantir a sobrevivência dos negócios neste contexto.

Em Alice no País das Maravilhas, o Rei fala para Alice: - "Comece no começo e vá até você chegar ao final, e então pare".

Podemos perfeitamente relacionar as palavras extraídas do texto literário - "Alice no País das Maravilhas de Charles Lutwidge Dodgson" - à elaboração e à descrição de um projeto. No início de qualquer trabalho, é necessário ter uma visão global e nítida do que se pretende desde o início até o fim da execução de um determinado projeto.

Kickoff Meeting é a reunião inicial do projeto onde o gerente de projetos será apresentado, e apresentará o projeto e como ele será gerenciado para as partes interessadas.

E como diz o ditado, a primeira impressão é a que fica.

Então, um kickoff meeting mal feito pode levar seu projeto ao fracasso, e um kickoff metting bem conduzido pode lhe dar credibilidade e motivar as partes interessadas a trabalharem em busca dos objetivos do projeto.

Nesse artigo explicarei como fazer um Kick-off Meeting baseado na Metodologia PMO de gerenciamento de projetos considerando que o gerente de projetos já foi selecionado e os levantamento inical do projeto já foi feito (Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas feitos e aprovados).

Para se ter um kickoff meeting bem sucedido, necessário seguir os procedimentos em quatro momentos:

• Até convocar a reunião;
• Até o Kick-off Meeting;
• Durante o Kick-off Meeting;
• Depois da reunião de kick-off;

Até a convocação da reunião do kickoff

Questões a serem respondidas:

• Qual informação devo ter para convocar o kickoff
• Quem devo convocar para a reunião
• Qual material devo anexar ao convite da reunião
• Como convocar a reunião

Qual informação devo ter para convocar o kickoff

O ideal é que você tenha o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas levantado.

Quem devo convocar para a reunião

Baseado no Registro das partes interessadas, identifique quem deve estar na reunião e garante ter pelo menos um representante de cada área envolvida.

Importante validar data e horário com as partes interessadas mais estratégicas para o projeto antes da convocação.

Qual material devo anexar ao convite da reunião

Como padrão da metodologia, anexo o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para dar oportunidade aos participantes de validarem os documentos.

Como convocar a reunião

Enviar e-mail com o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas convocando toda equipe.

Texto Sugerido:

Srs,

Aguardo vocês para a reunião de kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em detalhe e as responsabilidade do time do projeto.

Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá impactar sua área.

Segue o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para validação do grupo.

Cordialmente,

Até o Kick-off Meeting

Questões a serem respondidas:

• Como preparar a apresentação a ser usada
• Como o projeto será gerenciado
• Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Como preparar a apresentação a ser usada

Baixe a apresentação Kick-off do Projeto.pptx para servir de base para sua reunião de Kick-off do projeto.

Antes de começar a apresentação

A apresentação está estruturada em 4 partes:

1. A importância de engajar no projeto agora: explique que estudos do instituto de gerenciamento de projetos mais respeitado munidal comprovam que este é o melhor momento para questionar qualquer informação e que a participação deles é fundamental para o sucesso do projeto. Enfatize que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas. Se você preferir, inclua o slide antes da agenda para falar na abertura da reunião.
2. O projeto: comece explicando o projeto, o porque que ele foi iniciado, seus objetivos, e todas informações que julgar relevante sobre o projeto. Essa parte está dividida nos subtópicos:
   1. Justificativa do Projeto
   2. Premissas e Restrições
   3. Escopo do projeto
   4. Principais Pontos de Atenção
   5. Marcos com orçamento macro
3. Como o projeto será gerenciado: deixe claro como você conduzirá o projeto explicando todos os procedimentos relacionados a gestão do projeto, como será feito a aprovação das mudanças solicitadas, a comunicação, e todos os procedimentos que você acreditar que ainda não estão claros e são importantes para o bom andamento do projeto. O importante aqui é não deixar dúvidas sobre a gestão do projeto, do início ao encerramento. Essa parte está dividida nos subtópicos:
   1. Iniciação
   2. Planejamento
   3. Execução e Controle
   4. Encerramento
4. Próximos Passos: e por fim, convoque a todos a participar do projeto, indicando quais são as próximas atividades esperadas como validação do conteúdo apresentado, próximas reuniões do projeto, etc.

Como o projeto será gerenciado

Esse é a terceira parte da apresentação e está pronta baseada na metodologia PMO. Faça os ajustes conforme a necessidade do seu projeto.

Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Baseado no Termo de abertura do projeto, proponha uma Estrutura Analítica do Projeto a ser validada na reunião e use o Dicionario da EAP.xlsx para registrar os responsáveis por cada entrega. Sugiro o uso das informações propostas pela matriz RACI conforme colunas incluídas na planilha.

Importante definir inicialmente quem é responsável pela execução e quem será o aprovador.

Você pode complementar depois quem deve ser consultado e informado relativo a entrega.

Se as informações não estiverem muito bem definidas e seu projeto tiver muitas entregas, é melhor agendar uma próxima reunião para revisar as entregas com os responsáveis.

Durante o Kick-off Meeting

Inicie a reunião explicando quem conduzirá a reunião (você) e quem fará o registro da reunião.

Se possível, leve alguém da sua equipe para registrar todas sugestões de mudanças e gerar a ata da reunião. Caso contrário, faça você mesmo o registro da reunião.

Use a apresentação feita para guiá-lo durante o Kick-off Meeting deixando claro para todos:

• Como sua participação é importante desde já, e as implicações do seu envolvimento tardio no projeto;

Muito Importante usar a reunião para criar uma ótima impressão e credibilidade com todos participantes, além de conseguir o engajamento de todos no projeto desde já.

Use o gráfico Impacto dos custos da mudança com base decorrido no projeto para enfatizar que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas.

• O que é o projeto, justificativa, escopo e todas informações que julgar relevante para o projeto.
• Como o projeto será gerenciado.
• Próximos passos.

Mais detalhes no tópico anterior explicado como preparar a apresentação.

Depois do Kick-off Meeting

Revise seu Termo de abertura do projeto conforme solicitações da reunião e envie-o para aprovação junto com o registro da reunião o mais breve possível.

Caso forem muitos participantes, consiga a aprovação dos representantes de cada área.

 Índice com os Procedimentos do Gerente de Projetos

• Iniciação
  • Criar novo projeto
  • Kick-off Meeting
• Controle
  • Como gerar o Status Report
    • Atualizar Cronograma
    • Atualizar os pontos de atenção
    • Atualizar Sumário Executivo
  • Reunião - Preparação, Realização, Acompanhamento
• Parâmetros

Pré-requisitos

• Cronograma do projeto criado conforme as regras usadas para geração do Status Report:
  • Usar o template Cronograma do Projeto.mpp.
  • Definido todos os elementos da EAP. Todo elemento da EAP deve ser marcado como Entrega.
  • Uma forma simples para revisar os elemento da WBS é filtrar no cronograma através do Menu EXIBIÇÃO - Estrutura de Tópicos - Nível 2
  • Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e marque na coluna Entrega com Sim todos elementos da EAP.

Passo a Passo

• Abrir o Cronograma do projeto (.MPP - Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
• Use a view PMO-Acompanhamento (Menu EXIBIÇÃO - Outros modos de exibição - PMO-Acompanhamento) e selecione "Atrasada" na coluna Status paraidentificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
• Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
  • Selecionar as atividades que estão no prazo e clicar "Atualizar como agendado" conforme figura abaixo
  • 
  • Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
  • Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.

Atenção: Não mudar a data de término para não incluir dependência de término de atividade