Escritório de Projetos

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Depois de implantar o PMO do Deutsche Bank e da CRK, fui convidado pelo CIO do DASA para implantar seu PMO como ferramenta estratégica para aumentar a maturidade da TI.

Ele havia acabado de assumir uma TI com vários problemas e com uma equipe pouco experiente e precisávamos de resultados rápidos. Como alcançá-los?

A fórmula é simples:

  • MUITO SUOR + ALGUMAS LÁGRIMAS + PESSOAS QUALIFICADAS + FORTE PATROCINADOR + MOTIVAÇÃO = SUCESSO DO PROJETO

Na primeira semana, já comecei as reuniões com os analistas de sistemas, responsáveis pelos projetos, e em menos de 2 semanas já tínhamos todos os 111 projetos catalogados em um portfólio em Excel.

Para minha sorte, eles tinham o Lotus Notes, ferramenta que eu havia usado há 7 anos atrás e de fácil customização.

+2 semanas, e eu havia especificado o fluxo e os processos de um Sistema de gestão de projetos e demandas de TI.

Além disso, é claro, cuidava do portfólio dos 111 projetos fazendo Status Report Semanal para o CIO e demais diretores.

+1 semana, eu com a ajuda do Ricardo Hirata, também, outro excelente profissional, liberamos a primeira versão do Sistema de Gestão de Projetos e Demandas de TI para homologação.

+1 semana, homologamos o sistema, treinamos a equipe de TI e implantamos o sistema em produção.

A equipe de TI estava bastante motivada porque estava vendo os resultados aparecerem rapidamente. Estávamos saindo de uma situação bastante caótica para um nível de governança de TI bastante razoável.

Existiam vários projetos no Portfólio para automatizar os processos de TI e padronizar os processos de Infra e Sistemas, como a implantação do ITIL, padronizar a infraestrutura nas unidades, projetos de diagnóstico e plano de ação para os servidores Windows e Linux, Monitoração, Reestruturação do Acesso a Internet, Reestruturação da Rede DASA, só para citar alguns.

Nunca tinha se visto no DASA, tantos projetos em paralelo, evoluindo e com pequenos atrasos em relação ao planejado.

Para não encompridar tanto a história, relaciono abaixo as principais entregas feitas em relação à implantação do Escritório de Projetos, e do sistema e da metodologia para fazer a gestão de projetos e demandas da TI.

A pressão era intensa por resultado, mas, eu e boa parte do time estávamos bem motivados, outros mais apavorados que motivados, mas, foi um período curto com ótimos resultados. O CIO ajudou muito, me dando carta branca nas decisões e disponibilizando os recursos que precisei.

Mas, a maior ajuda, veio dos gerentes de projetos formada por ótimos profissionais que viraram excelentes amigos, como: João Ricardo Peçanha Mendes; Ricardo Hirata; Jefferson Domingos; Alberto Souza; Cristian Deangelis Diniz; Simone Alves e o Murilo de Oliveira Rodrigues.

Da mesma maneira que já citei em meu outro caso de sucesso Suporte da Alta Administração, eu posso afirmar que os principais fatores que levaram ao sucesso do escritório de projetos e do Sistema e da Metodologia de Gestão de Projetos e Demandas da TI, foram:

  • Equipe Qualificada e Motivada;
  • Suporte da Alta Administração;
  • Minha experiência na implantação do PMO do Deutsche Bank e da CRK;
  • Lições aprendidas destas implantações;
  • Muito Suor (trabalhava normalmente das 8:00 as 22:00) e algumas lágrimas por alguns membros do time (nunca meu caso);

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Veja abaixo o cronograma da implantação do Escritório de Projetos, metodologia, portfólio de projetos e todos artefatos necessários.

Atividade

Início

Fim

Sistema de Gestão de Projetos e Demandas de TI

15/01/07

04/04/07

   Especificação

15/01/07

01/02/07

   Desenvolvimento

02/02/07

06/02/07

      Fluxo Notes de Aprovação

02/02/07

06/02/07

      Fluxo de Monitoramento

02/02/07

06/02/07

      Desenvolvimento concluído

06/02/07

06/02/07

   Validação

07/02/07

07/02/07

   Apresentação e Validação Gerentes

07/02/07

09/02/07

   Página na Intranet

09/02/07

27/02/07

   Homologação

09/02/07

15/02/07

   Treinamento TI - Sistemas e Parte da Infra

16/02/07

16/02/07

   Homologação na TI

16/02/07

05/03/07

   Apresentação Diretores

26/02/07

26/02/07

   Validar o portfólio de projetos e os líderes

27/02/07

27/02/07

   Atualização de todos os planos de projetos por líder

27/02/07

06/03/07

   Atualização dos planos de projeto restantes

27/02/07

21/03/07

   Homologação e Treinamento solicitantes e gestores

05/03/07

30/03/07

   Ajustes solicitados

27/03/07

04/04/07

      Tratamento de projetos e subprojetos e dependências de projetos

27/03/07

27/03/07

      Visões Executivas

27/03/07

27/03/07

         Atividades em atraso por responsável

27/03/07

27/03/07

         Visões por vendor

27/03/07

27/03/07

      Ajustes no formulário de solicitação

28/03/07

28/03/07

      Criar documento de especificação de demandas

02/04/07

02/04/07

      Tratamento de atividades não relacionadas a projetos

03/04/07

03/04/07

      Criar artefato para validar e incluir atividades pela equipe do projeto

04/04/07

04/04/07

   Conclusão do Projeto

04/04/07

04/04/07

 

 

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