Escritório de Projetos

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3Planejamento

3.1Visão Geral

O planejamento do projeto refina os objetivos do projeto e planeja o trabalho necessário para alcançá-los.

O processo do planejamento requer que o gerente de projeto desenvolva o plano de projeto e seus planos complementares.

A fase do planejamento definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto, estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para revisão e controle do projeto.

Mudanças significativas que venham a ocorrer durante os processos de execução e controle demandarão atividades do processo de planejamento.

3.2Pré-requisitos

  • Solicitação do projeto aprovada;
  • Gerente de projeto definido.

3.3Fatores críticos de sucesso:

  • Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas;
  • Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que os recursos estejam disponíveis conforme definido no plano de projeto;
  • Avaliar os riscos e criar plano de repostas;
  • Planejar o gerenciamento das comunicações do projeto;
  • Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

3.4Atividades

O responsável pelas atividades de planejamento descritas abaixo é o gerente de projeto.

3.4.1Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto (4.2-PMBOK)

Este é o processo necessário para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de projeto. O plano de projeto se torna a principal fonte de informações de como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado.

O plano de projeto e seus planos auxiliares são descritos nas saídas.

Após a aprovação do plano de projeto, a linha de base deve ser salva usando o MS Project.

A linha de base é a fotografia do planejado no momento de sua aprovação. Ela é usada para comparar com o realizado e verificar se existem desvios entre planejado x realizado.

Para salvar a linha de base no MS Project 2013, selecione o menu Project, e clique em Set Baseline, e novamente, Set Baseline.

Checklist

Desenvolver o plano de projeto e seus planos auxiliares consolidando todas as atividades de planejamento descritas abaixo. 

Plano de projeto concluído e aprovado.

Distribuir o plano de projeto de acordo com plano de gerenciamento das comunicações descrito abaixo.

Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas após a aprovação do plano do projeto.

Finalidade: descrever como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado

Entrada:Termo de Abertura do Projeto

Saída: Plano de Gerenciamento do Projeto

3.4.2Definir o escopo do projeto

PMBOK

Coletar os requisitos (5.2-PMBOK): Definir e documentar as necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.

Definir o escopo (5.3-PMBOK): Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto.

Criar a EAP (5.4-PMBOK): Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Será construído baseado na solicitação de projeto aprovada. É uma seção do plano de projeto que declara qual trabalho deve ser realizado e quais entregas necessitam ser produzidas.

A declaração do escopo fornece a base para as futuras decisões do projeto.

É uma seção do plano de projeto ou um documento complementar dependendo da complexidade do projeto. A declaração de escopo contém:

  • Objetivos do Projeto;
  • Premissas e Restrições;
  • Lista das entregas e seus requisitos;
  • Estrutura Analítica do Projeto;
  • Fora do escopo do projeto (O que não está incluído no projeto);
  • Critérios de aceitação do projeto.

Checklist

Definir os objetivos do projeto.

Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico, Mensurável e Alcançável).

Desenvolver um processo de aceitação de entrega.

Finalidade:Descrever de forma clara as entregas do projeto 

Entrada:Termo de Abertura do Projeto

Saída:

3.4.3Planejar o gerenciamento da qualidade (8.1-PMBOK)

É uma seção do plano de projeto ou plano auxiliar (Plano de Qualidade).

Tem como objetivo:

  • Identificar os padrões de qualidade relevantes ao projeto e determinar como satisfazê-los.
  • Garantir que toda a atividade do projeto é aderente com as políticas e padrões de qualidade da empresa e que todas as entregas estão em conformidade com seus critérios de aceitação.

Este processo é composto pelas seguintes atividades:

  • Definir os padrões de qualidade aplicáveis ao projeto;
  • Descrever os critérios necessários para atender os padrões de qualidade definidos e como e quando serão verificados (pontos de verificação).

Tipos de critério

Aplica para

Descrição

Critérios de aceitação

Entregas e Projeto

Define os critérios que serão usados para aprovar ou não a entrega. Podem ser entregas, aprovações ou eventos que devem ocorrer antes de sua conclusão.

Pré-requisitos ou Dependências

Atividades,  Entregas e Fases

Define os pré-requisitos que devem estar disponíveis antes do início da atividade (materiais, pessoal, aprovações)

O gerente de projeto usa os critérios de aceitação para aprovar a conclusão de um marco e para assegurar que os produtos e os serviços entregues estão em conformidade com os requisitos do projeto.

