Escritório de Projetos

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Guia do Gerente de Projetos

Kickoff Meeting é a reunião inicial do projeto onde o gerente de projetos será apresentado, e apresentará o projeto e como ele será gerenciado para as partes interessadas.

E como diz o ditado, a primeira impressão é a que fica.

Então, um kickoff meeting mal feito pode levar seu projeto ao fracasso, e um kickoff metting bem conduzido pode lhe dar credibilidade e motivar as partes interessadas a trabalharem em busca dos objetivos do projeto.

Nesse artigo explicarei como fazer um Kick-off Meeting baseado na Metodologia PMO de gerenciamento de projetos considerando que o gerente de projetos já foi selecionado e os levantamento inical do projeto já foi feito (Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas feitos e aprovados).

Para se ter um kickoff meeting bem sucedido, necessário seguir os procedimentos em quatro momentos:

  • Até convocar a reunião;
  • Até o Kick-off Meeting;
  • Durante o Kick-off Meeting;
  • Depois da reunião de kick-off;

Até a convocação da reunião do kickoff

Questões a serem respondidas:

  • Qual informação devo ter para convocar o kickoff
  • Quem devo convocar para a reunião
  • Qual material devo anexar ao convite da reunião
  • Como convocar a reunião

Qual informação devo ter para convocar o kickoff

O ideal é que você tenha o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas levantado.

Quem devo convocar para a reunião

Baseado no Registro das partes interessadas, identifique quem deve estar na reunião e garante ter pelo menos um representante de cada área envolvida.

Importante validar data e horário com as partes interessadas mais estratégicas para o projeto antes da convocação.

Qual material devo anexar ao convite da reunião

Como padrão da metodologia, anexo o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para dar oportunidade aos participantes de validarem os documentos.

Como convocar a reunião

Enviar e-mail com o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas convocando toda equipe.

Texto Sugerido:

Srs,

Aguardo vocês para a reunião de kick-off do projeto onde apresentaremos o projeto em detalhe e as responsabilidade do time do projeto.

Caso alguém não possa participar, peço que envie um representante já que o projeto poderá impactar sua área.

Segue o Termo de abertura do projeto e o Registro das partes interessadas para validação do grupo.

Cordialmente,

Até o Kick-off Meeting

Questões a serem respondidas:

  • Como preparar a apresentação a ser usada
  • Como o projeto será gerenciado
  • Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Como preparar a apresentação a ser usada

Baixe a apresentação Kick-off do Projeto.pptx para servir de base para sua reunião de Kick-off do projeto.

Antes de começar a apresentação

A apresentação está estruturada em 4 partes:

  1. A importância de engajar no projeto agora: explique que estudos do instituto de gerenciamento de projetos mais respeitado munidal comprovam que este é o melhor momento para questionar qualquer informação e que a participação deles é fundamental para o sucesso do projeto. Enfatize que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas. Se você preferir, inclua o slide antes da agenda para falar na abertura da reunião.
  2. O projeto: comece explicando o projeto, o porque que ele foi iniciado, seus objetivos, e todas informações que julgar relevante sobre o projeto. Essa parte está dividida nos subtópicos:
    1. Justificativa do Projeto
    2. Premissas e Restrições
    3. Escopo do projeto
    4. Principais Pontos de Atenção
    5. Marcos com orçamento macro
  3. Como o projeto será gerenciado: deixe claro como você conduzirá o projeto explicando todos os procedimentos relacionados a gestão do projeto, como será feito a aprovação das mudanças solicitadas, a comunicação, e todos os procedimentos que você acreditar que ainda não estão claros e são importantes para o bom andamento do projeto. O importante aqui é não deixar dúvidas sobre a gestão do projeto, do início ao encerramento. Essa parte está dividida nos subtópicos:
    1. Iniciação
    2. Planejamento
    3. Execução e Controle
    4. Encerramento
  4. Próximos Passos: e por fim, convoque a todos a participar do projeto, indicando quais são as próximas atividades esperadas como validação do conteúdo apresentado, próximas reuniões do projeto, etc.

Como o projeto será gerenciado

Esse é a terceira parte da apresentação e está pronta baseada na metodologia PMO. Faça os ajustes conforme a necessidade do seu projeto.

Quais são as principais entregas do projeto e quais os responsáveis

Baseado no Termo de abertura do projeto, proponha uma Estrutura Analítica do Projeto a ser validada na reunião e use o Dicionario da EAP.xlsx para registrar os responsáveis por cada entrega. Sugiro o uso das informações propostas pela matriz RACI conforme colunas incluídas na planilha.

RACI   
(R)esponsável pela execução (A)provador (C)onsultado (I)nformado

Importante definir inicialmente quem é responsável pela execução e quem será o aprovador.

