Escritório de Projetos

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5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.

Basicamente, você tem um roteiro (passo a passo) que é uma sequência de perguntas para entender a questão sendo avaliada e gerar um plano de ação que pode ser usada e adaptada para vários tipos de situações como por exemplo:

  • Resolver um problema;
  • Planejar as aquisições;
  • Gerar uma matriz de comunicações;
  • Analisar um processo para melhoria contínua;
  • Detalhar seu pacote de trabalho;
  • Etc.

 

 

Em primeiro lugar, vamos discutir os 5 W e os 2 H através da tabela abaixo e depois darei mais exemplos dessas situações e como usamos o 5W2H e suas adaptações para resolvê-las.

Categoria

5W2H

Tradução

Descrição

Assunto

What?

O que?

O que está sendo tratado?

O que será feito?

Objetivo

Why?

Por que?

Qual o objetivo? Quais as necessidades?

Local

When?

Quando?

Onde será feito?

Periodicidade

Where?

Onde?

Quando será feito? Em qual periodicidade?

Pessoas

Who?

Quem participa e como?

Quem é o responsável? Podemos adaptar aqui para gerar uma matriz de responsabilidade RACI.

Método

How?

Como?

Como faremos? Qual o procedimento, ferramentas, formulários usados

Custo

How much?

Quanto custa?

Qual o custo necessário para fazer?

 

Exemplo 1: Detalhar as aquisições do seu projeto

Dentro do processo Planejar o gerenciamento das aquisições, é necessário documentar as decisões de compras (aquisições) e usamos o 5W2H conforme tabela abaixo:

What?

O que adquirir?

Why?

Por que? (Análise de fazer ou comprar)

When?

Quando? (Início e Término do Contrato)

Where?

Onde?

Who?

Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)

How?

Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)

How much?

Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

 

Exemplo 2: Detalhar as informações necessárias do seu projeto

Dentro do processo Planejar o gerenciamento das comunicações, criamos uma Matriz das Comunicações versão 5W2H.xlsx para entender e documentar as informações necessárias do projeto.

What?

Qual informação?

Why?

Por que? Qual o propósito?

Who? (R)

Quem é o responsável?

Who? (A)

Quem aprova ou valida?

Who? (C)

Quem deve ser consultado?

Who? (I)

Quem deve ser informado?

When?

Quando e Qual periodicidade?

Where?

Onde serão armazenadas?

How?

Qual Template

How?

Procedimento, Melhores práticas

 

Como vocês podem notar, adaptamos o 5W2H incluindo a Matriz de Responsabilidades RACI sobre cada informação da matriz de comunicações, ou seja, quem é o responsável pela informação, quem aprova, quem deve ser consultado e quem deve ser informado.

Você deve usar o 5W2H e adaptá-lo conforme sua necessidade, nesse caso por exemplo, não uso o How much, já que o custo de gerar as informações, está sendo considerado indiretamente no custo de gerenciar o projeto.

 

Exemplo 3: Detalhar seu Pacote de trabalho

No processo Criar a EAP, é necessário estruturar o projeto em suas respectivas fases, e para cada fase, em suas entregas, e em seus respectivos pacotes de trabalho

Para cada Pacote de trabalho, é necessário detalhar para garantir que ele atenda às necessidades do projeto e para isso usamos um Dicionário da EAP v5W2H.xlsx para documentar todos os detalhes usando o método 5W2H.

 

What?

O que será feito no pacote de trabalho? Qual a sua descrição?

Why?

Por que o pacote é necessário? Quais seus critérios de aceitação?

Who? (R)

Quem é o responsável

Who? (A)

Quem aprova ou valida

Who? (C)

Quem deve ser consultado

Who? (I)

Quem deve ser informado

When?

Quando? Qual a previsão de término e de início? Qual periodicidade do trabalho (turno de trabalho)?

Where?

Onde serão armazenados os documentos e as entregas relacionadas ao pacote? Onde será executado o trabalho?

How?

Como será feito o pacote? Qual o trabalho envolvido? Quais os recursos necessários? Quais as técnicas e ferramentas serão empregadas? Quais procedimentos, normas ISO e melhores práticas relacionadas?

How much?

Quanto custará? Qual é o orçamento previsto?

 

Veja também referências usadas e informações complementares:

Processos de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas e técnicas

Templates/Modelos:

Artigos de gerenciamento de projetos

 

Saiba mais Gerenciamento da integração

Guia de Gerenciamento de Projetos
Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
4. Processos de Gerenciamento da integração do projeto:
Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®
Ferramentas Genéricas do Guia PMBOK®
Metodologia PMO
Modelos/Templates de Gerenciamento de Projetos
Artigos de gerenciamento da integração
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