Escritório de Projetos

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1Metodologia de Gerenciamento de Projetos

1.1Disclaimer

Abaixo, segue uma proposta de como um Escritório de Projetos e sua metodologia de gerenciamento de projetos pode atender boa parte das organizações com pequenos ajustes de acordo com as necessidades e características especificas de cada empresa.

Apesar de nossa metodologia ser agnóstica, independente da tecnologia usada, adotamos o Microsoft Project como ferramenta para gestão dos cronogramas e o Microsoft Word e Excel como templates a serem usados devido ao conhecimento das mesmas.

Todos os documentos/templates citados estão disponibilizados na seção de Templates.

Nossa metodologia é baseada no Guia PMBOK® da Quinta Edição e todas atividades com processos similares ao Guia PMBOK® serão referenciadas.

1.2Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos, também conhecido como PMO (do inglês, Project Management Office), é a área da organização que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos.

O Escritório de Projetos tem como missão "Identificar, divulgar e apoiar o uso das melhores práticas de gerenciamento de projeto de modo a garantir a satisfação do cliente e a rentabilidade dos projetos".

Os objetivos primários do Escritório de Projetos são:

  • Criação e coordenação de um pool de recursos.
  • Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas, políticas, normas, procedimentos e templates de documentos de Gerenciamento de Projetos.
  • Repositório e Gerenciamento para riscos compartilhados entre os projetos.
  • Definição e gerenciamento das ferramentas de Gerenciamento de Projetos.
  • Coordenação central das comunicações entre projetos.
  • Treinamento e Coaching para os Gerentes de Projetos.
  • Monitoramento dos projetos em andamento, suportando os Gerentes de Projetos em suas atividades.
  • Coordenação dos padrões de qualidade globais do projeto.
  • Garantir que o projeto e seus produtos atendam as necessidades implícitas e explícitas do Cliente (Escopo), sejam disponibilizados a tempo (Prazo) e com preço e custos compatíveis (Custo).
  • Gestão do Portfólio de projetos e do pipeline de projetos.

Abaixo, as diretrizes do Escritório de Projetos:

  • Metodologia baseada no Guia PMBOK®.
  • Resposta ágil as necessidades do cliente.
  • Uso das melhores práticas e da melhoria contínua.

1.3Objetivo

O objetivo principal desse documento é descrever nossa metodologia proposta e seus artefatos como, documentos, templates e políticas.

1.4Definição de Termos

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

O Gerente de Projeto é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.

Um projeto é composto de fases. Cada fase possui entregas específicas.

Entrega é qualquer produto ou serviço gerado pelo projeto e que seja verificável (critérios de aceitação).

Estrutura analítica do projeto / Work Breakdown Structure (WBS) é a decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto.

Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle.

Portfólio é o conjunto de projetos ou programas agrupados a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos. É representado por um documento contendo todos os projetos da empresa, fase atual, gerente de projeto responsável, principais integrantes da equipe, prioridade, entre outras informações sobre o projeto.

Pipeline é o conjunto de projetos solicitados por colaboradores ou clientes da empresa aguardando definição do comitê do Escritório de Projetos sobre data de início, responsável e equipe do projeto, também como, os projetos que foram suspensos pelo comitê do Escritório de Projetos (podem ser retomados futuramente). Os projetos cancelados pelo comitê do Escritório de Projetos e os projetos concluídos não fazem parte do pipeline.

Escritório de Projetos / PMO-Project Management Office é área que centraliza e coordena o Gerenciamento de Projetos.

Modelo / Template de gerenciamento de projetos: Um documento parcialmente completo em um formato predefinido, que fornece uma estrutura definida para coletar, organizar e apresentar informações e dados.

 

1.5Grupos de Processos

A metodologia está baseada na aplicação e integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos do PMBOK. Um grupo de processo é um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto. Abaixo, os grupos de processos na qual é baseada a metodologia:

  • Iniciação: Estudo de viabilidade e autorização para inicio do projeto.
  • Planejamento: Refinamento dos objetivos e da estratégia de implementação, assim como programação das atividades, prazos, custos, riscos e formação da equipe.
  • Execução: Coordenação das pessoas e recursos para execução do plano de projeto.
  • Controle: Medição do progresso do projeto visando identificar desvios para programar ações corretivas.
  • Encerramento: Entrega do produto e formalização da aceitação do trabalho executado.

 

1.6Templates

Para gerenciar melhor as atividades desses processos são usados modelos de documento que são aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas pelo Escritório de Projetos.

