Escritório de Projetos

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6Apêndice

6.1Alocação de recursos

Recursos serão gerenciados a fim de fornecer controles eficazes aos projetos em andamento. Novas solicitações serão avaliados semanalmente pelo comitê do PMO, que atribuirá os recursos apropriados aos projetos.

6.2Arquivo de projetos

O PMO manterá folders para cada projeto.  O folder "projetos" estará situado no servidor da empresa no diretório a ser definido.

O PMO criará um folder para cada projeto usando o nome do projeto no portfólio de projetos.

Os subfolders serão de acordo com os grupos de processo do projeto:

  • 01-Iniciação: Estudo de viabilidade e autorização para inicio da construção.
  • 02-Planejamento: Definição dos objetivos e da estratégia de implementação, assim como programação das atividades, prazos, custos, riscos e formação da equipe.
  • 03-Execução: Coordenação das pessoas e recursos para execução do plano de projeto.
  • 04-Controle: Medição do progresso do projeto visando identificar desvios para programar ações corretivas.
  • 05-Encerramento: Entrega do produto e formalização da aceitação do trabalho executado.
  • 99-Outros:  Contem outros documentos. 

Adicionalmente, toda a informação crítica relacionada ao projeto (formato não eletrônico) será arquivo em uma pasta apropriada. 

6.3Documentos complementares a metodologia

Documento

Resp.

 

Descrição

Solicitação

Solicitante

I

Documento que apresenta as entregas do projeto, seus requisitos e orçamento do projeto.

Declaração de Escopo

GP

I

Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas.

WBS (Work Breakdown Structure)

GP

P

Decomposição hierárquica orientada a entregas. Organiza e define o escopo total do trabalho. Gerado automaticamente pelo Project. Seção do Plano de Projeto.

Dicionário da WBS

GP

P

Descreve o trabalho a ser realizado em cada elemento da WBS. Será usado o campo de notas do MS Project.

Glossário

 

 

Descreve todos os termos usados no projeto para unificar o entendimento de todos os stakeholders.

Matriz de Responsabilidades

GP

P

Mostra a relação das pessoas associadas ao projeto e suas responsabilidades. Será usado um campo a parte no Project para definir quem é o responsável por cada atividade.

Estimativa de Custos (DRE)

GP

P

Determina o custo orçado do projeto. Usar o Project para levantamento dos custos.

Gerar os custos de forma automática para a planilha.

Analisar possibilidade de entrar receita no Project.

Plano de Gerenciamento de Comunicação

GP

P

Define quais informações precisarão ser geradas, para quem e como serão distribuídas. Esta uma seção do Plano de Projeto.

Encerramento do projeto

 

E

Indica o término do projeto e os procedimentos da transferência das entregas acabadas ou não acabadas do projeto.

6.4Referências

PMI® - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, 4 ed. Rio de Janeiro, 2008.

KERZNER, Harold. Project Management: A systems approach to planning, scheduling and controlling, 9ed. New York: John Wiley & Sons, 2006.

BERKUN, Scott. Making Things Happen: Mastering Project Management (Theory in Practice). USA: O´Reilly, 2008.