Escritório de Projetos

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Kickoff Meeting é a reunião inicial do projeto onde o gerente de projetos será apresentado, e apresentará o projeto e como ele será gerenciado para as partes interessadas.

E como diz o ditado, a primeira impressão é a que fica.

Então, um kickoff meeting mal feito pode levar seu projeto ao fracasso, e um kickoff metting bem conduzido pode lhe dar credibilidade e motivar as partes interessadas a trabalharem em busca dos objetivos do projeto.

Nesse artigo explicarei como fazer um Kick-off Meeting baseado na Metodologia PMO de gerenciamento de projetos considerando que o gerente de projetos já foi selecionado e os levantamento inical do projeto já foi feito (Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas feitos e aprovados).

Para se ter um kickoff meeting bem sucedido, necessário seguir os procedimentos em quatro momentos:

  • Até convocar a reunião;
  • Até o Kick-off Meeting;
  • Durante o Kick-off Meeting;
  • Depois da reunião de kick-off;

Até a convocação da reunião do kickoff

Questões a serem respondidas:

  • Qual informação devo ter para convocar o kickoff
  • Quem devo convocar para a reunião
  • Qual material devo anexar ao convite da reunião
  • Como convocar a reunião

Qual informação devo ter para convocar o kickoff

O ideal é que você tenha o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas levantado.

Quem devo convocar para a reunião

Baseado no Registro das partes interessadas, identifique quem deve estar na reunião e garante ter pelo menos um representante de cada área envolvida.

Importante validar data e horário com as partes interessadas mais estratégicas para o projeto antes da convocação.

Qual material devo anexar ao convite da reunião

Como padrão da metodologia, anexo o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para dar oportunidade aos participantes de validarem os documentos.

Como convocar a reunião

Enviar e-mail com o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas convocando toda equipe.

Texto Sugerido:

Srs,

Aguardo vocês para a reunião de kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em detalhe e as responsabilidade do time do projeto.

Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá impactar sua área.

Segue o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para validação do grupo.

Cordialmente,

Até o Kick-off Meeting

Questões a serem respondidas:

  • Como preparar a apresentação a ser usada
  • Como o projeto será gerenciado
  • Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Como preparar a apresentação a ser usada

Baixe a apresentação Kick-off do Projeto.pptx para servir de base para sua reunião de Kick-off do projeto.

Antes de começar a apresentação

A apresentação está estruturada em 4 partes:

  1. A importância de engajar no projeto agora: explique que estudos do instituto de gerenciamento de projetos mais respeitado munidal comprovam que este é o melhor momento para questionar qualquer informação e que a participação deles é fundamental para o sucesso do projeto. Enfatize que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas. Se você preferir, inclua o slide antes da agenda para falar na abertura da reunião.
  2. O projeto: comece explicando o projeto, o porque que ele foi iniciado, seus objetivos, e todas informações que julgar relevante sobre o projeto. Essa parte está dividida nos subtópicos:
    1. Justificativa do Projeto
    2. Premissas e Restrições
    3. Escopo do projeto
    4. Principais Pontos de Atenção
    5. Marcos com orçamento macro
  3. Como o projeto será gerenciado: deixe claro como você conduzirá o projeto explicando todos os procedimentos relacionados a gestão do projeto, como será feito a aprovação das mudanças solicitadas, a comunicação, e todos os procedimentos que você acreditar que ainda não estão claros e são importantes para o bom andamento do projeto. O importante aqui é não deixar dúvidas sobre a gestão do projeto, do início ao encerramento. Essa parte está dividida nos subtópicos:
    1. Iniciação
    2. Planejamento
    3. Execução e Controle
    4. Encerramento
  4. Próximos Passos: e por fim, convoque a todos a participar do projeto, indicando quais são as próximas atividades esperadas como validação do conteúdo apresentado, próximas reuniões do projeto, etc.

Como o projeto será gerenciado

Esse é a terceira parte da apresentação e está pronta baseada na metodologia PMO. Faça os ajustes conforme a necessidade do seu projeto.

Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Baseado no Termo de abertura do projeto, proponha uma Estrutura Analítica do Projeto a ser validada na reunião e use o Dicionario da EAP.xlsx para registrar os responsáveis por cada entrega. Sugiro o uso das informações propostas pela matriz RACI conforme colunas incluídas na planilha.

RACI   
(R)esponsável pela execução (A)provador (C)onsultado (I)nformado

Importante definir inicialmente quem é responsável pela execução e quem será o aprovador.

Você pode complementar depois quem deve ser consultado e informado relativo a entrega.

Se as informações não estiverem muito bem definidas e seu projeto tiver muitas entregas, é melhor agendar uma próxima reunião para revisar as entregas com os responsáveis.

Durante o Kick-off Meeting

Inicie a reunião explicando quem conduzirá a reunião (você) e quem fará o registro da reunião.

Se possível, leve alguém da sua equipe para registrar todas sugestões de mudanças e gerar a ata da reunião. Caso contrário, faça você mesmo o registro da reunião.

Use a apresentação feita para guiá-lo durante o Kick-off Meeting deixando claro para todos:

  • Como sua participação é importante desde já, e as implicações do seu envolvimento tardio no projeto;

Muito Importante usar a reunião para criar uma ótima impressão e credibilidade com todos participantes, além de conseguir o engajamento de todos no projeto desde já.

Use o gráfico Impacto dos custos da mudança com base decorrido no projeto para enfatizar que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas.

  • O que é o projeto, justificativa, escopo e todas informações que julgar relevante para o projeto.
  • Como o projeto será gerenciado.
  • Próximos passos.

Mais detalhes no tópico anterior explicado como preparar a apresentação.

Depois do Kick-off Meeting

Revise seu Termo de abertura do projeto conforme solicitações da reunião e envie-o para aprovação junto com o registro da reunião o mais breve possível.

Caso forem muitos participantes, consiga a aprovação dos representantes de cada área.

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