1.7Organização do documento

Para facilitar a pesquisa e recuperação de informações, as próximas seções seguirão os grupos de processos de Gerenciamento de Projetos descritos no tópico anterior.

Cada seção está organizada nos seguintes tópicos:

  • Visão Geral
  • Pré-requisitos
  • Fatores críticos de sucesso
  • Atividades
    • Descrição
    • Ferramentas
    • Checklist / Saídas

1.8Escopo do Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos é responsável por atender todos os objetivos descritos no tópico Visão Geral em relação aos projetos incluídos no Portfólio de Projetos.

1.8.1Tipos de Projeto

Os projetos são categorizados de acordo com as necessidades de cada empresa, sendo que, a metodologia pode variar de acordo com o tipo de projeto e suas características específicas.

1.8.2Acompanhamento do Escritório de Projetos

Toda solicitação de projeto será mantido no Pipeline até que o comitê do Escritório de Projetos defina sua data de início, responsável ou Gerenciamento de Projetos e equipe do projeto.

A partir daí, o Escritório de Projetos auxilia o Gerente de Projetos de modo a garantir o sucesso do projeto (critérios definidos na Declaração de Escopo).

Abaixo, um sumário dos documentos (Templates) e atividades considerados fundamentais para um gerenciamento de projetos efetivo.

1.8.3Artefatos para Gerenciar um Projeto...

Click para ver os artefatos na seção templates...

1.8.4Atividades para Gerenciar um Projeto

 

Processo com seu respectivo código usado no PMBOK

Observação/Link do Guia quando os processos são iguais

Iniciação

 

4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto

Termo de abertura + Kick-off meeting

4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto

13.1 Identificar as partes interessadas

13.1 Identificar as partes interessadas

13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas

Planejamento

 

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Definir o escopo do projeto agrupa os seguintes processos do PMBOK:

5.2 Coletar os requisitos
5.3 Definir o escopo
5.4 Criar a EAP

Pode ser feito usando a seção do plano de projeto

Criar o cronograma e o orçamento do projeto agrupa os seguintes processos do PMBOK:

6.2 Definir as Atividades
6.3 Sequenciar as Atividades
6.4 Estimar os Recursos da Atividade
6.5 Estimar a Duração da Atividade
6.6 Desenvolver o Cronograma

7.2 Estimar os custos
7.3 Determinar o orçamento

 

8.1 Planejar a qualidade

8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade

9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos

9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos

10.1 Planejar as comunicações

Pode ser feito usando a seção do plano de projeto

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

Análise dos riscos composto pelos seguintes processos do PMBOK:

11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos
11.2 Identificar os riscos
11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos
11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos (*)
11.5 Planejar as respostas aos riscos

 

12.1 Planejar as aquisições

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições

Controle

 

Monitorar prazo e custo agrupa os seguintes processos do PMBOK:

4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

6.7 Controlar o Cronograma

7.4 Controlar os custos

Atualização do cronograma

Controlar Mudanças no Escopo agrupa os seguintes processos do PMBOK:

4.5 Realizar o controle integrado de mudanças

5.6 Controlar o escopo

 

Gerenciar qualidade agrupa os seguintes processos do PMBOK:

8.2 Realizar a garantia da qualidade
8.3 Controlar a qualidade

 

Gerenciar as partes interessadas agrupa os seguintes processos do PMBOK:

9.2 Mobilizar a equipe do projeto
9.3 Desenvolver a equipe do projeto
9.4 Gerenciar a equipe do projeto

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas
13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas

 

Comunicar informação agrupa os seguintes processos do PMBOK:

10.2 Gerenciar as comunicações
10.3 Controlar as comunicações

Pelo menos o status report periódico conforme definido no plano de projetos.

11.6 Controlar os riscos

11.6 Controlar os riscos

Gerenciar as aquisições agrupa os seguintes processos do PMBOK:

12.2 Conduzir as aquisições
12.3 Controlar as aquisições

 

Encerramento

 

5.5 Validar escopo

 

5.5 Validar o escopo

Encerrar o projeto agrupa os seguintes processos do PMBOK:

4.6 Encerrar o projeto ou fase

12.4 Encerrar as aquisições

 

(*) A análise de risco quantitativa não será usada por padrão. Caso o Comitê do Escritório de Projetos decida pelo seu uso pós-análise de riscos qualitativa, será contratada empresa especializada para fazê-lo.

 

1.9Fora do Escopo

As atividades não relacionadas com gerenciamento dos projetos e seu portfólio estão fora do escopo do Escritório de Projetos.