Escritório de Projetos

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É com muita alegria que compartilho como já obtive 70,9% de redução nas despesas priorizadas e já obtive novas receitas. Mais importante, depois de um mês do lançamento do portfólio, já consegui equilibrar minhas finanças novamente e atingir minha meta SMART prevista para 10/2016.

Nesse artigo, detalho o planejamento e a execução do programa de redução de custos onde cortei gastos e consegui melhorar minha qualidade de vida.

 

 

Introdução

Recordando nosso artigo anterior, onde já havíamos definidos nossos objetivos estratégicos do Portfólio para “espantar a crise” e definidos Metas SMART deixando claro as metas a serem alcançadas, os responsáveis e quando.
Programa Meta SMART
Aumento de Receitas Aumentar a receita de forma a proporcionar um lucro líquido mensal > que todas as despesas do sócio (Eu mesmo) até 10/2016.
Redução de Custos Reduzir os custos da empresa e/ou do sócio de forma o total de despesas do sócio < lucro líquido da PJ até 10/2016

O próximo passo é determinar como alcançar essas metas e atuei de forma distinta para cada programa.

Abaixo, detalharei o planejamento e a execução do programa de redução de custos onde cortei gastos e consegui melhorar minha qualidade de vida.

 

 

Sumário

reduzir custos

Para reduzir os custos tanto da minha empresa quanto da minha casa segui os seguintes passos que detalharei abaixo: Você pode seguir passo a passo ou ir direto no passo que mais lhe interessa.

  1. Avaliei as despesas mensais e Priorizei as que deveriam ser reduzidas em primeiro lugar
  2. Aprovei a proposta de redução com as partes interessadas
  3. Planejei as reduções priorizando as negociações de menor esforço
  4. Negociei com os fornecedores
  5. Mensurei os ganhos e confirmei a efetivação das negociações

Abaixo detalho cada um dos passos, as ferramentas usadas e alternativas:

 

 

Passo 1: Avaliar as despesas mensais e priorizar os cortes

Pré-requisitos:

  • Ter uma ferramenta (Planilha de gastos) para controlar as finanças pessoais
  • Ter suas despesas de 2016 lançadas e classificadas por grupos de despesas e/ou por fornecedores

Requisitos desejados da ferramenta:

  • Integração com seus extratos bancários ou suas fontes de gastos (Contas correntes, cartão de crédito);
  • Facilidade/Agilidade na classificação das despesas;
  • Facilidade para determinar suas metas;
  • Facilidade para analisar e comparar suas metas x realizado;
  • Facilidade para identificar onde gasta-se mais.

Se você já faz um controle mensal das suas despesas, você já deve ter uma categorização de suas despesas. Caso não tenha, você pode criar uma ou usar a minha como modelo (Planilha de gastos modelo).

Ressalva: Uso a planilha para controlar minhas despesas há mais de 20 anos, mas, é a primeira vez que compartilho, portanto, serão necessárias melhorias para que outros usem. Além disso, ela está configurada para usar com o extrato de Conta Corrente e Cartão de Crédito do Banco Itaú, meu banco atual. Qualquer necessidade de melhoria, pode entrar em contato comigo que darei o suporte e as explicações necessárias.

Analise as maiores despesas

Com a ferramenta/planilha em mãos e suas despesas lançadas e classificadas, ordenei as despesas por maior valor.

Avaliei as despesas mensais do ano de 2016 e priorizei as que deveriam ser reduzidas em primeiro lugar.

Os cortes foram priorizados baseados nos critérios:

  • Maior valor;
  • Flexibilidade na negociação pelo fornecedor;
  • Menor benefício.

 

 

 

Passo 2: Aprovar a proposta com as partes interessadas

Com minha proposta de redução, discuti os cortes com os meus sócios na empresa e em casa (com minha esposa e meus filhos).

Apesar da argumentação ser boa (“Não usar nossas reservas”), a resistência normalmente é grande. Prepare-se com bons argumentos e entenda quais são os principais interesses de cada um deles.

No meu caso, os principais argumentos para justificar os cortes foram:

  • Estávamos usando nossas reservas que existem para usarmos em uma contingência futura, como doença de alguém da família. Se algo acontecesse no futuro, não teríamos como financiar a situação.
  • Após equilibrarmos as finanças, criaremos um fundo para viajarmos para Europa em 2017.

Posso afirmar que o argumento da viagem foi muito melhor aceito do que o do uso da reserva, tanto pela minha esposa quanto pelos meus filhos. Estamos todos muito empolgados com a viagem no ano que vêm. 

De forma geral, a maioria dos cortes foram aceitos, e alguns poucos cortes, houveram reclamações e tive usar meu poder para decidir.

 

 

Passo 3: Planejar os cortes

Avaliei os cortes priorizados e iniciei com as de menor esforço.

Separei 2 dias para negociar com os fornecedores, já que boa parte deles, o setor de cancelamento só atende em dias úteis.