Você pode complementar depois quem deve ser consultado e informado relativo a entrega.

Se as informações não estiverem muito bem definidas e seu projeto tiver muitas entregas, é melhor agendar uma próxima reunião para revisar as entregas com os responsáveis.

Durante o Kick-off Meeting

Inicie a reunião explicando quem conduzirá a reunião (você) e quem fará o registro da reunião.

Se possível, leve alguém da sua equipe para registrar todas sugestões de mudanças e gerar a ata da reunião. Caso contrário, faça você mesmo o registro da reunião.

Use a apresentação feita para guiá-lo durante o Kick-off Meeting deixando claro para todos:

  • Como sua participação é importante desde já, e as implicações do seu envolvimento tardio no projeto;

Muito Importante usar a reunião para criar uma ótima impressão e credibilidade com todos participantes, além de conseguir o engajamento de todos no projeto desde já.

Use o gráfico Impacto dos custos da mudança com base decorrido no projeto para enfatizar que o custo das mudanças no futuro é muito maior para a organização e que serão mais difíceis de serem aprovadas.

  • O que é o projeto, justificativa, escopo e todas informações que julgar relevante para o projeto.
  • Como o projeto será gerenciado.
  • Próximos passos.

Mais detalhes no tópico anterior explicado como preparar a apresentação.

Depois do Kick-off Meeting

Revise seu Termo de abertura do projeto conforme solicitações da reunião e envie-o para aprovação junto com o registro da reunião o mais breve possível.

Caso forem muitos participantes, consiga a aprovação dos representantes de cada área.

Pré-requisitos

  • Cronograma criado conforme as regras usadas para geração do Status Report:
    • Definido todos os elementos da WBS. Todo elemento da WBS deve ser marcado como milestone (marco).
    • Uma forma simples para revisar os elemento da WBS é filtrar no cronograma usando Outline Level 2 (View - Outline - Level 2)
    • Use a view PMO-Acompanhamento (View - Other views - PMO-Acompanhamento) e marque na coluna Milestone com Yes todos elementos da WBS.

 

Passo a Passo

  • Abrir o Cronograma do projeto (.MPP - Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
  • Aparecerá a janela abaixo, escolha a opção "Do not open other files" e clique em Ok
  • Usar View - Filter - Late Tasks para identificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
  • Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
    • Selecionar as atividades que estão no prazo e clicar "Mark on Track" conforme figura abaixo
    • Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
    • Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.

Atenção: Não mudar a data de término para não incluir dependência de término de atividade

  • Abrir o Registro das Questões (13.3.3.1). O nome do arquivo do Registro das questões depende da metodologia de gerenciamento de projetos:
    • Registro de riscos e problemas.xlsx;
    • IssuesLog.xlsx;
    • Registro das questoes.xlsx
  • Atualizar as questões (Issues em inglês) e criar novas caso elas tenham ocorrido
  • Selecionar as questões que serão reportadas no Status Report
    • 1: a ser apresentada somente no Status Report individual (limitado a 7 questões);
    • 2: a ser apresentado no SR individual e no SR consolidado (limitado a 3 questões)
    • Poderá ser reportado no máximo 10 questões por Status Report.
  • Atualizar as ações de cada questão.
  • Quando existir mais de uma ação para uma questão, registrar na Aba Ação.

Imprescindível registrar todo histórico das ações para cada questão para aprendermos para novos projetos, mas, principalmente, para comunicarmos sempre que for necessário e deixarmos todos na mesma página.

  • Os pontos de atenção quando não documentados e monitorados de forma adequada são causas de conflito e desgaste entre a equipe.

Importante:

  • Se um projeto tiver mais de 3 questões em dois Status Report consecutivos, é um indício que ele está sendo mal gerenciado.
  • Agilize as questões do seu projeto e trabalhe de forma preventiva para evitar qualquer tipo de problema no seu projeto.
  • Tenha como meta não ter nenhuma questão no seu Status Report.
  • Quando existirem questões a serem reportadas, identifque alternativas e envolva as pessoas necessárias para a tomada de decisão.

  • Abrir a planilha SumarioExecutivo.xlsx na raiz do diretório do projeto
  • Inserir uma nova linha após o cabeçalho caso queira armazenar o histórico (Não é necessário)
  • Informar na primeira linha do cabeçalho as informações:
    • Data-SR: Data do Status Report, normalmente a data de hoje
    • Sumário Executivo: Resuma em um parágrafo as maiores conquistas e as maiores preocupações do seu projeto.
    • Prazo:
      • 1    Dentro do Prazo
      • 2    Leve desvio em atividades fora do caminho crítico
      • 3    Repacutação de datas será necessária

 

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