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Segundo o Guia PMBOK®, encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto.

O processo "encerrar as aquisições" serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza todas reivindicações em aberto, atualiza os registros e arquiva informações e, a atividade crucial nesse processo, encerra o contrato.
Segundo Xavier, existem as seguintes formas de encerrar um contrato:

  • Término das atividades no contrato (terminação)
    • Modo normal de extinção do contrato, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas as partes
    • Cliente emite aceitação definitiva
    • Paga a última parcela e Libera Garantias
  • Acordo mútuo entre as partes (resilição)
    • Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou ambas as partes
    • Mesmo que objetivos iniciais não foram atingidos
    • Não pode ser confundido com descumprimento ou inadimplemento
    • Pode ser bilateral (distrato) ou unilateral (denúncia)
  • Inobservância das condições estabelecidas no contrato (inadimplemento)
    • Forma unilateral e independente de notificação judicial
    • Pode ser culposa (parte prejudicada pode exigir indenização por danos) ou não
    • Resolução: Evento que resolve o contrato em decorrência do descumprimento de suas clausulas
       

Considerar os seguintes aspectos para encerrar um contrato (Adaptado de Xavier):

  • Documentação para encerramento do contrato
    • Contratante: Relatório de encerramento do contrato e termo de aceite;
    • Contratado: Atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato;
  • Verificação de conformidade com procedimentos para encerramento do contrato
    • Devolução de ativos do contratante, ...
  • Aceitação e Pagamento Final
    • Verificado se todos produtos e serviços constantes no contrato foram entregues
    • Cliente aceita formalmente através do formulário de aceite
    • e efetua pagamento final
    • Implica em riscos decorrentes de inadequações ou desconformidades, que não tenham sido constatadas no aceite
    • A pessoa ou a organização responsável pela administração do contrato deve informar o término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal escrita. Os requisitos para aceitação formal e fechamento são, normalmente, definidos no contrato.
  • Arquivo do Contrato
    • Deve-se manter pastas como referência do contrato para facilitar auditorias ou revisões.
    • O índice da pasta deve conter:
      • RFP
      • Contrato e seus aditivos
      • Cronogramas
      • Alterações solicitadas e aprovadas
      • Documentações técnicas e atas de reuniões
      • Relatórios de desempenho
      • Cópias das Faturas e pagamentos
      • Resultados de fiscalizações, ...
    • Descarte deve ocorrer somente depois do prazo de garantia
  • Lições aprendidas documentadas
    • "Aqueles que não estudam a história, estão condenadas a repetir seus erros" Winston Churchill
    • Objetivos
      • Evitar que erros e problemas encontrados se repitam no futuro
      • Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP
    • Composto por:
      • Documentar e divulgar as lições aprendidas
      • Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto
    • CheckList
      • Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados?
      • Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto?
      • Quais foram as causas dos desvios das linhas de base?
      • Lições aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos
      • Processos e templates revisados com base nas "lições aprendidas"
         

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.4 Encerrar as Aquisições (Guia PMBOK®)

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Ferramentas

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