CheckList

Verificar as políticas e padrões definidos pela empresa.

Definir processo de auditoria que será usado avaliar o desempenho do projeto.

Definir processo que assegurará que os requisitos do cliente e as políticas e padrões da empresa sejam cumpridos.

Definir quais resultados do projeto serão monitorados e como monitorá-los.

Estabelecer critérios de aceitação das entregas e como e quando serão verificados.

Estabelecer pré-requisitos para as principais atividades do projeto

Documentar todos pontos acima no plano de qualidade ou na seção do plano de projeto.

Finalidade: Identificar os requisitos e padrões de qualidade do projeto e suas entregas e documentar como será verificado a conformidade dos mesmos.

Entrada:

Saída:

3.4.5Planejar o gerenciamento dos recursos humanos (9.1-PMBOK)

É uma seção do plano de projeto.

Considerando as restrições de recursos tais como projetos simultâneos, atividades do dia-a-dia e diferentes prioridades, o gerente de projeto deve definir como executar o projeto com sucesso e quais as responsabilidades de cada membro da equipe e garantir o comprometimento dos mesmos.

CheckList

Identificar o conjunto de habilidades requeridas por função.

Alocar ou contratar membros da equipe do projeto.

Descrever Organização do projeto incluindo funções e responsabilidades no plano do projeto.

Membros da equipe estão alocados e comprometidos com o projeto.

Finalidade:Identificar e documentar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, além de criar o plano de gerenciamento de pessoal.

Entrada:Plano de Gerenciamento do Projeto

Saída: Plano de Recursos Humanos Ou seção do plano de projeto

3.4.6Criar o cronograma e o orçamento do projeto

Este processo agrupa os seguintes processos do PMBOK:

  • Definir as Atividades (6.2-PMBOK): Identifica as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto.
  • Sequenciar as Atividades (6.3-PMBOK): Identifica e documenta as dependências entre as atividades do cronograma.
  • Estimar os recursos das atividades (6.4-PMBOK) e Estimar as durações das atividades (6.5-PMBOK): Estima o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma.
  • Desenvolver o Cronograma (6.6-PMBOK)
    • Inclui restrições do cronograma: (Pré-requisito para o cálculo da duração das atividades)
    • Restrição é uma entrada que interfere na duração da atividade.
    • Podem ser:
      • Deadline: Data indicativa do término de uma atividade, não restringe seu planejamento
      • Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO.
      • Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica.
      • Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade.
      • Calendário do projeto: dias úteis para o projeto.

CheckList

Cronograma criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os recursos necessários para executá-las.

Orçamento gerado automaticamente com base no cronograma do projeto.

Finalidade: Detalhar para cada pacote de trabalho, suas atividades. Para cada atividade definida, seus recursos necessários e duração prevista.

Entrada:

Saída:

3.4.7Planejar o gerenciamento das comunicações (10.1-PMBOK)

É uma seção do plano de projeto.

O processo assegura a geração, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição das informações do projeto de forma adequada e em tempo hábil.

Status report é a principal ferramenta para comunicação em projetos. É recomendado que o status report seja semanal para a maioria dos projetos.

Para seguir os padrões de comunicação do PMO, o gerente de projeto deve usar os seguintes templates:

CheckList

Definir qual informação é necessária, quem gera, quem recebe, quando e como será comunicado.

Finalidade: Determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir quem irá gerá-la e quem irá recebê-la, quando e como será comunicada.

Entrada:

Saída: Plano de gerenciamento das comunicações ou Seção do plano de projeto atualizada.

3.4.8Analisar os riscos

É um plano auxiliar do plano de projeto.

A abordagem definida pelo PMO é sempre identificar os riscos do projeto e para cada um dos riscos, definir probabilidade, impacto e ação que será tomada conforme template de Gestão de Riscos.

Este processo é composto pelos seguintes processos do PMBOK:

Defini como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto

Determina os riscos que podem afetar o projeto e documentar suas características.

Prioriza riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

Analisa numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

Envolve muito esforço e será somente justificável para projetos de alta complexidade com aprovação do Comitê do Escritório de Projetos.

Desenvolve opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

CheckList

Identificar potenciais riscos para o projeto.

Avaliar o impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados.

Determinar o plano de resposta aos riscos, incluindo os planos de contingência.

Finalidade:

  • Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e
  • Diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto.

Entrada:

Saída:

Plano complementar de riscos

3.4.9Determinar o controle integrado de mudanças

É uma seção do plano de projeto.