 

 

Passo 4: Negociar com os fornecedores

Aprovado os cortes e priorizado a sequência de negociação, passei para a execução onde tive a grata surpresa de descobrir que muitas empresas estão muito flexíveis para negociar e consegui uma redução de 70,9% nas despesas priorizadas.

Pré-requisitos:

  • Tempo: prepare-se para ligar algumas vezes para o mesmo fornecedor e escutar muita musiquinha e gravações.
    • Marcar a sequência dos números de cada fornecedor irá agilizar suas próximas ligações que serão inevitáveis.
  • Paciência, muita paciência: você enfrentará muita gente despreparada, sem informações necessárias.
    • Minha estratégia depois da primeira negociação, foi sempre selecionar o setor de cancelamentos. Normalmente, são os profissionais mais preparados e que tem condições de propor melhores condições.
  • Saber negociar: O argumento que usei foi basicamente o mesmo para todos fornecedores:
    • Perdi clientes devido à crise e não consigo mais manter o valor dos gastos atuais; vocês teriam condições de oferecer uma melhor proposta, caso contrário terei que cancelar todos os serviços.
  • Saber pedir e não se envergonhar por isso:
    • Teve alguns fornecedores, como a Live TIM, que não esperava receber nenhum desconto e consegui um desconto concedido por 3 meses.
  • Registrar tudo: Usei o Issues Log.docx para registro das negociações.
    • Prepare-se para documentar tudo, pois, a chance de alguma negociação não ser efetiva é alta.
    • Anote número do protocolo e as condições negociadas.
    • Você precisará deles se algo der errado.
  • Fuja da fidelização sempre que possível.
    • Em nenhuma das minhas negociações, me obrigaram a fidelizar.
    • Porém, dois fornecedores incluiram uma fidelização posteriormente. Tive que ligar, pedir para rever as gravações e só depois de uma análise retiraram a fidelização.

 

 

Passo 5: Mensurar os ganhos e confirmar a efetivação das negociações

Mensalmente, fecho os gastos mensais na minha planilha e verifico se as negociações ocorreram de fato.

Como já havia previsto, algumas das negociações feitas não foram cumpridas pelos fornecedores. Em todos os casos, por desorganização da parte deles. Então, você precisa preparar-se para retornar as ligações e terá que usar os mesmos pré-requisitos usados na negociação (tempo, paciência, ...) e mais as informações registradas no momento da negociação.

Um dos exemplos, foi uma negociação excelente que fiz com a NET (somente TV por assinatura) que não foi cumprida depois. Tive que ligar, passar todas as informações e então eles providenciaram o desconto. PS: Ainda estou com receio de dar problema no mês que vez, já que eles concederam o desconto através do item DESCONTO e não direto na assinatura. Já estou preparado para ligar novamente no mês que vêm se algo der errado.

Além disso, adote uma reunião semanal com toda família (Domingo à noite) na qual discutimos nossos progressos e pontos que precisamos melhorar, além de nos prepararmos para nossa viagem ano que vêm. Chamei a reunião de “reunião de família” e expliquei que o objetivo da reunião é conseguirmos melhores resultados como uma família unida, e que todos objetivos, mesmo que individuais, são trabalhados por todos.

 

 

Qualidade de vida

É, meus amigos, não é fácil equilibrar as finanças, mas, estou muito satisfeito em poder não usar mais minhas reservas, depois de um mês dessa luta árdua com os fornecedores e algumas iniciativas para aumentar a receita.

Hoje depois de mais de um mês, ninguém em casa e na empresa reclama e nem lembra de nenhum dos cortes feitos. É impressionante, como às vezes somos apegados em certos luxos que não fazem muita diferença no nosso dia a dia.

Eu até afirmo que os cortes feitos estão unindo mais a família, estamos mais satisfeitos, pois, estamos trabalhando mais como família unida com um objetivo comum, que é nossa viagem para Europa no ano que vêm. As “reuniões de família” semanais contribuem para esse clima favorável. Elas funcionam de forma similar a um “Status Report” do nosso projeto maior que será a viagem para a Europa ano que vêm onde apresento nossos progressos, pontos de atenção a serem trabalhados, e o que mais for necessário para o sucesso do projeto.

 

 

Sua participação e feedback é muito importante!!!

E você, qual foi sua iniciativa que deu mais resultado? Compartilhe suas sugestões e dúvidas.

Venha participar e convide seus amigos que estão precisando equilibrar suas finanças e vamos espantar essa crise para bem longe.

Também quero agradecer à adesão do portfólio de projetos espanta crise e reforçar o convite para você montar o seu portfólio de projetos para equilibrar suas finanças conosco.

Não existem custos para participar e o resultado pode ser as finanças equilibradas e a família mais unida.

Sua participação aumenta sua chance de sucesso, pois, escutando você poderei lhe ajudar de forma mais efetiva.

 

 

Bônus

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Sobre o Autor

 

Eduardo Montes, PMP

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Fundador e PMO da http://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

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