Escritório de Projetos

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5Encerramento

5.1Visão Geral

O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

5.2Pré-requisitos

  • Critérios de aceitação pré-definidos;
  • Processo de aceitação final pré-definido;

5.3Fatores críticos de sucesso:

  • Aceitação do usuário final;
  • Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados;
  • Objetivos do projeto alcançados;
  • Materiais do projeto são arquivados.

5.4Atividades

5.4.1Validar o escopo

Guia: Validar o escopo

Validar o escopo é um processo de controle. Entretanto, no final do projeto o escopo deve ser verificado para a aceitação final. 

O gerente de projeto deve convocar uma reunião final com as partes interessadas necessárias para comparar o produto entregue com os requisitos e as especificações da linha de base.

Neste momento, todos os desvios da linha de base estabelecidos foram documentados e aprovados, porém, é uma boa política deixar as parte interessadas cientes dos desvios, suas justificativas, e plano de ações futuras.

Além disso, qualquer item de ação aberto deve ser oficialmente fechado ou atribuído à operação do dia-a-dia.

A validação do escopo no final do projeto requer uma aprovação formal do cliente indicando que o projeto está concluído e que todos os requisitos do cliente e especificações do produto, serviço ou resultado foram atendidos.

Checklist

Rever os resultados com as partes interessadas

Obter aceitação formal das partes interessadas

O projeto é avaliado para determinar se os objetivos do projeto foram alcançados.

5.4.2Encerrar o projeto

Guia:

Quando o projeto é concluído, o gerente de projeto deve finalizar todos relatórios, documentar a experiência do projeto, fornecer informação sobre o produto do projeto e como atendeu seus requisitos do projeto, e então, documentar as lições aprendidas.

Quando a documentação do projeto for concluída, o gerente de projeto submeterá os relatórios finais às pessoas definidas no plano de projeto (seção de comunicação). Os relatórios finais incluirão informações sobre as variações, status report, e revisões do desempenho dos membros da equipe.

Os registros do projeto devem ser arquivados de modo que outros gerentes de projeto possam usá-los para futura referência em seus projetos.  

Checklist

Avaliar o projeto;

Determinar se os objetivos do negócio e do projeto foram alcançados;

Documentar os sucessos e/ou fracassos do projeto dentro do template "lições aprendidas";

Revisar processos e templates usados na metodologia baseados nas "lições aprendidas";

Lições aprendidas são identificadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos.

5.5Saída

5.5.1Aceitação da entrega

Tem como objetivo oficializar o aceite do cliente ou patrocinador do projeto indicando que todos os requisitos do cliente e especificações do produto, serviço ou resultado foram atendidos .

Requer a aprovação do cliente ou patrocinador do projeto.

Template: Termo de Aceite

5.5.2Lições aprendidas

Apresentar as lições aprendidas no projeto com o intuito de:

  • Evitar que os erros e problemas encontrados não se repitam em futuros projetos.
  • Servir de base para o aperfeiçoamento contínuo da metodologia de Gerenciamento de Projetos.

As lições aprendidas devem conter as seguintes informações: 

Principais problemas enfrentados no projeto;

Recomendações para melhoria futura;

Análise das variações do projeto.

Template: Lições Aprendidas