Escritório de Projetos

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2Iniciação

2.1Visão Geral

O principal objetivo do processo de iniciação é aprovar o projeto ou não de modo a auxiliar as partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto proposto.

O Escritório de Projetos deve zelar pela seleção dos projetos de maior retorno e pelo uso dos melhores recursos em cada projeto. 

Esta fase é concluída com o projeto aprovado e o gerente de projeto atribuído.

2.2Fatores Críticos de Sucesso

  • Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto;
  • Alinhamento com o plano estratégico da empresa;
  • Identificação de um patrocinador;
  • Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos;
  • Aceitação formal pelo patrocinador do custo do projeto;
  • Identificação do gerente de projeto;
  • Identificação da data de início e das dependências do projeto;
  • Reconhecer no ambiente externo, oportunidades e ameaças;
  • Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...).

2.3Atividades

2.3.1Solicitar o projeto

Responsável: Quem identificou a necessidade

Um projeto inicia para atender alguma necessidade da empresa originada por várias causas como a criação de um novo produto, uma exigência legal, licitações, solicitação de um cliente, entre outras.

A pessoa que identificou a necessidade deve descrever:

  • As necessidades do negócio;
  • Os requisitos e características dos produtos (de forma sumária);
  • As razões para seleção do projeto.

O solicitante pode usar o Escritório de Projetos para a composição do documento.

Finalidade: Descrever a solicitação explicando de forma clara a necessidade do solicitante com informações suficientes para decidir sobre a viabilidade da solicitação ou não.

Entrada: Ideia e/ou Necessidade do solicitante

Saída: Solicitação do Projeto

2.3.2Selecionar os projetos

Responsável: Comitê do Escritório de Projetos.

A seleção de um projeto deve ocorrer através do comitê do Escritório de Projetos com base na solicitação do projeto.
Ela ocorre pela primeira vez após a solicitação do projeto em reunião de comitê.
Após sua primeira aprovação, é criado o termo de abertura do projeto e o registro de partes interessadas e é reavaliada pelo comitê novamente, antes da convocação do Kick-off Meeting do Projeto.

Finalidade:Selecionar os melhores projetos solicitados alinhados com a estratégia da organização.

Entrada: Solicitação do Projeto

Saída: Portfólio de Projetos atualizado

2.3.3Desenvolver o termo de abertura do projeto

Guia: Desenvolver o termo de abertura do projeto

Responsável: Gerente de Projeto

O Gerente de projeto será notificado pelo Escritório de Projetos, ou pelo seu comitê que irá assumir o projeto e também qual será a equipe do projeto.

Com essa informação, o Gerente de Projetos elabora o termo de abertura indicando:

  • Gerente de Projeto;
  • Data de início do projeto e suas dependências;
  • Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
  • Justificativa do projeto;
  • WBS.
  • Orçamento resumido.

E envia um e-mail com o termo de abertura formalizando o início do projeto e convocando a equipe do projeto para a reunião do Kick-off Meeting.

Finalidade: descrever o projeto com informações de alto nível, porém, com detalhe suficiente para aprovação do projeto.

Entrada: Solicitação do Projeto

Saída: Termo de abertura

2.3.4Identificar as partes interessadas

Guia:

Responsável: Gerente de Projeto

Em relação às partes interessadas, o GP deve:

  • Identificá-las
  • Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional)
  • Determinar necessidades e expectativas
  • Gerenciar influência sobre os requisitos
  • Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições conflitantes
  • Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos das partes interessadas
  • O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes da sinfônica

Finalidade: identificar os principais envolvidos no projeto e alinhar suas expectativas em relação ao projeto.

Entrada: Termo de Abertura do Projeto

Saída: Registro das partes interessadas / Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

A parte relacionada a resistência e sua estratégia deve ser de conhecimento somente do GP e pessoas de sua confiança

2.3.5Kick-off Meeting

Responsável: Gerente de Projeto

Na reunião de Kick-off Meeting, o gerente de projetos deverá definir as principais entregas do projeto e quais são os responsáveis pelas mesmas através de uma matriz de responsabilidade.

Além disso, o gerente de projetos usará o kick-off meeting para:

  • Fazer o esboço do plano de projeto;
    • Definir fluxo de comunicação entre os envolvidos no projeto (Estratégia de Comunicação)
    • Definir marcos do projeto e seus deadlines;
    • Identificar os riscos do projeto;
  • Definir padronização de documentos a serem usados no projeto;
  • Definir responsáveis para monitorar todas as atividades delegadas aos clientes;
  • Verificar necessidades de recursos adicionais (plantão e horas-extras) e divulgá-los para as áreas envolvidas (Participantes do plantão, Infra-estrutura, gestores das áreas);

Finalidade:

  • Alinhar as expectativas sobre o projeto;
  • Revisar o Termo de Abertura do Projeto e o Registro das Partes interessadas;
  • Revisar as principais entregas do projeto e criar uma matriz de responsabilidade (RACI) para as entregas.

Entrada:

Saída: Termo de abertura e Registro das partes interessadas atualizados. Ambos assinados pela equipe do projeto (participantes do kick-off meeting).