Escritório de Projetos

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Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

É composto pelas seguintes etapas:

  • Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
  • Especificar o produto/serviço
  • Estabelecer critérios de avaliação
  • Elaborar minuta do contrato
  • Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
  • Solicitar Propostas
    • Identificar lista dos fornecedores potenciais
    • Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
    • Divulgar pedido
  • Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.

 

Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra

What?

O que adquirir?

Why?

Por que? (Análise de fazer ou comprar)

When?

Quando? (Início e Término do Contrato)

Where?

Onde?

Who?

Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)

How?

Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)

How much?

Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

 

O que adquirir?

Baseado na EAP

  • Um pacote de trabalho ou
  • Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
  • Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho

 

Por que adquirir? Análise Make or buy

 

Quem participa das aquisições?

Aquisição Centralizada x Decentralizada

Tipo

Vantagens

Desvantagens

Centralizada

Padroniza

Forma especialistas

Compartilha recursos

Melhor controle

Descontos por volume

Ilha de conhecimento

Prioridade dada pelo setor de aquisições

Descentralizada

Maior conhecimento do que será adquirido

Prioridade dada pelo projeto

Não padronizado

Maior dificuldade no controle

Duplicidade de função

 

Tipo

Boas práticas

Centralizada

Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto

Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições

Descentralizada

Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores

PMO pode ajudar com histórico e padronização

 

 

Exemplo-Matriz de Responsabilidade

Parte interessada

Responsabilidade

Comprador

Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa

GP

Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade).

Mitigar riscos das contratações

Advogado

Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição

Setor técnico

Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva

Validar informações recebidas das propostas

Financeiro

Validar processo de liberação dos recursos financeiros

 

 

Fatores Críticos de Sucesso

  • Definição clara do que será comprado (SOW)
  • Restrições do projeto (prazo, custo, ...)
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
  • Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores
  • Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos
  • Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK®)

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

 

Saiba mais Gerenciamento das Aquisições

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12. Processos de Gerenciamento das aquisições do projeto
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Ferramentas de Aquisições do Guia PMBOK®
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Modelos/Templates e Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
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