Este é o processo necessário para:

  • Determinar como as solicitações de mudança serão determinadas, revisadas, aprovadas e controladas.
  • Garantir implementação somente de mudanças aprovadas.
  • Manter integridade das linhas de base incorporando somente mudanças aprovadas e mantendo configuração e documentação de planejamento.

Toda mudança solicitada deve ser avaliada inicialmente pelo gerente de projeto e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou por um comitê de controle de mudanças.

Responsabilidades desse comitê são definidas e acordadas com o patrocinador e com o cliente.

Ferramenta: Sistema de gestão de configuração com controle integrado de mudanças.

  • Processo eficaz e padronizado para gerenciar mudanças de um projeto
  • Inclui identificação, documentação e controle das mudanças na linha de base (características funcionais e físicas de um produto ou componente)
  • Nível aplicado depende da área de aplicação, dos requisitos de contratos e do contexto e ambiente do projeto
  • Estabelece método evolutivo para identificar e solicitar mudanças nas linhas de base e para avaliar o valor e a eficácia dessas mudanças
  • Meio para validar e melhorar o projeto ao considerar impacto de cada mudança
  • Fornece mecanismo para comunicar as mudanças às partes interessadas.
  • Sistema de acompanhamento p/ revisar e aprovar as mudanças
  • Atividades de gerenciamento de configuração no controle de mudanças:
    • Identificação da configuração. Fornecimento da base a partir da qual:
      • Configuração de produtos é definida e verificada
      • Produtos e documentos são denominados
      • Mudanças são gerenciadas
      • Contabilidade é mantida
    • Contabilidade do andamento da configuração. Captura, armazenamento e acesso às informações de configuração necessárias para gerenciar produtos. (Mudanças e sua implementação)
    • Auditoria e verificação da configuração. Validação dos requisitos funcionais e de desempenho definidos na documentação. (Conformidade dos produtos ou componentes com os requisitos)

CheckList

Definir a abordagem, ferramentas e workflow usado para avaliar os pedidos de mudança. Veja nosso template de solicitação de mudança.

O gerenciamento do controle de mudanças é aprovado através do plano de projeto.

3.4.10Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1-PMBOK)

É um plano auxiliar do plano de projeto e será tratado de forma separada. 

Para seguir o padrão de PMO, o gerente de projeto deve seguir a política de outsourcing definida pela empresa.

Finalidade: determinar o que comprar ou adquirir e quando e como fazer isso e documentar os requisitos de produtos, serviços e resultados, além de identificar possíveis fornecedores.

Entrada:

Saída: Plano de gerenciamento das aquisições ou Seção do plano de projeto atualizada.

3.5Saída

3.5.1Plano de projeto

O plano de projeto é concluído no fim da fase do planejamento e é usado para:

  • Guiar a execução, controle e encerramento do projeto.
  • Documentar as ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto.

O plano de projeto pode incluir:

  • Como os processos serão usados para gerenciar o projeto, dependências e interações dos processos, suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas;
  • Como o trabalho será executado para alcançar os objetivos do projeto;
  • Como monitorar e controlar as mudanças;
  • Necessidade e técnicas de comunicação entre as partes interessadas;
  • Ciclo de vida do projeto e fases associadas.

O plano de projeto é composto por planos auxiliares e outros documentos que são detalhados de acordo com as necessidades de cada projeto:

  • Declaração do escopo: seção do plano de projeto que declara qual trabalho deve ser realizado e quais entregas necessitam ser produzidos.  Deve ser detalhado na especificação técnica do projeto.
  • Especificação Técnica do Projeto: Este documento suporta a equipe de tecnologia e funciona como um guideline durante todo o projeto.
  • Cronograma do Projeto:
    • É um arquivo do software de gerenciamento de projetos que possui todas atividades do projeto. Além disso, funciona como linha de base para controlar o progresso do projeto.
    • É criado usando o pool de recursos (controlado pelo PMO) que permite que cada membro da equipe do projeto verifique suas atividades para cada projeto na empresa.
    • Serve como uma guia à equipe de projeto e fortalece o comprometimento ao projeto.
    • O cronograma do projeto deve conter a lista de marcos do projeto.
  • Plano de gerenciamento da qualidade ou seção do plano do projeto.
  • Plano de gerenciamento das comunicações ou seção do plano de projeto.
  • Plano de gestão de risco.
  • Plano de Recursos Humanos ou seção do plano do projeto.
  • Plano de gerenciamento das aquisições.