Escritório de Projetos

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4Execução, Monitoramento e Controle

4.1Visão Geral

O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

O gerente de projeto certifica-se que as entregas estejam em alinhamento com o escopo do projeto, defende o escopo de mudanças e confirma o nível previsto da qualidade do trabalho que está sendo executado.

Finalmente, a equipe do projeto informará ao gerente de projeto o progresso de suas atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso do projeto ao patrocinador de projeto, e aos principais stakeholders do projeto conforme definido na estratégia de comunicação.

4.2Pré-requisitos

  • Clara definição dos objetivos do projeto;
  • Plano de projeto detalhado e aprovado;
  • Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus marcos.

4.3Fatores críticos de sucesso:

  • Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto;
  • Fazer o Status Report periodicamente conforme definido no plano de projeto;
  • Quando mudanças forem solicitadas, seguir o processo de aprovação e caso aprovado, atualizar o planejamento e documentos afetados.
  • Participação do cliente;
  • Processo pró-ativo de governança do projeto;
  • Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos;
  • Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas do projeto;
  • Documentação dos problemas identificados no Issues Log.
  • Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos

4.4Atividades

4.4.1Monitorar prazo e custo

Guia:

O processo tem como objetivo:

  • Determinar se existem desvios em relação a linha de base de prazo e custo;
  • Influenciar os fatores que causam esses desvios.
  • Gerenciar as mudanças quando ocorrerem.

Composto por:

  • Coleta das informações de desempenho das atividades.
  • Atualização do cronograma.
  • Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.

CheckList

Assegurar que o trabalho relatado descreve exatamente o trabalho realizado.

Monitorar o andamento das atividades de todos integrantes da equipe do projeto e sempre que houver desvios do planejado, identificar alternativas e executar a alternativa selecionada.

Notificar o PMO dos desvios e pedir aconselhamento quando julgar necessário.

Acompanhar o número de vezes de desvios no projeto por recurso para apresentar mensalmente no comitê.

Quando não for mais possível cumprir com o planejado, solicitar aprovação do PMO para salvar uma nova linha de base.

Armazenar todas as mudanças na linha de base. 

Informar stakeholders sobre mudanças aprovadas.

Variações são compreendidas e controladas.

Saída: Cronograma do projeto atualizado.

4.4.2Controlar Mudanças no Escopo

Guia:

A gestão do escopo do projeto tem como objetivo:

  • Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para terminar o projeto com sucesso.
  • Identificar todos os elementos que solicitam mudanças no escopo do projeto e influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas;
  • Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos necessários e alocando os recursos necessários.

Uma mudança de escopo impacta nos custos e prazos do projeto. O pedido de mudança deve ser encaminhado de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de projeto. 

Além disso, a mudança de escopo impactará nos processos de planejamento e seus respectivos documentos.  As mudanças do escopo serão comunicadas de forma clara à equipe do projeto pelo gerente de projeto.

CheckList

Assegurar que a mudança do escopo seja benéfica.

Avaliar o impacto da mudança de escopo.

Seguir o processo da aprovação definido no controle integrado de mudanças definido no plano de projeto.

Comunicar claramente a cada integrante do projeto as mudanças de escopo e as implicações nas atividades de sua responsabilidade;

Atualizar o plano de projeto e documentos auxiliares com as mudanças de escopo aprovadas.

Saída: Registro das mudanças

4.4.3Gerenciar qualidade

Guia:

"Validar o escopo" é o o processo necessário para formalizar a aceitação das entregas terminadas do projeto.

O principal objetivo do controle de qualidade é atender os requisitos de qualidade especificados para as entregas.

Normalmente, o controle de qualidade é executado antes da verificação do escopo e o gerente de projeto deve usar os checkpoints definidos no plano de projeto para garantir a qualidade entrega.

A garantia da qualidade é a aplicação de atividades de qualidade planejadas para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender aos requisitos.

A melhoria contínua dos processos fornece um meio iterativo para melhorar a qualidade de todos os processos. Ela reduz os desperdícios e as atividades sem nenhum valor agregado, o que permite que os processos operem em níveis maiores de eficiência e eficácia.

O PMO tem com uma de seus principais objetivos aperfeiçoar de forma contínua os processos descritos na metodologia.

Checklist

Estabelecer uma consciência de gestão de qualidade e um programa de treinamento.

Membros da equipe de projeto aceitam a responsabilidade por qualidade.

Revisar os critérios da entrada para fases subseqüentes.

Revisar os critérios da saída e entregas associados à fase concluída.

Estabelecer um processo de escalonamento de problemas.

Executar o plano da qualidade (seção do plano de projeto) como planejado.

Rever o plano de qualidade e o plano de projeto de acordo com as não conformidades identificadas.

Monitorar resultados do projeto (entregas e desempenho de custo, prazo e escopo) para determinar se estão em conformidade com os padrões de qualidade e identificar maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatórios.

Rever os processos usando ferramentas da qualidade e métricas para assegurar a melhoria contínua.

Saída: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.

4.4.4Gerenciar as partes interessadas

Guia:

A finalidade do processo é fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de problemas e gerenciar o engajamento das partes interessadas.

