Escritório de Projetos

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A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Tem como principais objetivos:

  • Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
  • Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
  • Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
  • Manter as partes interessadas "alinhadas".

Fundamentos:

Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos.

Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.

A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:

Tipos de comunicação:

Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ...
Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.

Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:
7 %: através das palavras na mensagem;
38%: através da tonalidade da voz;
55%: através da linguagem não verbal.
Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.

Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos pápeis do GP relacionados com a comunicação:

  • Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
  • Tomar decisão ;
  • Autorizar trabalho ;
  • Dirigir atividades;
  • Negociar;
  • Reportar;
  • Atender reuniões;
  • Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
  • Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ...

Processos do gerenciamento das comunicações do projeto:


10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: identificar as necessidades e relevância de informações e definir abordagem de comunicação;
10.2 Gerenciar as comunicações: colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas conforme planejado; Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação, composto por gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e até descartar a informação.
10.3 Controlar as comunicações: controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
 

Saiba mais Gerenciamento das comunicações

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