Escritório de Projetos

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Necessidade de uma área ou da Organização

Um Escritório de Projetos, normalmente é criado para atender as necessidades de uma área da organização ou da organização como um todo.

  • Área da organização:
    • Uma área da organização (muitas vezes, Tecnologia da Informação), que possui muitos projetos necessita de uma gestão mais aprimorada de seu portfólio de projetos.
  • Corporativo:
    • Muitas vezes, o CEO da empresa, decide criar um PMO para gerenciar ou coordenar o portfólio de projetos da organização.
    • Um PMO corporativo poderá padronizar a metodologia de gerenciamento de projetos de toda organização e atuar de várias formas conforme os tipos de estrutura definidos abaixo.

 

Abordagem para Implantar

A forma na qual um PMO atua depende muito da abordagem adotada para sua implantação. Existem várias abordagem possíveis, mas, normalmente adoto uma das abordagens abaixo:

  • Piloto com um projeto ou um programa

Uma das formas que tenho adotado em vários dos meus clientes, é iniciar pela gestão de um ou mais projetos relacionados ou até um programa. Dessa forma, é possível notar os benefícios da criação de um PMO com um menor esforço e com uma menor resistência pelas partes interessadas.

  • Diagnóstico e Implantação gradual priorizando as formas de atuação ou tipos de estruturas

Outra maneira de implantar o PMO é fazendo um diagnóstico das principais formas que um PMO pode atuar e priorizando-as conforme as necessidades da organização.

Para explicar os diferentes tipos de estrutura e formas de atuação, usarei os tipos de estrutura apresentado no Guia PMBOK® 5a Edição.

 

Tipos de Estrutura

Segundo o Guia PMBOK® 5a Edição, existem várias estruturas possíveis que variam conforme o grau de controle e de influência da organização.

  • Suporte: papel consultivo em projetos fornecendo modelos e treinamento;
  • Controle: fornecem suporte e exigem conformidade com a metodologia de gerenciamento de projetos;
  • Diretivo: assumem o gerenciamento direto de projetos.

O poder exercido pelo PMO é menor na estrutura de Suporte e vai aumentando até chegar a gestão do portfólio de projetos da organização (Diretivo).

 

Explorando um pouco mais a implantação gradual por tipo de estrutura. A organização pode contratar um PMO ou empresa especializada como a nossa para ser responsável pela seguinte estrutura:

  • Suporte: Treinar os gerentes de projetos e habilitá-los a terem mais sucesso em seus projetos através das melhores práticas de gerenciamento de projetos;
  • Controle: Definir, criar e implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos e fornecer suporte e exigir conformidade com a metodologia;
  • Diretivo: Gerenciar o portfólio de projetos e assumir responsabilidade direta pelos resultados de cada projeto. Nessa estrutura, muitas vezes, o PMO será responsável também para criar e coordenar comitês relacionados aos projetos de modo a garantir que as principais partes interessadas estejam bem informadas em relação aos projetos e que possam deliberar em relação as questões dos projetos e seu portfólio.

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