O processo padrão de resolução de problemas do PMO é formado pelos seguintes passos:

  • Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
  • Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
  • Definir a melhor alternativa a ser adotada com os reponsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
  • Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
  • Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
  • Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
  • Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.

Checklist

Issues Log criado e atualizado.

Membros da equipe do projeto sabem como submeter um problema.

Problemas identificados e encaminhados.

Problemas revisados periodicamente até que sejam resolvidos.

Problemas atualizados com a resolução e status.

Processos e os documentos impactados com a resolução do problema atualizados.

Saída: Issues Log

4.4.5Controlar os riscos

Guia: Controlar os riscos

Acompanhar os riscos identificados, monitorar os riscos residuais, identificar novos riscos, executar os planos de respostas a riscos e avaliar sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto.

O gerente de projeto executa o que foi planejado na análise de riscos e controla os riscos novos identificados durante a execução do projeto. 

Este processo consiste de:

  • Identificar, analisar, e planejar para riscos novos;
  • Monitorar os riscos identificados;
  • Analisar novamente os riscos existentes de acordo com as mudanças de contexto;
  • Monitorar condições para ativar planos de contingência;
  • Monitorar riscos residuais;
  • Rever a execução do plano de respostas aos riscos para avaliar sua eficácia;
  • Determina se as premissas do projeto ainda são válidas;
  • Determinar se as políticas e os procedimentos de gestão de risco estão sendo seguidas;
  • Determinar se as reservas de contingência de custo e prazo devem ser modificadas com os riscos do projeto.

Checklist

Implementar a análise de risco aprovada.

Identificar novos riscos e gerenciá-los adequadamente.

Atualizar o plano de resposta de riscos com os riscos novos. 

Incluir um sumário dos riscos nas reuniões de status.

Revisar todos os documentos impactados.

Conduzir sessões para avaliar os riscos se necessário.

4.4.6Gerenciar as comunicações

Guia:

  • Gerenciar as comunicações: disponibilizar as informações necessárias às partes interessadas no projeto no momento adequado.
  • Controlar as comunicações: monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.

O processo envolve fazer a informação disponível para os stakeholders no tempo adequado.

Gerenciar as comunicações inclui:

  • Executar a estratégia de comunicação definida no plano de projeto;
  • Responder às solicitações de informação;
  • Fazer e Encaminhar o Status Report semanal;
  • Conduzir reuniões de revisão do Status.

O desempenho será apresentado em uma seção do status report. Ele envolve a coleta de todos os dados da linha de base, e distribuição da informação de desempenho aos stakeholders.  Inclui como os recursos estão sendo usados para alcançar os objetivos do projeto.

Relatórios de desempenho do trabalho normalmente fornecem informação sobre escopo, prazo, custo e qualidade.

CheckList

Estratégia de comunicação executada como previsto.

Mensagens externas do projeto revisadas e aprovadas.

Status report criado e entregue conforme definido no plano de projeto.

Plano de comunicação revisado baseado no feedback recebido dos stakeholders.

Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do projeto.

Saída: Status Report

4.4.7Gerenciar aquisições

Guia:

  • Conduzir as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o contrato.
  • Controlar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.

O gerenciamento das aquisições do projeto também abrange a administração de todos os contratos e obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato.

CheckList

Desempenho do contrato conforme previsto

Mudanças e correções realizadas pelo fornecedor conforme necessárias.

Obrigações contratuais atendidas pela equipe do projeto

4.5Saída

4.5.1Status Report

Os relatórios de status detalham a seguinte informação: 

  • Atividades Concluídas no período
  • Atividades em andamento
  • Atividades iniciando no próximo período
  • Pontos de Atenção

Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:

  • Planos de recuperação para atividades com atraso;
  • Planos de ação corretiva para problemas esperados;
  • Resolução para itens de ação associados;
  • Issues Log

Status Report em Word

Status Report em PowerPoint

4.5.2Documentos de planejamento atualizados

Entregas neste estágio incluem documentos de planejamento consistentes e atualizados tais como o cronograma do projeto, o plano de trabalho, a estratégia de comunicação, etc..  Deve haver um processo formal da revisão e de aprovação para a atualização dos documentos de planejamento.

4.5.3Entregas específicas do projeto

Estas entregas dependem da natureza do projeto e do ciclo de vida do desenvolvimento de sistemas.  A maioria destes entregas são identificadas durante o estágio de planejamento.

Alguns exemplos destas entregas: planos de testes, plano de treinamento, matriz de rastreabilidade dos requisitos.

4.5.4Mudanças solicitadas

Incluem os seguintes campos:

  • Descrição da mudança proposta,
  • Razões,
  • Impacto de não executar a mudança proposta,
  • Alternativas
  • Análise inicial do impacto.

As mudanças que ampliam ou limitam o escopo do projeto devem ser autorizadas e documentadas.

Podem modificar políticas, planos de gerenciamento de projetos, procedimentos, custos ou orçamentos, ou revisar cronogramas.

4.5.5Outros documentos de comunicação