O Guia PMBOK® usa 49 processos para gerenciar seus projetos e nos orienta a adaptá-los conforme nossa necessidade. “Este Guia PMBOK® é diferente de uma metodologia. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. Este Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas e técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos.” (PMI®, 2017 p. 2).

1.1Introdução

Criei uma metodologia baseada nas melhores práticas do Guia PMBOK® otimizando seus processos e detalhando passo a passo como usá-los. São dez passos essenciais explicados de forma sequencial e lógica através dos cinco grupos de processos do Guia PMBOK® e detalhados nos cinco capítulos do livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, do início ao encerramento do projeto, que se aplicados em seus projetos farão você transformar seus objetivos em realidade.

1.2Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos, também conhecido como PMO (do inglês, Project Management Office), é a área da organização que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos.

O Escritório de Projetos tem como missão “Identificar, divulgar e apoiar o uso das melhores práticas de gerenciamento de projeto de modo a garantir a satisfação do cliente e a rentabilidade dos projetos”.

Os objetivos primários do Escritório de Projetos são:

• Criação e coordenação de um pool de recursos.
• Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas, políticas, normas, procedimentos e templates de documentos de Gerenciamento de Projetos.
• Repositório e Gerenciamento para riscos compartilhados entre os projetos.
• Definição e gerenciamento das ferramentas de Gerenciamento de Projetos.
• Coordenação central das comunicações entre projetos.
• Treinamento para os Gerentes de Projetos.
• Monitoramento dos projetos em andamento, suportando os Gerentes de Projetos em suas atividades.
• Coordenação dos padrões de qualidade globais do projeto.
• Garantir que o projeto e seus produtos atendam as necessidades implícitas e explícitas do Cliente (Escopo), sejam disponibilizados a tempo (Prazo) e com preço e custos compatíveis (Custo).
• Gestão do Portfólio de projetos e do pipeline de projetos.

Abaixo, as diretrizes do Escritório de Projetos:

• Metodologia baseada no Guia PMBOK®.
• Resposta ágil as necessidades do cliente.
• Uso das melhores práticas e da melhoria contínua.

1.3Objetivo

O objetivo principal desses artigos é descrever a metodologia proposta e seus artefatos como, documentos, templates e políticas.

1.4Definição de Termos

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

O Gerente de Projeto é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.

Um projeto é composto de fases. Cada fase possui entregas específicas.

Entrega é qualquer produto ou serviço gerado pelo projeto e que seja verificável (critérios de aceitação).

Estrutura analítica do projeto / Work Breakdown Structure (WBS) é a decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto.

Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle.

Portfólio é o conjunto de projetos ou programas agrupados a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos. É representado por um documento contendo todos os projetos da empresa, fase atual, gerente de projeto responsável, principais integrantes da equipe, prioridade, entre outras informações sobre o projeto.

Pipeline é o conjunto de projetos solicitados por colaboradores ou clientes da empresa aguardando definição do comitê do Escritório de Projetos sobre data de início, responsável e equipe do projeto, também como, os projetos que foram suspensos pelo comitê do Escritório de Projetos (podem ser retomados futuramente). Os projetos cancelados pelo comitê do Escritório de Projetos e os projetos concluídos não fazem parte do pipeline.

Escritório de Projetos / PMO-Project Management Office é área que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos.

Modelo / Template de gerenciamento de projetos: Um documento parcialmente completo em um formato predefinido, que fornece uma estrutura definida para coletar, organizar e apresentar informações e dados.

1.5Grupos de Processos

A metodologia está baseada na aplicação e integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos do PMBOK. Um grupo de processo é um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto. Abaixo, os grupos de processos na qual é baseada a metodologia:

• Iniciação: Estudo de viabilidade e autorização para inicio do projeto.
• Planejamento: Refinamento dos objetivos e da estratégia de implementação, assim como programação das atividades, prazos, custos, riscos e formação da equipe.
• Execução: Coordenação das pessoas e recursos para execução do plano de projeto.
• Controle: Medição do progresso do projeto visando identificar desvios para programar ações corretivas.
• Encerramento: Entrega do produto e formalização da aceitação do trabalho executado.

1.6Templates

Para gerenciar melhor as atividades desses processos são usados modelos de documento que são aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas pelo Escritório de Projetos.

1.7Organização do documento

Para facilitar a pesquisa e recuperação de informações, as próximas seções seguirão os grupos de processos de Gerenciamento de Projetos descritos no tópico anterior.

Cada seção está organizada nos seguintes tópicos:

• Visão Geral
• Pré-requisitos
• Fatores críticos de sucesso
• Passos

1.8Escopo do Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos é responsável por atender todos os objetivos descritos no tópico Visão Geral em relação aos projetos incluídos no Portfólio de Projetos.

1.8.1Tipos de Projeto

Os projetos são categorizados de acordo com as necessidades de cada empresa, sendo que, a metodologia pode variar de acordo com o tipo de projeto e suas características específicas.

1.8.2Acompanhamento do Escritório de Projetos

Toda solicitação de projeto será mantido no Pipeline até que o comitê do Escritório de Projetos defina sua data de início, responsável ou Gerenciamento de Projetos e equipe do projeto.

A partir daí, o Escritório de Projetos auxilia o Gerente de Projetos de modo a garantir o sucesso do projeto (critérios definidos na Declaração de Escopo).

Abaixo, um sumário dos documentos (Templates) e atividades considerados fundamentais para um gerenciamento de projetos efetivo.

1.8.3Artefatos para Gerenciar um Projeto…

Click para ver os artefatos na seção templates…

1.8.4Passos para Gerenciar um Projeto

Os 10 passos estão detalhados nos capítulos (Cap.) do Livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos e resumidos nos links abaixo para nossos usuários registrados.

1.9Fora do Escopo

As atividades não relacionadas com gerenciamento dos projetos e seu portfólio estão fora do escopo do Escritório de Projetos.

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.